Visa-terugboekingscode 12.5: Onjuist bedrag

Wat is Visa-terugboekingsredencode 12.5?

Redencode 12.5 is van toepassing wanneer een kaarthouder beweert dat het transactiebedrag onjuist is. Dit kan betrekking hebben op de aankoop van goederen of diensten, zowel bij online als offline (kassa)betalingen. Hoewel er bezwaar kan worden gemaakt tegen bedragen die lager zijn dan het daadwerkelijke transactiebedrag, maken kaarthouders vooral bezwaar wanneer de betaling hoger uitvalt dan verwacht.

Het totale aankoopbedrag wordt vaak vermeld bij de kassa of op de betaalpagina (bij online transacties). Dit bedrag kan hoger zijn dan de werkelijke prijs van het artikel vanwege extra kosten. Belasting, verzendkosten enz. zijn andere kosten die de prijs van een product of dienst kunnen verhogen.

Een klant zou de werkelijke prijs van het product kunnen zien en bezwaar maken tegen het uiteindelijke bedrag als de werkelijke prijs lager is. Het zou natuurlijk een vergissing van de klant zijn om vóór de betaling geen rekening te houden met bijkomende kosten. Desondanks kan de kaartuitgever een terugvordering indienen met deze redencode wanneer de kaarthouder bezwaar maakt tegen het bedrag omdat dit afwijkt van het verwachte bedrag.

Rekenfouten of zelfs typefouten kunnen onder deze redencode tot terugboekingen leiden. Daarom raden wij aan alle transacties zorgvuldig te controleren voordat u ze verwerkt.

Redencode 12.5 vervangt de oude redencode 80, die een bredere toepassing had. Dat maakt het eenvoudiger om terugboekingen als gevolg van onjuiste bedragen aan te vechten. Zo hoef je bijvoorbeeld niet te maken te hebben met een verkeerd rekeningnummer onder dezelfde redencode.

We begrijpen dat er extra kosten in rekening kunnen worden gebracht waardoor het transactiebedrag hoger uitvalt. Dergelijke informatie moet echter aan de kaarthouder worden meegedeeld. Als dat niet gebeurt, leidt dit tot geschillen en terugboekingen.

Fouten die tot deze terugvordering kunnen leiden, zijn niet beperkt tot handelaren. Ook kaarthouders kunnen fouten maken bij het indienen van een geschil. Toch helpen wij u graag bij het doorlopen van de stappen om dit aan te vechten en te voorkomen.

Waarom is het gebeurd?

U ontvangt een terugvordering onder deze code als een kaarthouder betwist dat er te veel in rekening is gebracht. Elke wijziging in het bedrag dat bij het afrekenen wordt weergegeven, kan tot deze terugvordering leiden. Het is daarom van cruciaal belang om de fouten van de handelaar die hiertoe kunnen leiden te identificeren en te voorkomen.

Hieronder volgen veelvoorkomende oorzaken van terugboekingen onder redencode 12.5:

• Onjuiste invoer van het bedrag: het invoeren van een verkeerd bedrag bij de verwerking kan tot deze terugboeking leiden. Een voorbeeld hiervan is het invoeren van $100 op een betaalterminal voor een aankoop die $90 kost. Deze fout kan klein zijn, maar ook te groot om te negeren.

Hoe dan ook, de koper zal de transactie betwisten en beweren dat hij te veel heeft betaald. Dat geeft geen goede indruk van uw bedrijf. Het verkeerd interpreteren van een schriftelijke verklaring is geen excuus of reden om de terugvordering aan te vechten.

• Het wijzigen van het transactiebedrag: Als u het bedrag wijzigt nadat de betaling voor een artikel is verwerkt, leidt dit tot geschillen die tot terugboekingen kunnen leiden. Ook dit is een fout die handelaren moeten vermijden bij het indienen van hun transacties bij hun acquirers.
• Herziening naar boven vanwege extra kosten: het verhogen van het transactiebedrag vanwege andere kosten kan tot terugboekingen leiden als de kaarthouder hiervan niet op de hoogte is.

Gevallen van vriendschapsfraude

Fouten van de handelaar zijn de belangrijkste oorzaak van terugvorderingen onder redencode 12.5. Desondanks kunt u een terugvordering krijgen als er sprake is van ‘vriendelijke fraude’. Het kan zijn dat een kaarthouder tijdens een aankoop geen aandacht heeft besteed aan de extra kosten.

