Datamex behaalt een terugvorderingspercentage van 20,7% en wint voor het eerst geschillen dankzij de automatisering van Chargeflow

Overzicht

Datamex, een SaaS-bedrijf met hoofdkantoor in San Luis Potosí, Mexico, biedt krachtige bedrijfsinformatie via een zorgvuldig samengestelde database van bedrijven die actief zijn in Mexico. Met een klein maar zeer efficiënt team helpt Datamex klanten bij het nemen van datagestuurde beslissingen, maar op het gebied van het beheer van terugboekingen stonden ze voor een uitdaging die zelfs hun beste gegevens niet konden oplossen. 

Drie jaar lang reageerde Datamex op elk geschil – en won er geen enkel. Het proces voelde oneerlijk, frustrerend en volledig buiten hun macht – totdat Chargeflow tussenbeide kwam en de situatie volledig veranderde.

Uitdagingen en oplossingen

Net als veel andere kleine, digitaal georiënteerde bedrijven kwam Datamex in de verlieszone terecht van een terugboekingssysteem dat consequent de kant van de kaarthouders en banken koos. De eenzijdigheid van de geschillenbeslechting, in combinatie met het gebrek aan toegankelijke hulpmiddelen om hun standpunt effectief te verdedigen, was de belangrijkste bron van hun ergernis. 

Toen hebben ze de hulp ingeroepen van Chargeflow – het AI-platform dat het terugvorderen van terugboekingen automatiseert, de omzet maximaliseert en teams ontlast van handmatig geschillenbeheer.

Implementatie en voordelen

Toen Datamex Chargeflow had geïntegreerd, werd het hele geschillenproces volledig geautomatiseerd – vanaf het moment dat een terugvordering werd ontvangen tot aan de definitieve afhandeling. Zodra er een geschil ontstond, kwam het platform van Chargeflow in actie:

• Terugvordering ontvangen: Zodra er een terugvordering werd ingediend, werd Chargeflow onmiddellijk op de hoogte gebracht via de betalingsverwerker.
• Gegevensverzameling: Het platform verzamelde en verrijkte automatisch gegevens uit verschillende bronnen – zonder dat daar handmatig werk voor nodig was.
• Indiening van bewijsmateriaal: De AI van Chargeflow heeft de verzamelde gegevens vervolgens verwerkt tot een overtuigend, volledig aan de voorschriften beantwoordend bewijspakket en dit rechtstreeks namens Datamex ingediend.
• Overwinning behaald: Het resultaat? Datamex heeft zijn allereerste rechtszaak gewonnen.

“Zodra er een betalingsgeschil ontstaat, schakelen we Chargeflow in. Het proces is eenvoudig, het dashboard is gebruiksvriendelijk en, het allerbelangrijkste, het biedt ons een reële kans om te winnen.” ‍

Dankzij deze volledige automatisering kon het Datamex-team inkomsten terugvorderen zonder dat het handmatig dossiers hoefde op te stellen, documentatie moest opsporen of zich door ingewikkelde portalen van verwerkers moest worstelen. ‍

"Wat ooit aanvoelde als een zwarte doos, werd een gestroomlijnd, transparant proces – en dat allemaal zonder dat ik er iets voor hoefde te doen." 

Belangrijkste kenmerken en voordelen

• Volledige automatisering: Chargeflow regelt alles, van de eerste melding tot de laatste indiening. 
• Een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk dashboard: Datamex kan de status van geschillen eenvoudig in realtime volgen en doorgronden.
• Tijdwinst: Datamex heeft afscheid genomen van het handmatig verzamelen van bewijsmateriaal.
• Vertrouwen in het proces: Datamex kon nu voor het eerst zien hoe geschillen werden opgebouwd en gewonnen.

Resultaten: van 0% tot 20,7% – en nog steeds stijgende

Met Chargeflow kon Datamex niet alleen zijn proces voor geschillenafhandeling verbeteren, maar ook omvormen tot een instrument voor incasso. Het afgelopen jaar hebben ze het volgende gezien:

• Een invorderingspercentage van 20,7%, een stijging ten opzichte van 0%.
• De allereerste gewonnen rechtszaken in de geschiedenis van het bedrijf.
• 3+ uur tijdwinst per geschil dankzij volledige automatisering.
• Chargeflow behandelt alle geschillen direct via Chargeflow.
• Realtime inzicht in de afhandeling van geschillen via het dashboard van Chargeflow.

‍

Vergelijking van herstelprestaties

Vóór Chargeflow waren geschillen een zwart gat: frustrerend, handmatig en altijd verliesgevend. Nu wordt elke terugvordering afgehandeld door een systeem dat ze vertrouwen, en worden inkomsten die eerder als verlies waren afgeschreven, teruggevorderd zonder dat ze daar iets voor hoeven te doen. 

“Het is eenvoudig, betrouwbaar en biedt ons een reële kans om ons te verdedigen.”

Datamex beschouwt terugboekingen niet langer als bedrijfskosten, maar als in te vorderen inkomsten.

Conclusie: Automatisering die werkt – zonder extra kosten

Datamex had geen ingewikkelde tool nodig. Ze zochten een oplossing waarmee ze geschillen konden winnen, die snel en betrouwbaar was en geen aanslag deed op hun middelen. Dat is precies wat ze met Chargeflow hebben gekregen.

In slechts één jaar tijd hebben ze het handmatige werk teruggedrongen, een financieel knelpunt omgezet in een bron van inkomsten en zijn ze van nul succesgevallen naar een terugvorderingspercentage van 20,7% gegaan.

Chargeflow werkt nu onopvallend op de achtergrond van de bedrijfsvoering van Datamax en biedt hun team concrete resultaten en gemoedsrust, ook al wordt het bedrijf keer op keer geconfronteerd met geschillen.