Code de motif de rejet de paiement American Express P08 : double facturation

Qu'est-ce que le code de motif de rejet de paiement P08 d'American Express ?

Le code de motif de rejet de débit P08 d'American Express désigne des erreurs de traitement liées à des transactions en double. Les titulaires de carte déposent une réclamation s'ils estiment que deux ou plusieurs prélèvements effectués sur leur compte sont des doublons. American Express traite alors le rejet de débit sous le code de motif P08 afin de régler ces réclamations.

Les prélèvements en double correspondent à des montants identiques traités de manière différente. Ces prélèvements porteront très probablement la même description sur le relevé. Les titulaires de carte auront donc rapidement l'impression que le deuxième prélèvement et les suivants sont des doublons.

Les litiges de ce type peuvent être réglés par l'intermédiaire du Centre de règlement des litiges d'American Express. Sinon, le titulaire de la carte vous contactera pour contester les frais facturés. Cela devrait permettre de régler le litige et d'éviter un rejet de débit.

Certains titulaires de carte fourniront à American Express des preuves irréfutables pour obtenir un rejet de débit. Ne vous attendez pas à ce que tous vos clients vous contactent d'abord pour ce genre de problème. Par conséquent, vous devrez supporter le rejet de débit si American Express détecte un double prélèvement à la suite de leurs réclamations.

Les titulaires de carte peuvent confondre les prélèvements automatiques avec des transactions en double et déposer des réclamations. Il arrive toutefois que l'on soumette par erreur une transaction plusieurs fois, ce qui entraîne une transaction en double.

Des prélèvements en double peuvent tout de même se produire dans le cadre d'une facturation récurrente. Cela se produit lorsque vous soumettez un prélèvement plusieurs fois. Le titulaire de la carte contestera le prélèvement suivant si celui-ci intervient avant la prochaine période de facturation.

Si vous estimez que le rejet de débit associé au code de motif P08 n'est pas justifié, vous pouvez le contester et faire annuler ce rejet. Nous vous expliquerons comment contester ces rejets de débit. Nous passerons toutefois en revue les conditions requises par American Express pour traiter les rejets de débit associés au code de motif P08.

Nous aborderons également les moyens de prévenir les rétrofacturations liées à des transactions en double. Il s'agit de mesures que vous pouvez mettre en œuvre ou éviter dans le cadre de votre activité de commerçant.

Pourquoi cela s'est-il produit ?

Les rétrofacturations associées à ce code de motif surviennent lorsque American Express estime que vous avez effectué un double prélèvement sur le compte d'un titulaire de carte. Lorsqu'elles sont justifiées, elles sont souvent dues à des erreurs commises par le commerçant. Des dysfonctionnements ou des erreurs réseau peuvent entraîner la resoumission de transactions déjà traitées.

Le fait d'imposer des transactions lorsqu'elles sont refusées peut également entraîner des rétrofacturations sous le code de motif P08. Cela peut se produire aussi bien pour les transactions en ligne que hors ligne (en présence ou en l'absence de la carte). Dans ce cas, les tentatives précédentes peuvent être validées même lorsque vous effectuez un nouveau paiement.

Les erreurs commises par les commerçants peuvent donner lieu à des rétrofacturations sous le code de motif p08, mais les titulaires de carte peuvent eux aussi se tromper. Dans cette optique, voici les motifs valables justifiant ces rétrofacturations :

• Une transaction a été soumise deux fois, ce qui a entraîné un double traitement
• Aucun avoir n'a été émis pour compenser la transaction en double: vous aurez encore le temps de compenser les transactions en double lorsqu'elles se produiront. Ce n'est que si vous ne répondez pas dans les délais qu'American Express pourra intervenir pour traiter la demande de remboursement du client.
• Les transactions présentent des dates, des descriptions, des montants, etc. identiques ou similaires. Ces éléments prouvent que les transactions suivantes sont des doublons de la première. Dans ce cas, AmEx procédera à un rejet de débit au nom du titulaire de la carte.
• Le titulaire de la carte dépose une réclamation, affirmant qu'un seul débit est valable puisqu'il ne concerne qu'un seul achat. Les tickets de caisse et les bons de livraison peuvent constituer une preuve suffisante pour qu'American Express procède à un rejet de débit.
• L'achat en ligne a été refusé: des problèmes techniques et des erreurs de réseau peuvent entraîner l'échec ou l'incomplétude des paiements en ligne. Si un titulaire de carte effectue un autre achat et que le montant de l'achat ayant échoué lui est tout de même débité, il contestera cette transaction. American Express considérera cela comme un double prélèvement, sauf si d'autres conditions justifient l'application d'un autre code de motif.

