Visa-terugboekingsredencode 12.7: Ongeldige gegevens

Wat is Visa-terugboekingscode 12.7?

De Visa-chargeback-redencode 12.7 heeft betrekking op chargebacks die het gevolg zijn van onjuiste transactiegegevens. Deze code valt onder de categorie verwerkingsfouten en wijst vaak op een fout van de handelaar. Visa heeft de oude code 72 geleidelijk afgeschaft, wat heeft geleid tot verschillende chargeback-codes, waaronder 12.7.

Alle transacties doorlopen twee fasen: de autorisatiefase en de verwerkingsfase. Voor deze fasen zijn transactiecodes vereist die met elkaar moeten overeenkomen, zodat Visa de transactie kan verwerken. Als de codes niet overeenkomen, leidt dit tot een terugvordering of afwijzing.

Naast een discrepantie kan een transactiecode ook ongeldig zijn, wat betekent dat deze niet klopt voor die specifieke transactie. Terugboekingen met redencode 12.7 vinden vaak plaats in de autorisatiefase. De belangrijkste gegevens die nodig zijn voor goedkeuringsverzoeken zijn onder meer:

• De transactiedata
• De merchant category code
• De indicator voor het type handelaar of transactie
• De land- of staatscode
• De indicator voor bijzondere omstandigheden

Aan de hand van deze gegevens kan Visa het type transactie vaststellen voordat de definitieve verwerking wordt goedgekeurd. U hoeft zich hier geen zorgen over te maken. Deze gegevens zijn waarschijnlijk al ingesteld bij uw betalingsverwerker en blijven grotendeels ongewijzigd.

Visa gebruikt de gegevens om transacties te verwerken volgens haar regels. Zo kunnen de regels in Canada bijvoorbeeld verschillen van die in de VS. Door het land aan te geven, weet Visa welke regels van toepassing zijn op uw transactie.

Bijzondere omstandigheden kunnen aanleiding geven tot kleine wijzigingen in deze transactiegegevens. Een voorbeeld hiervan is een fusie of uitbreiding van uw bedrijf, waardoor u een nieuwe merchant category code krijgt.

Fouten kunnen één of twee codes wijzigen, waardoor de gegevens ongeldig worden. Visa zal de gegevens niet herkennen of afstemmen op andere gegevens, wat tot terugboekingen leidt.

Kaarthouders hechten geen belang aan de categorie van de handelaarscode of andere gegevens die u voor autorisatie verstuurt. Zij zijn alleen geïnteresseerd in het transactiebedrag en hun autorisatiecode (pincode). Daarom dienen zij zelden bezwaren in die onder deze code tot terugboekingen leiden.

Uitgevers verwerken terugboekingen vaker onder redencode 12.7. In deze handleiding leest u hoe u deze terugboekingen kunt betwisten. Let echter wel op de preventieve maatregelen. Herhaalde terugboekingen onder deze redencode zorgen voor een slechte reputatie van uw bedrijf.

Waarom is het gebeurd?

Terugboekingen met redencode 12.7 ontstaan door fouten of ongeldige gegevens in de transactiegegevens voor autorisatie. Ze kunnen het gevolg zijn van een fout van de handelaar bij het invoeren van gegevens voor autorisatie door Visa. Daarnaast kunnen ook de volgende factoren aanleiding geven tot deze terugboekingen:

• Beschadigde gegevens
• Defecte hardware en software die uw betalingssystemen aansturen
• Netwerkstoringen

Achtergrondstraling en veroudering van opslagapparatuur kunnen er na verloop van tijd toe leiden dat gegevens beschadigd raken. Plotselinge programma-crashes en trage computerprestaties zijn typische symptomen van defecte hardware en software. Als deze storingen niet worden verholpen, kunnen ze de opslag beschadigen, waardoor er foutieve gegevens naar de uitgever worden verzonden voor goedkeuring.

Veranderingen in de bedrijfsomstandigheden kunnen ook aanleiding geven tot terugboekingen onder deze redencode. Als u naar een andere locatie verhuist of uw bedrijf uitbreidt, valt u waarschijnlijk onder een andere merchant category code. Als u de oude code gebruikt voor autorisatie, wordt dit als ongeldige gegevens aangemerkt omdat uw nieuwe locatie niet overeenkomt.

