Visa-terugboekingscode 13.2: Geannuleerde doorlopende betaling

What is Visa Chargeback Reason Code 13.2?

Deze terugboekingscode wordt weergegeven wanneer een klant bezwaar maakt tegen een terugkerende transactie. Uit de korte omschrijving, „Geannuleerde terugkerende transacties“, blijkt dat deze code niet van toepassing is op eenmalige betalingen. Bij diensten op basis van een abonnement komt deze terugboekingscode vaak voor wanneer een klant bezwaar maakt tegen een van de betalingen, meestal de tweede.

Kaarthouders kunnen verschillende redenen hebben om een terugkerende transactie te betwisten, voornamelijk omdat ze deze niet hebben geautoriseerd. We verwachten dat deze terugvordering plaatsvindt bij betalingen waarbij u uw kaartgegevens online hebt ingevoerd. Dit betreft onder meer de volgende diensten:

• Softwareabonnement
• Abonnement op kabeltelevisie
• Maandelijkse energierekeningen
• Tijdschriftabonnementen (digitaal en gedrukt)
• Sportschoolabonnement

Bij deze transacties moet de kaarthouder zijn kaartgegevens eenmalig invoeren en akkoord gaan met een vaste terugkerende factureringsdatum. We zullen echter zien dat er aan de kant van de kaarthouder geschillen kunnen ontstaan.

U kunt een terugkerende transactie verwerken voordat u een annuleringsverzoek in behandeling neemt. Een dergelijke vergissing kan ertoe leiden dat de kaarthouder de betaling betwist en om terugbetaling vraagt. De kaartuitgever zal de terugvordering indienen met deze redencode.

Sommige klanten gaan akkoord met een terugkerende betaling zonder volledig te beseffen wat dit inhoudt of met zich meebrengt. Daardoor kunnen ze de betalingen later betwisten en de terugvordering winnen.

Deze foutcode kan het gevolg zijn van fouten aan beide kanten: bij de kaarthouder en bij u (de handelaar). We zullen beide gevallen bespreken en u de beste aanpak geven om deze te verhelpen of te voorkomen. Laten we nu eens kijken naar de redenen voor deze terugvordering.

Waarom is het gebeurd?

Geschillen met kaarthouders bij terugkerende transacties vormen de belangrijkste oorzaak van deze terugboeking. We moeten echter nagaan waar de fout precies ligt. Het kan namelijk zijn dat de kaarthouder zich vergist heeft, maar het kan ook aan u liggen.

Er is nog een andere reden voor deze terugvordering die te maken heeft met de kaartuitgever, maar laten we eerst eens kijken naar de meest voorkomende redenen voor dit geschil. Deze zijn onder meer:

• Toestemming ingetrokken: De kaarthouder heeft de toestemming voor het afschrijven van de kaart voor de terugkerende transactie ingetrokken. Dit kan worden gedaan via de procedure die u voor de annulering hebt vastgesteld.
• Canceled Account: The cardholder canceled the account linked to the card. An example is blocking an account after an attempted hack to prevent loss of funds. As such, the account shouldn’t be charged for the recurring subscription.
• Annulering door de uitgever: De uitgever kan de aan de kaart gekoppelde rekening annuleren. Dit zou moeten voorkomen dat er geld van de kaart wordt afgeschreven. Mocht er toch een transactie doorgaan, dan zal de uitgever een terugvordering in gang zetten.
• Te late verwerking van een opzeggingsverzoek: Kaarthouders moeten een abonnement kunnen opzeggen wanneer zij dat willen. Als een terugkerende betaling wordt verwerkt terwijl de klant een opzeggingsverzoek heeft ingediend, leidt dit tot een terugvordering. Uiteraard zullen zij nogmaals aangeven dat zij de transactie niet goedkeuren.

De termijn voor annulering hangt af van de door u vastgestelde annuleringsprocedure. Zelfs als er slechts enkele seconden tussen zitten, leidt het verwerken van de betaling vóór de annulering tot een terugboeking. Er zijn echter nog andere oorzaken die we graag met u willen bespreken om u op de hoogte te houden.

