Code de motif de rejet de paiement Visa 12.2 : code de transaction incorrect

Qu'est-ce que le code de motif de rejet de paiement Visa 12.2 ?

Le code de motif de rejet de paiement Visa 12.2 concerne les transactions qui ont été soumises avec des codes de transaction erronés. Il relève des erreurs de traitement et est étroitement lié au code de motif de rejet de paiement 12.3. Visa les a dissociés de l'ancien code 76 lors de la suppression progressive des anciens codes de rejet de paiement.

Les codes de transaction principaux que vous devez fournir comprennent l'emplacement du commerçant, les codes de catégorie de commerçant (MCC) et d'autres formats de données VisaNet. Vous pouvez consulter le manuel des normes relatives aux données des commerçants pour connaître les codes de transaction requis pour le traitement.

Les opérations peuvent être des débits, des crédits ou des annulations. Les codes d'opération que vous transmettez lors de l'autorisation de l'opération indiquent à Visa le type d'opération que vous souhaitez effectuer.

Toutes les transactions se déroulent en deux étapes, comme suit :

• L'étape d'autorisation: c'est à ce stade que vous envoyez une demande d'autorisation pour la transaction. Le titulaire de la carte saisit ses identifiants d'autorisation (code PIN, signature, jeton, etc.) tandis que Visa vérifie s'il dispose de fonds suffisants. Ensuite, l'émetteur de la carte bloque le montant correspondant afin de s'assurer qu'il sera disponible pour le traitement ultérieur.
• L'étape de traitement: à ce stade, Visa transfère les fonds sur votre compte marchand. Cette étape peut prendre quelques jours, selon l'émetteur. Par ailleurs, vous pouvez annuler cette opération pour les transactions de crédit.

Vous devez saisir les codes de transaction lors des étapes d'autorisation et de traitement. C'est souvent à des erreurs commises lors de cette saisie que sont imputables les rétrofacturations relevant du motif 12.2. C'est pourquoi nous constatons souvent que ces rétrofacturations sont dues à des erreurs commises par le commerçant.

Les réclamations des titulaires de carte peuvent amener Visa à réexaminer les codes de transaction. Cela peut également donner lieu à des rétrofacturations au titre de ce code.

Vous pouvez facilement contester ces rétrofacturations. Cependant, vous devez disposer des codes de transaction corrects et d'une preuve attestant qu'ils correspondent aux documents d'autorisation et de traitement.

La plupart de vos transactions consistent à prélever de l'argent sur les comptes des titulaires de carte. Il est donc toujours possible qu'une transaction de crédit soit enregistrée comme une transaction de débit.

Nous allons vous expliquer comment résoudre les contestations de paiement associées à ce code de motif. Heureusement, Visa est disposée à examiner votre cas.

Pourquoi cela s'est-il produit ?

Les erreurs commises par les commerçants et les réclamations des clients peuvent donner lieu à des rétrofacturations avec le code de motif 12.2. Voici comment cela peut se produire :

• Saisie d'un code de transaction erroné: vous avez peut-être saisi un code de transaction de débit lors de la phase d'autorisation. La saisie d'un code de transaction de crédit lors de la phase de traitement entraînera ce rejet de paiement. Il en va de même pour les transactions de crédit saisies comme des paiements par débit.

Les opérations de crédit et les annulations sont plus susceptibles d'être affectées par cette erreur. Une opération de crédit consiste à transférer de l'argent de votre compte vers celui du titulaire de la carte. Une annulation, en revanche, consiste à rembourser une transaction en attente.

En cas d'annulation, les fonds restent chez l'émetteur en attendant le traitement. La saisie d'un code de transaction de crédit entraînera le rejet de la transaction par Visa.

• Réclamations des titulaires de carte: les rétrofacturations relevant de ce code de motif ne sont pas dues à des réclamations des titulaires de carte. Toutefois, ces dernières peuvent amener Visa à examiner le code de transaction afin de détecter d'éventuelles anomalies. Si des anomalies sont constatées, l'émetteur procédera à une rétrofacturation sous le code de motif 12.2.

