Code de motif de rejet de paiement Visa 12.1 : présentation tardive

Qu'est-ce que le code de motif de rejet de paiement Visa 12.1 ?

Le code de motif de rejet de paiement Visa 12.1fait référence à la présentation tardive d'une transaction. Il relève des erreurs de traitement et concerne la soumission d'une transaction pour traitement final en dehors du délai requis. Les émetteurs utiliseront ce code pour les rejets de paiement lorsqu'ils ne peuvent plus traiter un paiement en raison de cette présentation tardive.

Les transactions s'effectuent souvent en quelques minutes. Cela dit, chaque transaction passe par plusieurs étapes avant d'être définitivement traitée. Ces étapes sont les suivantes :

• Autorisation: à ce stade, votre système de paiement vérifie si le titulaire de la carte dispose de fonds suffisants pour effectuer la transaction. Une fois les fonds confirmés, la transaction passe à l'étape suivante.
• Enregistrement du paiement: le système de paiement enregistre les détails de la transaction. Ceux-ci comprennent le montant, la date et les coordonnées du titulaire de la carte. Les informations enregistrées sont alors prêtes à être traitées définitivement.
• Compensation et règlement: c'est à cette étape que s'effectue le transfert effectif des fonds. Le commerçant, la banque acquéreuse et l'émetteur procèdent au rapprochement des détails de la transaction.

Il est possible de reporter la présentation. Nous comprenons que vous ayez pu choisir de reporter cette présentation pour des raisons valables. Toutefois, un envoi trop tardif peut entraîner un rejet de débit si l'émetteur n'est plus en mesure de traiter la transaction sur le compte du titulaire de la carte.

L'émetteur procède souvent à des rétrofacturations en invoquant ce code de motif. Il agit ainsi car c'est à lui qu'il incombe de traiter la transaction finale pour transférer les fonds. C'est à lui qu'il revient de déterminer si la carte du titulaire est toujours en mesure de prendre en charge la transaction.

Vous pouvez toujours contester la transaction même si vous avez soumis la déclaration en retard et que vous avez fait l'objet d'un rejet de débit en vertu de ce code. Vous devez toutefois prouver que vous avez agi dans les délais impartis. Dans le cas contraire, le rejet de débit sera maintenu.

Nous allons vous expliquer comment gérer les rétrofacturations associées au code de motif 12.6. En attendant, voyons quelles sont les raisons qui pourraient en être à l'origine. Il vous faudra peut-être approfondir la question pour avoir une vue d'ensemble.

Pourquoi cela s'est-il produit ?

Les rétrofacturations associées au code de motif 12.1 surviennent lorsque vous ne transmettez pas les données dans les délais impartis. Conformément aux conditions générales de Visa, toutes les transactions doivent être transmises dans un délai de 180 jours. Tout dépassement de ce délai entraînera l'annulation de la transaction et donnera lieu à des rétrofacturations.

Une soumission effectuée après le délai de 180 jours constitue l'un des motifs de rejet de paiement relevant de ce code. Même si vous effectuez la soumission dans les 180 jours, un rejet de paiement peut tout de même survenir. Cela se produit lorsque le compte du titulaire de la carte n'est plus en règle pour permettre le traitement de la transaction.

Parmi les raisons pour lesquelles un compte pourrait perdre son statut de compte en règle pour le traitement d'une transaction, on peut citer les suivantes :

• Le compte a expiré avant que vous n'ayez soumis la demande
• Le compte a été fermé avant que vous n'envoyiez votre demande
• Le compte a dépassé sa limite de crédit avant que vous n'envoyiez votre demande
• Le titulaire de la carte a fait bloquer sa carte à la suite d'un vol ou d'une perte
• Toute autre raison rendant la carte inutilisable

Vous n'êtes pas responsable de ce qui arrive à la carte. Toutefois, l'émetteur vous tiendra pour responsable et traitera le rejet de débit, car le titulaire de la carte n'est plus en mesure d'effectuer la transaction. Les motifs susmentionnés ne sont valables que dans les 180 jours suivant l'autorisation de la transaction.