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Facturation récurrente et paiements échelonnés

Les titulaires de carte peuvent confondre les prélèvements automatiques avec des transactions en double. Ceux-ci peuvent être hebdomadaires ou mensuels, selon le type d'abonnement. 

Outre les prélèvements récurrents, les clients peuvent également confondre les paiements échelonnés avec des transactions en double. Cela se produit souvent lorsque les deux transactions présentent le même montant et la même description.

Le fait de confondre les prélèvements récurrents et les paiements échelonnés avec des transactions en double peut être considéré comme une fraude amicale. Même si vous réglez le problème avec votre client, vous devez tout de même fournir à American Express des preuves irréfutables.

Nous examinerons les éléments de preuve dont vous avez besoin. Les preuves requises dépendent de la raison pour laquelle le rejet de débit a eu lieu. Il vous faudra parfois contacter le titulaire de la carte pour comprendre pourquoi ce rejet de débit a eu lieu.

Comment contester le code de motif de rejet de paiement P08 d'American Express : double facturation

Nous apprécions l'approche simplifiée d'American Express et la marge de manœuvre qu'elle offre pour contester les rejets de débit. Il vous suffit de fournir les documents appropriés pour étayer votre argumentation dans les délais impartis.

Comme pour la plupart des contestations de paiement traitées par American Express, les commerçants disposent d'un délai de 20 jours pour répondre au code P08. Voici comment vous pouvez contester les contestations de paiement relevant du code P08 :

• S'il s'agit d'un prélèvement automatique: veuillez fournir des justificatifs attestant que le « double prélèvement » s'inscrit dans le cadre d'un prélèvement automatique. Vous pouvez utiliser le reçu initial qui précise les conditions de la transaction récurrente, y compris les dates convenues pour le prélèvement.
• S'il s'agit d'un paiement échelonné: les mêmes règles que pour la facturation récurrente s'appliquent aux paiements échelonnés. Veuillez fournir des justificatifs prouvant que le « double prélèvement » s'inscrit dans le cadre d'un accord de paiement échelonné conclu avec le titulaire de la carte.
• En cas d'erreur de la part du commerçant: acceptez la contestation et mettez en place des mesures préventives.
• Si vous avez effectué un avoir pour compenser le double prélèvement, veuillez fournir un justificatif attestant de cette opération. Ce justificatif doit indiquer le montant et la date afin de prouver que l'opération compense bien le double prélèvement.

Comment éviter le code de motif de rejet de paiement P08 d'American Express : double facturation

Les rétrofacturations liées à des prélèvements en double peuvent facilement être évitées. En réduisant au minimum ou en éliminant les erreurs de votre côté, vous éviterez que la même transaction ne soit traitée plusieurs fois. Il n'en reste pas moins que les titulaires de carte peuvent eux aussi commettre des erreurs.

Voici les mesures que nous recommandons pour éviter les rétrofacturations liées à des prélèvements en double :

• N'insistez pas en cas de transaction refusée ou ayant échoué. Vérifiez si le paiement qui a échoué a bien été effectué avant de réessayer. Procédez ainsi pour les achats en magasin et en ligne.
• Utilisez des libellés de facturation clairs sur les relevés de compte. Pour les factures récurrentes, veillez à ce que le libellé fasse référence à la facture récurrente. Procédez de la même manière pour les paiements échelonnés.
• Vérifiez tous les reçus pour vous assurer qu'aucun client n'a été facturé deux fois. Effectuez cette vérification régulièrement afin de détecter les facturations en double avant qu'elles ne donnent lieu à des rétrofacturations.
• Traitez les avoirs afin de régulariser rapidement les prélèvements en double. Procédez ainsi dès que vous constatez l'erreur ou que le titulaire de la carte vous contacte.

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