Omdat ze een transactie snel willen afronden, kan het gebeuren dat kaarthouders de extra kosten negeren en het totale bedrag later betwisten. We verwachten dat ze eerst contact met u (de handelaar) opnemen voordat ze de betaling bij hun kaartuitgever betwisten. Ze kunnen echter ook rechtstreeks contact opnemen met de kaartuitgever en de situatie escaleren tot een terugvordering.

Naast ‘vriendelijke fraude’ kan er ook sprake zijn van daadwerkelijke fraude. Een cyberwinkeldief kan ten onrechte beweren dat er te veel in rekening is gebracht en zo een terugvordering krijgen. Daarom moeten we alert zijn op betwiste transacties. 

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe ga je om met terugvordering door Visa met redencode 12.5: onjuist bedrag

Ga na wat de reden voor de terugboeking is en maak gebruik van een van de onderstaande suggesties:

• Het transactiebedrag klopt: lever documenten aan waaruit blijkt dat u het juiste bedrag hebt verwerkt. U kunt het transactiebewijs gebruiken om uw claim te staven.
• De kaarthouder was op de hoogte van de extra kosten: lever bewijs dat de kaarthouder akkoord ging met de overige wijzigingen en de transactie. Deze aanpak sluit aan bij de eerder genoemde aanpak waarbij het juiste bedrag in rekening wordt gebracht.
• Terugbetaling reeds verwerkt: Als u het extra bedrag al aan de kaarthouder hebt terugbetaald, dient u hiervan bewijs te overleggen. Hoewel we niet verwachten dat er terugboekingen plaatsvinden nadat een creditering aan de klant is verwerkt, gebeurt dit toch af en toe. Zorg ervoor dat uw bewijs het exacte bedrag van de betwiste extra kosten en de transactiedatum vermeldt.

De klant kan de extra kosten accepteren en het geschil intrekken. Het kan zijn dat de koper zich heeft gerealiseerd dat het extra bedrag terecht is en op de juiste wijze is geautoriseerd. Als dat gebeurt, vraag dan een document aan de kaarthouder om de intrekking te staven.

Brieven en e-mails zijn de standaarddocumenten die moeten worden ingediend wanneer een kaarthouder een terugvordering intrekt. Zorg dat u deze documenten in uw bezit hebt en dien ze in om de terugvordering te betwisten.

Hoe voorkom je een terugvordering door Visa met redencode 12.5: onjuist bedrag

Terugboekingen kunnen verkopers in een lastige situatie brengen en het ritme van de bedrijfsvoering verstoren. Daarom moeten ze zoveel mogelijk worden vermeden.

We kunnen de kans op een terugvordering niet volledig uitsluiten. Zoals eerder is gebleken, kan ‘vriendelijke fraude’ tot terugvorderingen leiden, zelfs als u niets verkeerds hebt gedaan. Dat mag u er echter niet van weerhouden om uw uiterste best te doen om de kans op terugvorderingen te verkleinen.

Met dat in gedachten volgen hier enkele aanbevolen manieren om terugboekingen onder redencode 12.5 te voorkomen:

• Gebruik voor uw fysieke transacties uitsluitend de kaartlezer of de chip. Het handmatig invoeren van kaartgegevens moet een laatste redmiddel zijn en zoveel mogelijk worden vermeden.
• Geef het eindbedrag inclusief de extra kosten weer voordat de betaling wordt verwerkt. De koper moet toestemming geven voor het toevoegen van deze kosten voordat de transactie wordt verwerkt.
• Mocht het bedrag om welke reden dan ook moeten worden gewijzigd, breng de kaarthouder dan hiervan op de hoogte. Vraag toestemming voordat u wijzigingen doorvoert. Wij geven er echter de voorkeur aan dat u transactiebedragen na verwerking niet meer wijzigt.
• Leer uw personeel om prijsgegevens zorgvuldig in te voeren voordat betalingen worden verwerkt. Breng de kaarthouders indien nodig bij de kassa (bij fysieke transacties) op de hoogte voordat u hun kaart door de lezer haalt of de chip uitleest.

‍