Le dépôt d'une transaction consiste à transmettre un justificatif de transaction à votre acquéreur. Ce dernier le transmettra à l'émetteur en vue du règlement final et du transfert de fonds.

Plusieurs raisons peuvent justifier le report de la soumission d'un relevé. Il arrive parfois que vous ayez besoin de plus de temps pour examiner une transaction ou pour l'ajouter ultérieurement à un lot de soumissions. D'autres raisons peuvent inclure le règlement d'un litige avec le titulaire de la carte ou l'évaluation du risque lié à une transaction suspecte.

Vos intentions sont peut-être louables, mais l'émetteur agit conformément à son règlement. Cela dit, certains titulaires de carte pourraient vouloir profiter de ce délai pour éviter de payer la transaction. Ils pourraient fermer ou bloquer le compte après avoir signalé la perte ou le vol de la carte.

Comme il est difficile de connaître les véritables intentions du titulaire de la carte, vous devez contester le rejet de débit en démontrant que vous avez agi en toute bonne foi. Cela dit, l'objectif devrait être d'éviter ce type de rejet de débit à l'avenir.

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Comment contester un rejet de paiement Visa (code de motif 12.1) : présentation tardive

Vous pouvez contester les rétrofacturations relevant de ce code de motif, mais le délai est court. Votre contestation doit être déposée dans les 30 jours suivant la réception de la rétrofacturation.

La meilleure garantie pour contester un rejet de débit en vertu de ce code est de présenter votre réclamation dans les délais impartis. Si vous ne respectez pas ces délais, vous risquez de voir le rejet de débit devenir définitif.

Dans cette optique, voici ce que vous pouvez faire pour contester les rétrofacturations relevant du code de motif 12.1 :

• Veuillez fournir le document attestant que vous n'avez pas effectué de présentation tardive. Ce document doit mentionner la date de votre demande ainsi que les dates des transactions afin de prouver que vous avez respecté le délai applicable.
• Fournissez un document attestant que vous avez remboursé le titulaire de la carte avant la contestation. Ce justificatif doit indiquer la date et le montant de la transaction afin de démontrer que votre remboursement correspond au montant de la contestation.
• Veuillez fournir les documents attestant de l'accord alternatif conclu avec le titulaire de la carte. Il peut s'agir d'un courrier dûment signé indiquant que le titulaire de la carte ne souhaite pas contester le rejet de débit.

Les rétrofacturations associées à ce code de motif peuvent survenir immédiatement après votre soumission ou bien plus tard. Si vous ne pouvez pas contester la rétrofacturation, acceptez-la et mettez en place des mesures pour éviter qu'elle ne se reproduise. L'essentiel est de réduire le nombre de rétrofacturations afin de préserver la bonne réputation de votre entreprise et d'éviter d'être inscrit sur une liste noire.

Comment éviter le code de motif de rejet de paiement Visa 12.1 : présentation tardive

Nous avons constaté que les rétrofacturations associées au code de motif 12.1 sont souvent dues à des erreurs commises par les commerçants. Le retard dans la transmission des données en est la cause principale. Par conséquent, vos mesures préventives devront viser principalement à éliminer ces retards.

Voici quelques mesures préventives que nous recommandons pour les rétrofacturations relevant du code de motif 12.1 :

• Veillez à préparer et à soumettre votre déclaration le jour même de la transaction.
• Si un envoi le jour même n'est pas possible, veillez à respecter les délais fixés par l'émetteur.
• Utilisez les blocages d'autorisation lorsqu'il est nécessaire de retarder une transaction.
• Optez pour des terminaux de saisie des données de transaction si vous procédez actuellement à la saisie et à la transmission manuelles.
• Si vous gérez une entreprise multi-sites dont les recettes sont centralisées, veuillez déposer vos reçus dans un délai de 20 jours.
• Répondre rapidement et de manière exhaustive aux demandes de renseignements des émetteurs.

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