Visa-terugboekingsredencode 12.2: Onjuiste transactiecode

Wat is Visa-terugboekingscode 12.2?

De Visa-terugboekingscode 12.2 heeft betrekking op transacties die met onjuiste transactiecodes zijn ingediend. Deze code valt onder verwerkingsfouten en houdt nauw verband met terugboekingscode 12.3. Visa heeft deze codes gescheiden van de oude code 76 toen het de oude codes voor terugboekingen geleidelijk afschafte.

Belangrijke transactiecodes die u moet doorgeven, zijn onder meer de locatie van de handelaar, de handelaarscategorie-codes (MCC) en andere VisaNet-gegevensformaten. Raadpleeg de handleiding „Merchant Data Standards“ voor de transactiecodes die nodig zijn voor de verwerking.

Transacties kunnen afschrijvingen, bijschrijvingen of terugboekingen zijn. De transactiecodes die u tijdens de transactieautorisatie verstuurt, geven aan Visa door welke transactie u wilt uitvoeren.

Alle transacties doorlopen de volgende twee fasen:

• De autorisatiefase: In deze fase dient u een goedkeuringsverzoek voor de transactie in. De kaarthouder voert zijn autorisatiegegevens in (pincode, handtekening, token, enz.), terwijl Visa controleert of er voldoende saldo op de rekening staat. Vervolgens blokkeert de kaartuitgever het bedrag om ervoor te zorgen dat het beschikbaar blijft voor de verdere verwerking.
• De verwerkingsfase: In deze fase maakt Visa het geld over naar uw handelaarsrekening. Deze fase kan enkele dagen in beslag nemen, afhankelijk van de kaartuitgever. Bovendien kunt u het proces voor credittransacties ongedaan maken.

U moet tijdens de autorisatie- en verwerkingsfase transactiecodes doorgeven. Fouten bij deze doorgeven kunnen aanleiding geven tot terugboekingen onder redencode 12.2. Daarom zijn terugboekingen vaak terug te voeren op fouten van de handelaar.

Klachten van kaarthouders kunnen ertoe leiden dat Visa de transactiecodes opnieuw bekijkt. Dit kan ook leiden tot terugboekingen onder deze code.

U kunt deze terugboekingen eenvoudig betwisten. U moet echter wel over de juiste transactiecodes beschikken en kunnen aantonen dat deze overeenkomen met de autorisatie- en verwerkingsdocumenten.

Bij de meeste van uw transacties wordt geld van de rekeningen van de kaarthouders afgeschreven. Daardoor bestaat altijd de kans dat een credit-transactie als een debet-transactie wordt verwerkt.

We laten u zien hoe u terugboekingen met deze redencode kunt oplossen. Gelukkig staat Visa open voor uw verhaal.

Waarom is het gebeurd?

Fouten van verkopers en klachten van klanten kunnen leiden tot terugboekingen met redencode 12.2. Dit is hoe ze kunnen ontstaan:

• Een verkeerde transactiecode invoeren: Mogelijk hebt u tijdens de autorisatiefase een debettransactiecode ingevoerd. Als u tijdens de verwerkingsfase een credittransactiecode invoert, leidt dit tot deze terugboeking. Hetzelfde geldt voor credittransacties die als debetbetalingen worden ingevoerd.

Credittransacties en terugboekingen zijn gevoeliger voor deze fout. Bij een credittransactie wordt geld van uw rekening overgemaakt naar de rekening van de kaarthouder. Een terugboeking houdt daarentegen in dat een lopende transactie wordt terugbetaald.

Bij terugboekingen blijft het geld bij de uitgevende instelling in afwachting van verwerking. Door een crediteringscode in te voeren, wordt Visa gedwongen de transactie af te wijzen.

• Klachten van kaarthouders: Terugboekingen onder deze redencode vinden niet plaats vanwege klachten van kaarthouders. Dergelijke klachten kunnen er echter wel toe leiden dat Visa de transactiecode controleert op afwijkingen. Indien er afwijkingen worden geconstateerd, zal de uitgever een terugboeking verwerken onder redencode 12.2.

Terugboekingen met deze redencode zijn vaak terecht. Dat komt doordat de klachten van de kaarthouder uiteindelijk betrekking hebben op de transactie zelf.

