Toute entreprise qui fonctionne bien doit traiter ses factures rapidement et avec précision. Cependant, les saisir une à une manuellement est coûteux et prend beaucoup de temps.

En moyenne, la plupart des entreprises dépensent aujourd'hui entre 15 et 40 dollars par facture.

Qu'est-ce qui fait grimper le montant d'une facture ? Les prestataires de services de paiement facturent toujours des frais de transaction, mais le véritable coût, c'est le temps. Après tout, il faut du temps pour :

• Vérifier les détails de la facture
• Saisir les informations relatives à la facture
• Valider les factures
• Effectuer des paiements

Si le paiement d'une facture prend trop de temps, des frais de retard peuvent s'ajouter à vos frais généraux déjà élevés. D'un autre côté, les clients qui tardent à vous payer mettent votre trésorerie en péril.

En automatisant de nombreuses étapes du traitement des factures, vous pouvez réduire au minimum le temps nécessaire à la saisie, au traitement et à la validation des factures. Cela vous fait gagner du temps (et de l'argent) et garantit une parfaite transparence de votre système si jamais vous devez vérifier un document ou vous préparer à un audit.

Vous voulez automatiser ? Il faut d'abord passer au numérique

L'automatisation et l'IA sont aujourd'hui les mots à la mode dans le monde des affaires, mais aucune de ces deux technologies ne peut être mise en œuvre sans une numérisation complète de votre entreprise. Après tout, il ne suffit pas d'un simple outil de traitement des factures. Vous avez besoin d'un ensemble complet de solutions, allant des logiciels d'aide à la vente à un outil de traitement des factures, en passant par un système de gestion intégrée (ERP) et bien plus encore. En réalité, les outils de traitement des factures fonctionnent mieux lorsqu'ils s'inscrivent dans un système plus large. Ainsi, votre équipe commerciale peut intégrer de nouveaux clients et fournisseurs et les configurer pour qu'ils utilisent votre nouvelle méthode de facturation numérisée.

L'outil de traitement des factures peut ensuite s'intégrer à votre ERP, à votre système de gestion des processus métier (BPM) ou à vos outils d'automatisation robotisée des processus (RPA). Ensemble, ces outils facilitent la saisie, le traitement et le paiement des factures.

Qu'est-ce que le traitement automatisé des factures ?

Le traitement automatisé des factures est un processus rationalisé qui utilise un outil spécialement conçu pour saisir, traiter et approuver automatiquement les factures. Ces systèmes permettent de :

• Réduire au minimum la quantité de données à saisir manuellement
• Effectuer automatiquement des contrôles de concordance à trois voies pour vérifier les données des factures
• Trier automatiquement les factures et les transmettre pour validation
• Conservez tous vos documents de manière rigoureuse dans un système de gestion électronique des documents (EDMS)
• Rationaliser les processus de traitement des factures

Ces systèmes automatisent généralement vos processus de traitement des factures de deux manières.

1. La reconnaissance optique de caractères (OCR) convertit les factures numérisées en données exploitables et classe ces informations dans des modèles prédéfinis.
2. Nous demandons aux fournisseurs de remplir et d'envoyer les détails de leurs factures en utilisant vos modèles de formulaires.

Les informations contenues dans ce modèle sont ensuite vérifiées par un recoupement à trois niveaux, ce qui permet d'éviter que la fraude ou les erreurs ne coûtent cher à votre entreprise. De plus, cela vous permet de vous assurer facilement que le traitement de vos factures est conforme aux exigences réglementaires en vue de la période des audits.

Comment se lancer dans le traitement automatisé des factures

Pour bien démarrer avec le traitement automatisé des factures, procédez comme suit :

1. Choisissez un système de facturation automatisé

La première étape consiste à choisir un système de facturation automatisé. Il existe plusieurs solutions sur le marché. Toutefois, pour vous assurer que celle que vous choisissez convient à votre entreprise, vérifiez qu’elle :

• Est compatible avec votre système actuel
• Comprend des fonctionnalités intégrées adaptées à votre secteur d'activité
• Il a l'air simple et intuitif à utiliser
• Peut être personnalisé
• Suivi des indicateurs clés de performance
• Peut générer des factures en votre nom (en prime)

2. Créer ou personnaliser des modèles

Les opérateurs chargés du traitement des factures numérisent les factures et saisissent les données pertinentes dans les champs prévus à cet effet. Par exemple, le nom est saisi dans un champ et la date dans un autre. Ce fichier est ensuite transféré vers la plateforme centralisée, où il peut être traité.

Pour obtenir les meilleurs résultats, les champs prédéfinis devraient pouvoir être personnalisés à l'aide de modèles prêts à l'emploi ou d'un éditeur de type « glisser-déposer ». Cela vous permet d'adapter votre système aux spécificités de votre secteur d'activité.

3. Définir les règles

Tout système a besoin de règles et de conditions pour fonctionner efficacement. Si vous ne créez pas et n'ajustez pas manuellement ces règles en fonction de votre configuration, le reste de votre système risque de ne pas fonctionner correctement.

