Munson Restaurant Group verhoogt het succespercentage bij terugvorderingen met 35% in 37 vestigingen

Overzicht

Munson Restaurant Group is a multi-brand restaurant operator managing 37 franchise locations across Sonic and Buffalo Wild Wings. Operating in the fast-casual and quick-service sectors, the company spans Pennsylvania, New Jersey, New York, and Connecticut. 

Met een hoog transactievolume in tientallen winkels runt Munson een dynamisch en uiterst efficiënt bedrijf dat zich richt op betrokkenheid bij de gemeenschap en klanttevredenheid. Naarmate het bedrijf groeide, nam ook de complexiteit toe van het beheer van geschillen tussen verschillende merken en vestigingen. 

De uitdaging: grote aantallen geschillen verspreid over meerdere locaties

Handling chargebacks across 37 locations created significant operational strain. Each store generated transaction volume, and disputes required centralized management by finance and operations teams.

Handmatige, tijdrovende processen

De tegenstander was:

• Hoge administratieve kosten
• Handmatige reacties op geschillen
• Reactieve workflows
• Wisselende resultaten bij herstel

Elke terugboeking vereiste persoonlijke aandacht, waardoor het proces repetitief was en vatbaar voor menselijke fouten. Waardevolle interne middelen werden onttrokken aan de kernactiviteiten van het restaurant.

Munson had behoefte aan een oplossing die het beheer van geschillen kon automatiseren, de invorderingspercentages kon verbeteren en mee kon groeien met de toekomstige groei. 

De oplossing: volledige automatisering

Munson heeft het geautomatiseerde platform voor chargebackbeheer Chargeflowop alle vestigingen geïmplementeerd. De oplossing sluit rechtstreeks aan op hun betalingsverwerkers, waardoor geschillen volledig automatisch kunnen worden afgehandeld. 

Realtime inzicht en controle

Dankzij het dashboard en het waarschuwingssysteem Chargeflowhebben de financiële en operationele teams het volgende bereikt:

• Real-time meldingen over terugboekingen
• Centraal overzicht van alle winkels
• Geautomatiseerde indiening van bewijsmateriaal
• Een gestroomlijnde gegevensstroom tussen systemen

Het platform maakte handmatige opvolging overbodig, terwijl de volledige transparantie over resultaten en prestaties behouden bleef. 

Implementatie en voordelen: snelle operationele verlichting

Na de implementatie nam de administratieve last in verband met geschillen onmiddellijk af. Wat voorheen wekelijks uren werk kostte, neemt nu slechts enkele minuten in beslag. 

Schaalbaar beheer van meerdere vestigingen

De belangrijkste voordelen zijn onder meer:

• Volledig geautomatiseerde reacties op geschillen
• Naadloze processorintegraties
• Gecentraliseerde rapportage via het dashboard
• Minder afleiding tijdens het werk
• Schaalbare infrastructuur voor toekomstige uitbreiding van het winkelnetwerk

Dankzij dit ‘instellen-en-vergeten’-model kan het management van Munson zich concentreren op het runnen van de restaurants in plaats van op het oplossen van geschillen. 

Resultaten

Sinds de implementatie van Chargeflow heeft Munson Restaurant Group meetbare prestatieverbeteringen gerealiseerd in al haar 37 vestigingen.

Afgezien van de cijfers zijn de operationele gevolgen aanzienlijk geweest. De tijd die voorheen werd besteed aan het handmatig afhandelen van geschillen, kan nu worden ingezet voor de kernactiviteiten en groei-initiatieven.

Toekomstperspectieven: schaalvergroting en groei

Naarmate Munson Restaurant Group nieuwe vestigingen overneemt, Chargeflow mee groeien, waardoor een consistent en geautomatiseerd geschillenbeheer voor alle vestigingen en merken wordt gewaarborgd.

For high-volume, multi-unit restaurant operators, chargebacks can quietly erode revenue and drain operational focus. By shifting from a manual, reactive process to a fully automated system, Munson has improved win rates, reduced losses, and freed internal resources to focus on what matters most: running and growing their restaurants.

Nu er een schaalbare basis is gelegd, kan het team vol vertrouwen verdergaan, in de wetenschap dat geschillenbeheer geen belemmering zal vormen voor de uitbreiding of de bedrijfsprestaties.