Sommige kaarthouders verwachten mogelijk een credittransactie, zelfs wanneer ze een debettransactie autoriseren. Dit soort vergissingen komen in de handel wel vaker voor. Dat is echter een onderwerp voor een andere terugboekingscode.

Vriendschappelijke of daadwerkelijke fraude kan geen aanleiding geven tot terugboekingen onder deze redencode. Het is echter mogelijk dat Visa zich bij de beoordeling vergist. Kaartuitgevers voeren grondige controles uit, maar er kunnen zich toch fouten voordoen.

Een grondige controle van uw transactiecodes zou u voldoende bewijs moeten opleveren om terugboekingen onder deze code te betwisten.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe u terugvordering door Visa met redencode 12.2 kunt aanvechten: onjuiste transactiecode

In tegenstelling tot de meeste terugboekingen kunnen we weinig doen om deze terugboeking aan te vechten. Visa geeft ons 30 dagen de tijd om aan te tonen dat de terugboeking onterecht is.

Hieronder volgen enkele manieren waarop u terugboekingen met deze redencode kunt betwisten:

• De transactiecodes kloppen: lever bewijs aan waaruit blijkt dat de transactiecodes voor de autorisatie en de verwerking hetzelfde zijn. Dit bewijst dat u de beoogde credit- of debettransactie correct hebt ingediend.
• U hebt een terugbetaling verwerkt: dien creditnota’s in om aan te tonen dat u een terugbetaling aan de kaarthouder hebt verwerkt. Geef een toelichting op eventuele tekorten die het gevolg kunnen zijn van niet-restitueerbare kosten of waarborgsommen.
• Het bereiken van een alternatieve overeenkomst: Leg een schriftelijke bevestiging van de kaarthouder voor waarin hij instemt met de alternatieve oplossing. Dat kan betekenen dat er goederen en diensten worden geleverd in plaats van een terugbetaling.
• De terugvordering is na 120 dagen verwerkt: volgens de regels van Visa zijn terugvorderingen mogelijk binnen 120 dagen na de betwiste transactie. Als de terugvordering na 120 dagen heeft plaatsgevonden, kunt u deze betwisten volgens de voorwaarden van Visa.

Als geen van bovenstaande situaties van toepassing is, blijft er alleen nog de mogelijkheid over om de terugvordering te accepteren. Ga vervolgens verder met het implementeren van strategieën om toekomstige terugvorderingen te voorkomen.

Hoe voorkom je een terugboeking met redencode 12.2: onjuiste transactiecode

Terugboekingen onder redencode 12.2 kunnen worden betwist, maar de mogelijkheden om dit te doen zijn beperkt. Ze zijn vaak het gevolg van vermijdbare fouten van de handelaar. Daarom is het het beste om ze te voorkomen. Deze preventieve aanpak is van toepassing op zowel het backoffice-personeel als het personeel aan de kassa.

Daarom moet u herhaaldelijke terugboekingen voorkomen. Als deze blijven voorkomen, kan dat wijzen op een ernstige tekortkoming in uw betalingsverwerkingssystemen.

Hier volgen enkele tips om terugboekingen onder redencode 12.2 te voorkomen:

• Gebruik de transactiecode voor tegoedbonnen op uw kassaterminal.
• Leer uw medewerkers hoe ze kredietbonnen op de juiste manier moeten uitgeven en
• Zorg ervoor dat uw personeel goed is opgeleid in het verwerken van credit-, debet- en terugboekingstransacties.
• Zorg dat u de juiste codes kent voor betalingsaanpassingen die na de verwerking plaatsvinden.
• Reageer onmiddellijk op alle verzoeken van Visa.
• Verbeter uw klantenservice om het aantal klachten van klanten te verminderen.
• Verwerk terugbetalingen onmiddellijk.
• Breng de kaarthouder op de hoogte van eventuele onvermijdelijke vertragingen bij de terugbetaling.
• Zorg ervoor dat de kaarthouders weten welke soorten transacties zij goedkeuren.
• Controleer uw transacties en codes voordat u ze indient voor definitieve verwerking. We raden u aan transacties in batches in te dienen.
• Zorg ervoor dat uw voorwaarden voor terugbetaling duidelijk zijn geformuleerd, zodat klanten geen terugbetaling verwachten wanneer daar geen recht op bestaat.

‍