Visa-terugboekingscode 12.4: Onjuist rekeningnummer

What is Visa Chargeback Reason Code 12.4?

The chargeback reason code 12.4 indicates a processing error where an incorrect account number is used for a transaction. Modern payment systems can detect when a transaction is posted to the wrong account number. However, system glitches and human errors can allow this to happen, resulting in a chargeback.

Bij transacties via een magneetstrip of chip komen fouten die tot deze terugvordering leiden zelden voor. Een onjuist rekeningnummer wordt direct gedetecteerd en er wordt een foutmelding weergegeven. Op dat moment verwachten we dat het personeel de betaalmethode weigert en om een alternatief vraagt of dit voorstelt.

Errors that cause this chargeback rarely come from the cardholder’s end. Of course, they could mistakenly provide the wrong details during checkout. Still, it is up to the merchants to fish out the errors and reject the transaction.

The reason code 12.4 does not only apply to chargebacks where a transaction was posted to an incorrect account number. Using an account number that is not on the issuer’s master file can also result in chargebacks with this reason code. Again, we expect modern payment terminals (online or offline) to detect this error and reject the transaction.

Fighting this chargeback is challenging since merchant errors are often to blame for it. That is why we recommend you do all you can to avoid chargebacks in your operations. We’ll give you practical ways to prevent it from happening and put you in a tough spot.

All hope is not entirely lost if this chargeback occurs. There are a few ways to fight it, but you must first understand what led to it. For that, we’ll explore every cause in our experience.

Then, you can sum up your fighting strategy with that understanding. With that in mind, let’s examine why chargebacks under reason code 12.4 occur.

Waarom is het gebeurd?

The primary cause of chargebacks under reason code 12.4 is posting a transaction to an invalid account number. It could also occur if transactions are posted to valid account numbers that are not on the issuer’s master file. That means that the account exists, but it is not on the issuer’s master file, and as such, payment cannot be processed.

Dit zijn veelvoorkomende redenen voor deze terugvordering:

• U hebt een onjuist rekeningnummer gebruikt om de transactie te verwerken.
• The transaction was not authorized and was posted to an account number that is not on the issuer’s master file.
• De correctie om de verwerkingsfout te herstellen is niet binnen 45 dagen na de transactie doorgevoerd.
• Uw acquirer heeft de correctie geboekt op een rekening waarop onvoldoende saldo stond of die onlangs is opgeheven.
• De transactie is meerdere keren aangepast.

Zoals uit bovenstaande redenen blijkt, kunnen pogingen om een verwerkingsfout te corrigeren toch tot een terugvordering leiden. Er worden aanpassingen doorgevoerd om verwerkingsfouten te corrigeren, en acquirers kunnen bedragen van handelaren afschrijven of bijschrijven, afhankelijk van de aard van de fout. Daarom kunt u deze terugvordering ook ontvangen als gevolg van fouten van uw acquirer.

Een geschil van een kaarthouder kan ook tot deze terugvordering leiden, wat zelden voorkomt. Het is onwaarschijnlijk dat klanten een klacht indienen over een ongeldig rekeningnummer. Toch kunnen we de mogelijkheid van geschillen aan hun kant niet uitsluiten.

The above-listed errors that cause chargebacks under reason code 12.4 are primarily human-based. System glitches or even hacks can cause errors that result in a chargeback. Hence, there could be cases of actual fraud with high-level hackers.

Disabling safeguards that spot an incorrect account number can also lead to this chargeback. Hence, it's best to keep those on to avoid these chargebacks.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe u terugvordering door Visa met redencode 12.4 kunt aanvechten: onjuist rekeningnummer

Hope is not totally lost if you have chargebacks under this reason code. The crucial thing is recognizing why it happened and investigating further. Yes, you’ll need a bit of fact-finding to gather pieces of evidence to dispute the chargeback.

We encourage you to take these steps (as applicable) within 30 days. With that in mind, here’s how you can fight chargebacks under reason code 12.4:

• If the account number on the dispute is the same as the one on your receipt: Provide the receipt to show that the processing error is not from your end. Both account numbers matching should invalidate the chargeback and necessitate a refund. You can also provide the authorization log to defend your transaction if the error shows that the account number is not on the issuer’s master file.
• If the issue is resolved with the cardholder: Provide documents to prove the credit or reversal to the cardholder. The transaction date and amount should be included in the presented documents.
• If the customer has withdrawn the dispute: Although unlikely, cardholders may withdraw disputes involving these chargebacks. Show emails or letters from the cardholder stating their withdrawal from the dispute.

Naast deze stappen heb je nog maar één optie: het geschil accepteren. Doe dit als het volgende van toepassing is:

• Het rekeningnummer dat in het geschil wordt vermeld, wijkt af van het nummer op uw kassabon
• De transactie is niet geautoriseerd

We hopen dat u in uw bedrijfsvoering nooit met een dergelijke terugvordering te maken krijgt. Mocht het toch gebeuren, neem dan de tijd om de redenen hiervoor grondig te bekijken. Pas vervolgens een van de hierboven genoemde oplossingen toe om de terugvordering aan te vechten.

Hoe voorkom je een terugvordering door Visa met redencode 12.4: onjuist rekeningnummer

Using modern Visa-approved payment terminals will reduce the probability of getting these chargebacks. Also, you must be careful when processing payments to avoid entering the wrong account number. Other steps you can take to prevent chargebacks under reason code 12.4 include the following:

• Voer geen transacties uit zonder toestemming. Als de autorisatie is mislukt, weiger dan de betaalmethode en vraag om een andere.
• Request or suggest another payment method if the transaction is declined or fails due to ambiguous reasons. Don’t force payment or switch to manual entry.
• Leid uw personeel zo op dat ze zorgvuldig te werk gaan, zodat menselijke fouten zoveel mogelijk worden voorkomen. Ze moeten weten welke procedures ze moeten volgen wanneer een autorisatie of transactie mislukt.
• Vervang uw betaalterminals door de nieuwste goedgekeurde modellen.

‍