Visa-terugboekingscode 12.5: Onjuist bedrag

What is Visa Chargeback Reason Code 12.5?

This reason code 12.5 applies when a cardholder claims the transaction amount is incorrect. It could be for a merchandise or service purchase, covering online and offline (point of sale) payments. While disputes can be made for amounts less than the actual transaction, cardholders primarily dispute when the payment exceeds what was expected.

The total amount for sales is often stated on the checkout stand or page (for internet transactions). This amount might be higher than the merchandise's actual price due to additional charges. Tax, shipping, etc. are other charges that may increase a product's or service's price.

A customer could see the product's actual price and dispute the final charge when the former is cheaper. Of course, not considering additional costs before payment would be an oversight on the customer’s end. Regardless, the issuer may issue a chargeback with this reason code when the cardholder disputes the cost as being a different amount.

Calculations or even typing errors can lead to chargebacks under this reason code. Hence, we recommend careful consideration of all transactions before processing them.

The reason code 12.5 takes over legacy code 80, which had a broader application. That makes fighting chargebacks because of incorrect amounts easier. For one, you don’t have to deal with a wrong account number under the same reason code.

We understand that extra charges may come in to increase a transaction's amount. However, such information should be communicated to the cardholder. Failure to do that will result in disputes and chargebacks.

Fouten die tot deze terugvordering kunnen leiden, zijn niet beperkt tot handelaren. Ook kaarthouders kunnen fouten maken bij het indienen van een geschil. Toch helpen wij u graag bij het doorlopen van de stappen om dit aan te vechten en te voorkomen.

Waarom is het gebeurd?

You’ll receive a chargeback under this code if a cardholder disputes a transaction amount as being overcharged. Any changes to the amount seen at checkout can lead to this chargeback. Hence, it is crucial to identify the merchant errors that can lead to it and avoid them.

The following are common causes of chargebacks under reason code 12.5:

• Incorrect amount entry: Entering the wrong amount for processing can lead to this chargeback. An example is entering $100 at a point-of-sale terminal for a purchase that costs $90. This error could be minute or too large to ignore.

Either way, the buyer will dispute the transaction, claiming they paid extra. That does not create a good impression for your business. Misreading a written statement is not an excuse or a reason to fight the chargeback.

• Transaction amount altering: Changing the amount after processing payment for an item will lead to disputes that cause chargebacks. Again, this is an error merchants must avoid when depositing their transactions with their acquirers.
• Upward review because of additional charges: Increasing the transaction amount because of other costs can cause chargebacks if the cardholder is unaware.

Gevallen van vriendschapsfraude

Merchant errors are the primary cause of chargebacks under reason code 12.5. Notwithstanding, you can get a chargeback if there is friendly fraud. A cardholder may not have paid attention to the additional charges during a purchase.

Omdat ze een transactie snel willen afronden, kan het gebeuren dat kaarthouders de extra kosten negeren en het totale bedrag later betwisten. We verwachten dat ze eerst contact met u (de handelaar) opnemen voordat ze de betaling bij hun kaartuitgever betwisten. Ze kunnen echter ook rechtstreeks contact opnemen met de kaartuitgever en de situatie escaleren tot een terugvordering.

Naast ‘vriendelijke fraude’ kan er ook sprake zijn van daadwerkelijke fraude. Een cyberwinkeldief kan ten onrechte beweren dat er te veel in rekening is gebracht en zo een terugvordering krijgen. Daarom moeten we alert zijn op betwiste transacties. 

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe ga je om met terugvordering door Visa met redencode 12.5: onjuist bedrag

Ga na wat de reden voor de terugboeking is en maak gebruik van een van de onderstaande suggesties:

• The transaction amount is correct: Provide documents to show that you processed the right amount. You can use the transaction receipt to validate your claim.
• De kaarthouder was op de hoogte van de extra kosten: lever bewijs dat de kaarthouder akkoord ging met de overige wijzigingen en de transactie. Deze aanpak sluit aan bij de eerder genoemde aanpak waarbij het juiste bedrag in rekening wordt gebracht.
• Refund already processed: If you’ve already processed a refund of the extra amount to the cardholder, submit proof of that. While we don’t expect chargebacks to occur after a credit has been processed to the customer, a few slip through. Ensure your proof contains the exact amount of the disputed extra charge and the transaction date.

The customer may accept the additional charges and withdraw the dispute. It could be that the buyer has realized the extra amount is legitimate and properly authorized. When that happens, obtain a document from the cardholder to show the withdrawal.

Brieven en e-mails zijn de standaarddocumenten die moeten worden ingediend wanneer een kaarthouder een terugvordering intrekt. Zorg dat u deze documenten in uw bezit hebt en dien ze in om de terugvordering te betwisten.

Hoe voorkom je een terugvordering door Visa met redencode 12.5: onjuist bedrag

Chargebacks can put merchants in uncomfortable positions and break the rhythm of operations. Hence, they should be kept at a distance.

We can’t completely eliminate the probability of a chargeback. As seen earlier, friendly fraud can cause chargebacks even when you’ve done nothing wrong. That should not stop you from doing your best to reduce the probability of chargebacks.

With that in mind, here are some recommended ways to prevent chargebacks under reason code 12.5:

• Gebruik voor uw fysieke transacties uitsluitend de kaartlezer of de chip. Het handmatig invoeren van kaartgegevens moet een laatste redmiddel zijn en zoveel mogelijk worden vermeden.
• Display the final amount with the additional charges before processing payment. The buyer should authorize adding those charges before the transaction is processed.
• Mocht het bedrag om welke reden dan ook moeten worden gewijzigd, breng de kaarthouder dan hiervan op de hoogte. Vraag toestemming voordat u wijzigingen doorvoert. Wij geven er echter de voorkeur aan dat u transactiebedragen na verwerking niet meer wijzigt.
• Leer uw personeel om prijsgegevens zorgvuldig in te voeren voordat betalingen worden verwerkt. Breng de kaarthouders indien nodig bij de kassa (bij fysieke transacties) op de hoogte voordat u hun kaart door de lezer haalt of de chip uitleest.

‍