Les rétrofacturations associées à ce code de motif sont souvent justifiées. En effet, les réclamations des titulaires de carte portent essentiellement sur la transaction elle-même.

Certains titulaires de carte peuvent s'attendre à une transaction de crédit même lorsqu'ils autorisent une transaction de débit. De telles erreurs sont courantes chez les commerçants. Toutefois, cela relève d'un autre code de motif de rejet de débit.

Une fraude amicale ou réelle ne peut pas donner lieu à des rétrofacturations sous ce code de motif. Cependant, il se peut que Visa se soit trompée lors de son examen. Les émetteurs de cartes effectuent des vérifications minutieuses, mais des erreurs peuvent tout de même se produire.

Un examen minutieux de vos codes de transaction devrait vous fournir suffisamment d'éléments pour contester les rétrofacturations effectuées sous ce code.

Comment contester un rejet de débit Visa (code de motif 12.2) : code de transaction incorrect

Contrairement à la plupart des contestations de débit, nous ne pouvons pas faire grand-chose pour contester celle-ci. Visa accorde un délai de 30 jours pour fournir des preuves démontrant que la contestation est injustifiée.

Voici quelques moyens de contester les rétrofacturations associées à ce code de motif :

• Les codes de transaction sont corrects: veuillez fournir des justificatifs démontrant que les codes de transaction utilisés pour l'autorisation et le traitement sont identiques. Cela prouve que vous avez correctement soumis la transaction de crédit ou de débit souhaitée.
• Vous avez effectué un remboursement: veuillez fournir des relevés de crédit attestant que vous avez bien effectué le remboursement au titulaire de la carte. Veuillez expliquer tout écart pouvant résulter de frais non remboursables ou de cautions.
• Conclure un accord alternatif: présenter une correspondance écrite du titulaire de la carte dans laquelle celui-ci accepte la solution alternative. Cela peut consister à fournir des biens et des services à la place d'un remboursement.
• Le rejet de débit a été traité après 120 jours: les règles de Visa autorisent les rejets de débit dans les 120 jours suivant la transaction contestée. Si le rejet de débit a eu lieu après 120 jours, vous pouvez le contester conformément aux conditions générales de Visa.

Si aucune des options ci-dessus ne s'applique, la seule solution qui reste est d'accepter le rejet de débit. Passez ensuite à la mise en œuvre de stratégies visant à prévenir de futurs rejets de débit.

Comment éviter le code de motif de rejet de paiement Visa 12.2 : code de transaction incorrect

Les rétrofacturations relevant du code de motif 12.2 peuvent faire l'objet d'une contestation, mais les moyens dont vous disposez pour le faire sont limités. Elles résultent souvent d'erreurs évitables commises par le commerçant. La meilleure stratégie consiste donc à les prévenir. Cette approche de prévention concerne aussi bien le personnel administratif que celui des points de vente.

C'est pourquoi vous devez éviter les rétrofacturations récurrentes. Si celles-ci persistent, cela pourrait indiquer une faille importante dans vos systèmes de traitement des paiements.

Voici quelques conseils pour éviter les rétrofacturations au titre du motif 12.2 :

• Utilisez le code d'opération de crédit de votre terminal de point de vente pour les bons de crédit.
• Formez votre personnel à la manière correcte d'émettre des bons de crédit et
• Veillez à ce que votre personnel soit bien formé au traitement des opérations de crédit, de débit et d'annulation.
• Connaissez les codes appropriés pour les ajustements de paiement lorsqu'ils surviennent après le traitement.
• Répondez rapidement à toute demande de renseignements émanant de Visa.
• Améliorez votre service client afin de réduire le nombre de réclamations.
• Traitez les remboursements immédiatement.
• Informez le titulaire de la carte de tout retard inévitable dans le remboursement de ses fonds.
• Assurez-vous que les titulaires de carte savent exactement quel type de transactions ils autorisent.
• Vérifiez vos transactions et vos codes avant de les envoyer pour traitement définitif. Nous vous recommandons d'envoyer vos transactions par lots.
• Veillez à ce que vos conditions générales de remboursement soient clairement formulées afin d'éviter que les clients ne s'attendent à un remboursement alors qu'ils n'y ont pas droit.

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