Visa-terugboekingsredencode 12.2: Onjuiste transactiecode

What is Visa Chargeback Reason Code 12.2?

The Visa chargeback reason code 12.2 refers to transactions that were submitted with the wrong transaction codes. It falls under processing errors with close ties to the chargeback reason code 12.3. Visa split them from the legacy code 76 when it phased out legacy codes for chargebacks.

Belangrijke transactiecodes die u moet doorgeven, zijn onder meer de locatie van de handelaar, de handelaarscategorie-codes (MCC) en andere VisaNet-gegevensformaten. Raadpleeg de handleiding „Merchant Data Standards“ voor de transactiecodes die nodig zijn voor de verwerking.

Transacties kunnen afschrijvingen, bijschrijvingen of terugboekingen zijn. De transactiecodes die u tijdens de transactieautorisatie verstuurt, geven aan Visa door welke transactie u wilt uitvoeren.

Alle transacties doorlopen de volgende twee fasen:

• The authorization stage: This stage is where you send an approval request for the transaction. The cardholder enters their authorization details (PIN, signature, token, etc.) while Visa checks to see if they have sufficient funds. Then, the card issuer places a hold on the cash to ensure it will be available for subsequent processing.
• De verwerkingsfase: In deze fase maakt Visa het geld over naar uw handelaarsrekening. Deze fase kan enkele dagen in beslag nemen, afhankelijk van de kaartuitgever. Bovendien kunt u het proces voor credittransacties ongedaan maken.

You must submit transaction codes during the authorization and processing stages. Errors in this submission are where chargebacks under reason code 12.2 can come from. Hence, we often trace the chargebacks back to merchant errors.

Cardholder complaints can cause Visa to review the transaction codes. That can also result in chargebacks under this code.

You can dispute these chargebacks easily. However, you must have the correct transaction codes and proof that they match the authorization and processing documents.

Most of your transactions involve taking money from the cardholders’ accounts. Hence, the possibility of submitting a credit transaction as a debit is always there.

We will show you how to resolve chargebacks under this reason code. Fortunately, Visa is open to hearing your case.

Waarom is het gebeurd?

Merchant errors and customer complaints can cause chargebacks with the reason code 12.2. Here’s how they may occur:

• Een verkeerde transactiecode invoeren: Mogelijk hebt u tijdens de autorisatiefase een debettransactiecode ingevoerd. Als u tijdens de verwerkingsfase een credittransactiecode invoert, leidt dit tot deze terugboeking. Hetzelfde geldt voor credittransacties die als debetbetalingen worden ingevoerd.

Credittransacties en terugboekingen zijn gevoeliger voor deze fout. Bij een credittransactie wordt geld van uw rekening overgemaakt naar de rekening van de kaarthouder. Een terugboeking houdt daarentegen in dat een lopende transactie wordt terugbetaald.

Bij terugboekingen blijft het geld bij de uitgevende instelling in afwachting van verwerking. Door een crediteringscode in te voeren, wordt Visa gedwongen de transactie af te wijzen.

• Cardholder complaints: Chargebacks under this reason code do not occur because of cardholder complaints. However, the latter can cause Visa to review the transaction code for discrepancies. The issuer will process a chargeback under the 12.2 reason code if discovered.

Chargebacks under this reason code are often valid. That is because cardholder claims boil down to the transaction.

Some cardholders may expect a credit transaction even when they authorize a debit transaction. Oversights like these occur in the merchant world. However, that is a subject for another chargeback reason code.

Friendly or actual fraud cannot cause chargebacks under this reason code. However, Visa might be incorrect in their review. Card issuers are thorough in their reviews, but errors can still occur.

A thorough review of your transaction codes should give you enough evidence to dispute chargebacks under this code.

Hoe u terugvordering door Visa met redencode 12.2 kunt aanvechten: onjuiste transactiecode

Unlike most chargebacks, there’s little we can do to dispute this chargeback. Visa allows 30 days to provide evidence that the chargeback is unwarranted.

The following are a few ways you can dispute chargebacks under this reason code:

• De transactiecodes kloppen: lever bewijs aan waaruit blijkt dat de transactiecodes voor de autorisatie en de verwerking hetzelfde zijn. Dit bewijst dat u de beoogde credit- of debettransactie correct hebt ingediend.
• U hebt een terugbetaling verwerkt: dien creditnota’s in om aan te tonen dat u een terugbetaling aan de kaarthouder hebt verwerkt. Geef een toelichting op eventuele tekorten die het gevolg kunnen zijn van niet-restitueerbare kosten of waarborgsommen.
• Het bereiken van een alternatieve overeenkomst: Leg een schriftelijke bevestiging van de kaarthouder voor waarin hij instemt met de alternatieve oplossing. Dat kan betekenen dat er goederen en diensten worden geleverd in plaats van een terugbetaling.
• The chargeback was processed after 120 days: Visa’s rules allow for chargebacks within 120 days of the disputed transaction. If the chargeback occurred after 120 days, you can dispute it as per Visa’s terms.

The only option left if none of the above applies is to accept the chargeback. Move on to implementing strategies to prevent future chargebacks.

Hoe voorkom je een terugboeking met redencode 12.2: onjuiste transactiecode

Chargebacks under reason code 12.2 are disputable, but you have limited ways to dispute them. They often arise from preventable merchant errors. Hence, the best course of action is to prevent them. The prevention approach covers back-office and point-of-sale staff.

You must prevent recurring chargebacks for this reason. If they continue to occur, that might indicate a prominent fault in your payment processing systems.

Here are a few tips for preventing chargebacks under reason code 12.2:

• Gebruik de transactiecode voor tegoedbonnen op uw kassaterminal.
• Leer uw medewerkers hoe ze kredietbonnen op de juiste manier moeten uitgeven en
• Ensure your staff is well-trained in processing credit, debit, and reversal transactions.
• Zorg dat u de juiste codes kent voor betalingsaanpassingen die na de verwerking plaatsvinden.
• Respond promptly to any inquiries from Visa.
• Verbeter uw klantenservice om het aantal klachten van klanten te verminderen.
• Verwerk terugbetalingen onmiddellijk.
• Breng de kaarthouder op de hoogte van eventuele onvermijdelijke vertragingen bij de terugbetaling.
• Zorg ervoor dat de kaarthouders weten welke soorten transacties zij goedkeuren.
• Controleer uw transacties en codes voordat u ze indient voor definitieve verwerking. We raden u aan transacties in batches in te dienen.
• Ensure your terms and conditions for a refund are well-written to prevent customers from expecting a refund when it is not due.

‍