Veelvoorkomende fouten van verkopers die tot terugboekingen onder deze redencode leiden, zijn onder meer:

• Een onjuiste datum invoeren
• Getallen transponeren op het MCC of het transactietype
• Het gebruik van verkeerde afkortingen voor staten, die verwijzen naar een andere staat dan die waar u zich bevindt
• Het nalaten om aan Visa te melden of te melden dat er bijzondere voorwaarden aan de transactie verbonden waren

Herhaaldelijke terugboekingen onder deze redencode zijn een reden tot bezorgdheid. Naast de slechte reputatie wijst dit op een ernstige storing in de apparatuur. We kunnen in dit verband hacks niet uitsluiten, ook al is de kans dat deze tot terugboekingen onder deze code leiden het kleinst.

Door storingen bij Visa kan het voorkomen dat geldige transactiegegevens als ongeldig worden weergegeven. Je mag er dus niet zomaar vanuit gaan dat terugboekingen met deze redencode altijd aan jouw kant liggen.

Gelukkig vermeldt Visa de ongeldige gegevens in het terugboekingsbericht. Dat geeft je de mogelijkheid om de terugboeking te betwisten of te accepteren als je een fout hebt gemaakt.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe u terugvordering door Visa met redencode 12.7 kunt aanvechten: Ongeldige gegevens

Stel vast welke gegevens Visa precies als ongeldig heeft aangemerkt, voordat u chargebacks op basis van deze redencode betwist. Gelukkig geven de regels van Visa u 30 dagen de tijd om uw reactie voor te bereiden. Met dat in gedachten volgen hier enkele manieren om chargebacks onder redencode 12.7 te betwisten:

• De transactiegegevens zijn correct: vergelijk de ongeldige gegevens nogmaals met de gegevens die correct hadden moeten zijn. Als deze overeenkomen, dient u documenten in waaruit blijkt dat u de juiste transactiegegevens hebt gebruikt voor de goedkeuring van de autorisatie. Hieruit blijkt dat de goedkeuring van de autorisatie op correcte gegevens was gebaseerd en geldig blijft.
• Er is een terugbetaling aan de kaarthouder verwerkt: ongeldige gegevens betekenen niet dat Visa de transactie aanvankelijk niet heeft goedgekeurd. Als u dit tijdig opmerkt, kunt u een terugbetaling aan de kaarthouder verwerken. Lever bewijsstukken in waaruit blijkt dat u de terugbetaling hebt verwerkt om de betwiste transactie te corrigeren.

Bij vroegtijdige detectie kan het zijn dat u contact opneemt met de kaarthouder. Er kan dan een alternatieve regeling worden getroffen waarbij geen krediet of terugbetaling aan te pas komt. Als dat gebeurt, dient u de gegevens samen met de correspondentie van de kaarthouder in bij Visa.

Als uit uw onderzoek blijkt dat er sprake is van een fout van uw kant, kunt u het beste de terugvordering onder deze redencode accepteren. De terugvordering betekent niet het einde van uw bedrijf. Bied de kaarthouder indien nodig uw excuses aan en zorg ervoor dat dit in de toekomst niet meer gebeurt.

Hoe voorkom je een terugboeking met redencode 12.7: ongeldige gegevens

Menselijke fouten zijn niet de enige oorzaak van terugboekingen onder deze redencode. We hebben gezien hoe defecte hardware en software (voor betalingsverwerking) hiertoe kunnen leiden. Daarom moeten uw preventieve maatregelen zowel op mensen als op apparatuur gericht zijn.

Voeg de volgende tips toe aan uw betalingen om terugboekingen onder redencode 12.7 te voorkomen:

• Controleer uw transactiegegevens voordat u deze definitief indient (transactieverwerking).
• Pas uw merchant category code aan als u naar een nieuwe locatie verhuist of een uitbreiding of fusie doorvoert.
• Werk uw betaalhardware en -software bij.
• Leer uw medewerkers hoe ze transactietypen kunnen herkennen en de juiste gegevens kunnen verstrekken voor goedkeuring.
• Verwerk terugbetalingen zodra u een fout opmerkt.
• Breng kaarthouders op de hoogte van eventuele onvermijdelijke vertragingen die van invloed zijn op een snelle terugbetaling.
• Controleer alle essentiële velden voordat u een transactie ter goedkeuring door de uitgever indient.

‍