Voici quelques exemples de règles :

• Si le montant de la facture dépasse 10 000 $ : transmettez-la à un responsable pour approbation
• Si la facture concerne un nouveau fournisseur : transmettez-la au responsable des achats ou au responsable financier pour validation
• Si la facture est en retard de paiement : envoyez un rappel de paiement final automatisé et marquez-la pour vérification

4. Intégrez-le à l'ensemble de votre système

Vous devez ensuite intégrer correctement cet outil de facturation au reste de vos systèmes de comptabilité, de marketing et de gestion des stocks. Vous pourriez relier votre système de gestion des litiges liés aux rétrofacturations à votre outil de traitement des factures afin de pouvoir suivre les factures que vous avez envoyées à des fins d'archivage. Par exemple, une rétrofacturation concernant une facture que vous pensiez avoir été payée doit être signalée dans l'ensemble de votre réseau.

Votre outil de facturation doit également s'intégrer à votre logiciel de comptabilité et à votre système de gestion des données. Vous pouvez partager des données en toute fluidité s'il est capable de se connecter aux différents outils avec lesquels il doit interagir. C'est grâce à ce partage fluide des données que vous pouvez automatiser vos processus métier au-delà de la numérisation par OCR et du traitement des factures.

Conseils pour gagner en efficacité

Créer une liste de contrôle standardisée pour l'intégration des nouveaux fournisseurs/clients

La mise en place d'un modèle de facture standardisé est l'un des moyens les plus simples de garantir la cohérence entre vos factures, vos marchandises, vos reçus et vos bons de commande. Il est recommandé d'utiliser soit une liste de contrôle, soit un assistant IA dédié aux ventes, afin de permettre à chacune de vos équipes commerciales ou d'intégration d'accéder aux informations nécessaires pour familiariser efficacement tous les nouveaux clients et fournisseurs/sous-traitants avec le processus de facturation et de paiement.

N'oubliez pas que, du côté du client, vous devrez discuter de votre processus de facturation (par exemple, la date d'émission des factures, la date à laquelle vous attendez le paiement, s'il existe une remise pour paiement anticipé, etc.).

Intégrer la gestion des accords de niveau de service (SLA)

Les accords de niveau de service (SLA) constituent les contrats qui vous lient à votre fournisseur ou à votre client. Leur respect est une condition préalable au paiement de la facture. Vous pouvez simplifier vos relations avec vos clients et fournisseurs en intégrant les SLA directement dans vos factures. En cas de rejet de paiement ou de contestation, vous pouvez facilement consulter l'accord de niveau de service et vous appuyer sur celui-ci pour trouver une solution.

En cas de doute, optez pour un ERP

Si vous êtes encore en train de numériser votre entreprise, un progiciel de gestion intégré (ERP) constitue aujourd’hui l’une des meilleures solutions. Il fonctionne comme une enveloppe qui englobe l’ensemble de votre système. Certains ERP intègrent des API qui permettent de relier même les systèmes les plus anciens à votre réseau global, et ce, en toute simplicité. Il peut s’avérer difficile de faire communiquer entre eux plusieurs marques, outils et logiciels. Les ERP facilitent cette intégration.

Optez pour un système basé sur le cloud

Vos données doivent être hébergées dans le cloud, car cela permet à plusieurs services et bureaux d'accéder aux mêmes informations. Les systèmes basés sur le cloud sont également les plus à jour. Par exemple, si un fournisseur ou un client modifie ses coordonnées, cette mise à jour doit être transmise à l'ensemble de votre système. Bien entendu, cela n'est possible que si vous disposez d'une source de données unique plutôt que de multiples silos. L'intégration d'un logiciel de gestion des stocks informatiques à votre système basé sur le cloud garantit que tous vos actifs matériels et logiciels sont facilement suivis et gérés en temps réel, ce qui évite toute divergence.

Conseils pour réduire les erreurs

Pour réduire encore davantage les erreurs (et, par conséquent, améliorer l'efficacité), votre système devra disposer des éléments suivants :

• Prise en charge multiformat permettant de lire et d'analyser divers formats de fichiers.
• Une interface très intuitive et facile à utiliser, qui ne nécessite donc qu'une formation minimale
• Une fonction OCR intégrée qui vous permet de numériser des documents papier et d'en extraire les données vers des fichiers numériques

Vous devrez également utiliser régulièrement les indicateurs clés de performance (KPI) et d'autres données analytiques pour améliorer votre système de traitement des factures. Effectuez des tests pour vous assurer que tous les processus essentiels fonctionnent parfaitement, et sollicitez l'avis des membres de votre équipe afin d'adapter votre approche et d'optimiser au mieux le flux de travail.

Points clés à retenir

Le traitement automatisé des factures permet d'accélérer la saisie, la vérification et la validation des données, ce qui vous permet d'effectuer les paiements plus rapidement et de garder le contrôle sur les factures que vous envoyez. Veillez simplement à personnaliser entièrement l'outil que vous choisissez, à l'intégrer soigneusement à votre système pour optimiser ses performances, et à effectuer régulièrement des tests afin d'améliorer continuellement vos processus. Cette approche globale vous aidera à gagner en efficacité dans la facturation et à réduire les erreurs.