Code de motif de rejet de paiement American Express C02 : crédit (ou crédit partiel) non traité

Qu'est-ce que le code de motif de rejet de débit C02 d'American Express ?

The American Express chargeback reason code C02 represents credits that were not processed when due. It often arises from a cardholder dispute over the merchant’s promises or a refund. Hence, issuers rarely institute chargebacks under this reason code.

Les entreprises prévoient souvent des remboursements pour encourager la participation des clients et instaurer un climat de confiance. Cependant, une mauvaise gestion peut entraîner des malentendus. La plupart des titulaires de carte n'hésiteront pas à se plaindre en affirmant que vous leur aviez promis ou accepté un remboursement, mais que vous n'avez pas tenu parole.

Merchant error is often the cause of chargebacks under this reason code. However, we can agree that not all cardholders have the clearest of intentions. Some may knowingly file for a chargeback even when there was no promise or agreement to a refund.

Prompt communication should prevent chargebacks under this reason code for the most part. Notwithstanding, you should be ready to face it whenever it surfaces.

Issuers may send inquiry requests to confirm the cardholder’s claims of a non- or partial refund. That will allow you to dispute the cardholder’s claims and prevent a chargeback to your account. Otherwise, you are left with no way of escaping the chargeback after the cardholder has brought up the case.

Return policies are also common in chargebacks under this code. Sometimes, cardholders may file claims for a non- or partial refund even when it goes against your return policies.

If you’ve promised a refund, you should strive to process it on or before the agreed date. Maintaining a clear communication line with the cardholder can quell doubts and prevent chargebacks under this code.

We have a few recommendations for disputing chargebacks under this code. You’ll also learn how to prevent them from happening. That essentially involves eliminating situations that will cause cardholders to file chargeback claims.

In the meantime, let’s review how chargebacks under this reason code originate.

Pourquoi cela s'est-il produit ?

The primary reason for chargebacks under this reason code is that you failed to process a full credit to the cardholder. It can also come from a partial credit.

Pour approfondir ce sujet, examinons ce qui suit :

• Le titulaire de la carte a reçu votre confirmation écrite de crédit, mais vous n'avez pas encore crédité son compte
• Le titulaire de la carte a annulé la commande, refusé ou retourné des biens et services conformément à votre politique de retour et d'annulation. Cependant, vous n'avez pas encore procédé au remboursement sur le compte du titulaire de la carte. Les remboursements partiels sont également pris en compte.
• Vous avez facturé à tort le titulaire de la carte pour une réservation non honorée, mais vous n'avez pas encore procédé au remboursement sur son compte.

Si l'une des situations ci-dessus se produit, les titulaires de carte se plaindront. Ils feront peut-être preuve de patience pendant un moment, mais il faut s'attendre à ce qu'ils se plaignent rapidement auprès de leur émetteur.

Nous sommes conscients que des retards peuvent survenir dans le cadre de vos activités. Cependant, la plupart des titulaires de carte ne toléreront pas de tels retards.

Il se peut également que vous oubliiez de traiter la transaction. De plus, les documents nécessaires pourraient ne pas être disponibles.

Il arrive parfois que votre politique de retour ou d'annulation prévoie la conservation d'une partie du paiement. Les titulaires de carte peuvent considérer cela comme un remboursement partiel et tout de même demander un rejet de débit. Dans ce cas, l'émetteur traitera le rejet de débit pour le montant restant en utilisant ce code de motif.

Fraude amicale et cyber-vol à l'étalage

Certains titulaires de carte peuvent encore demander un rejet de débit même après que vous ayez accepté de procéder à un remboursement. Ils peuvent le faire même s’ils n’ont pas encore renvoyé vos marchandises. Cette pratique s’apparente à du vol à l’étalage en ligne, le titulaire de la carte espérant ainsi obtenir à la fois les marchandises et son argent.

Cyber-shoplifting is easy to detect because you won’t receive the goods. However, fraud is a bit challenging.

You don’t need to focus on the cardholder’s intentions when disputing chargebacks under this reason code. Contacting the cardholder and reaching an alternative agreement is fine. You’ll have the leverage to dispute the chargeback even more.

Carefully examine your return or cancellation policy to clear yourself before disputing chargebacks under this reason code. Follow our guide in the next section to dispute them properly.

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Comment contester le code de motif de rejet de paiement C02 d'American Express : crédit (ou crédit partiel) non traité

Les titulaires de carte disposent d'un délai de 120 jours pour introduire une demande de contestation concernant toute transaction. Si la contestation intervient plus de 120 jours après la date de la transaction, vous pouvez la contester rapidement. Veuillez fournir la preuve que la contestation a été introduite en dehors du délai applicable fixé par American Express pour les contestations des titulaires de carte.

Outside of that, here are the steps to dispute chargebacks under reason code C02:

• Veuillez fournir des documents attestant que vous avez procédé à un avoir afin de compenser le montant contesté avant que le rejet de débit n'ait lieu. La date et le montant de la transaction doivent figurer sur ces justificatifs.
• Prouvez que vous avez fourni des biens ou des services de remplacement, conformément à votre accord avec le titulaire de la carte ou dans le cadre de votre politique de retour. Cette preuve doit également attester que le titulaire de la carte a accepté le remplacement.
• Prouvez que vous n'avez jamais reçu les marchandises de la part du titulaire de la carte ; par conséquent, vous n'êtes pas tenu de procéder au remboursement. Cela démontre que le titulaire de la carte a enfreint votre politique de retour et a néanmoins demandé un remboursement.
• Prouvez que le titulaire de la carte a enfreint la politique relative aux réservations non honorées et qu'il est tenu de régler les frais correspondants.

Si le rejet de débit ne correspond pas à ce code de motif, vous pouvez également le préciser dans vos déclarations. Quoi qu'il en soit, veillez à contester le rejet de débit dans les 20 jours suivant la réception du message.

How to Prevent American Express Chargeback Reason Code C02: Credit (or Partial Credit) Not Processed

Prompt refunds and clear communication with the cardholder should prevent chargebacks under this code on a larger scale. Nonetheless, some cases can slip through due to fraud or cyber-shoplifting.

Here’s what you can do to prevent chargebacks under reason code C02:

• Veillez à ce que votre politique de retour ou d'annulation soit clairement visible au moment de l'achat. Les titulaires de carte doivent l'accepter avant d'autoriser la transaction.
• Veillez à ce que votre politique de retour ou d'annulation contienne des instructions claires sur la manière dont les titulaires de carte peuvent obtenir un remboursement ou un remplacement.
• Traitez rapidement les demandes d'annulation afin d'éviter toute insatisfaction de la part des titulaires de carte.
• Informez au préalable les titulaires de carte de toute réduction appliquée à leur remboursement.
• Tenez vos promesses pour un traitement rapide des demandes de crédit.

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