• A cardholder may be unaware that the subscription is recurring, or the customer might not want a recurring transaction. A dispute to this effect can cause a chargeback from your account.
• A cardholder fraudulently disputes a recurring transaction. Friendly fraud is something you should watch out for as a merchant.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe ga je om met terugvordering door Visa met redencode 13.2: geannuleerde terugkerende betaling

The key to fighting this chargeback is addressing its cause. The following are the steps to take, depending on the specific situation:

• Service usage after cancellation: If the cardholder is still using your services after canceling, you can dispute the chargeback and receive a refund. This approach can apply to recurring payments involving physical goods. We encourage you to submit proof that the customer received and used the items or service, hence the debit transaction.
• Charge for service before cancellation: You must send proof that the cardholder used your service or product between the previous billing and the current transaction date. That excludes you from bearing the liability of chargebacks after cancellation. Instead, the payment covers the services or products already used.
• Terugboeking verwerkt: Als de klant contact met u heeft opgenomen of als de fout is verholpen en er een terugboeking is verwerkt, kunt u de terugvordering betwisten. Stuur een bewijs van de terugbetaling, met vermelding van het bedrag en de datum van de transactie. Het bedrag moet overeenkomen met de terugkerende transactie.

Kaarthouders kunnen hun betwisting intrekken en de terugkerende transactie na een terugvordering accepteren. Lever bewijs van deze intrekking, zodat Visa een terugbetaling kan verwerken. Een ondertekende brief of e-mail van de klant volstaat hiervoor.

Belangrijke mededeling

Visa heeft zijn richtlijnen voor terugkerende transacties bijgewerkt. Als er een terugvordering plaatsvindt voor terugkerende facturering die niet aan deze richtlijnen voldoet, komt de aansprakelijkheid bij u te liggen. Dat betekent dat u verantwoordelijk bent voor de terugvordering.

We recommend reviewing the guidelines to avoid chargebacks under reason code 13.2. It is essential to know them and watch for updates from Visa.

Hoe voorkom je een terugboeking met redencode 13.2: geannuleerde doorlopende betaling

Hieronder vindt u een aantal dingen die u kunt doen om deze terugvordering te voorkomen:

• Maak bij al uw transacties gebruik van de beveiligingsfuncties, zowel online als offline. Voorbeelden van beveiligingsfuncties zijn CVV (kaartverificatiecode), CVC (kaartverificatiecode) enz.
• Gebruik accountupdaterservices om de kaartgegevens van een klant automatisch bij te werken voor een terugkerende transactie. Kaarthouders kunnen een nieuwe kaart krijgen en vergeten deze nieuwe kaart door te geven voor uw abonnementsdienst.
• Markeer transacties waarvan het bedrag afwijkt van eerdere periodieke afschrijvingen. Tenzij u akkoord gaat met een verhoging van het bedrag, moeten deze transacties worden gemarkeerd en moet de kaarthouder hiervan op de hoogte worden gesteld. Wij raden aan om kaarthouders tien dagen voor de afschrijvingsdatum te informeren over een eventuele verhoging van het bedrag.
• Review customer logs as often as possible to process credits and cancellation requests. Prompt action will keep these chargebacks away.
• Waarschuw klanten wanneer ze hun doorlopende betaalrekeningen sluiten die aan de door u verwerkte kaarten zijn gekoppeld. Vraag om een nieuwe betaalmethode als ze nog openstaande betalingen hebben.
• Breng de kaarthouder op de hoogte wanneer u een terugboeking verwerkt. U kunt klanten ook informeren over de in behandeling zijnde terugbetaling en de transactiedatum. Deze aanpak zou moeten voorkomen dat zij een geschil indienen om een terugvordering te verkrijgen.
• Als u een team heeft, train hen dan in de juiste procedures voor het afhandelen van accountbeëindigingen, herzieningen van eerdere facturen, enz.
  

‍