Mastercard-terugboekingscode 4860: krediet niet verwerkt

Wat is Mastercard-terugboekingscode 4860?

Deze terugboekingscode heeft betrekking op terugboekingen die plaatsvinden wanneer een kaarthouder een klacht indient omdat hij geen terugbetaling heeft ontvangen. Deze code is van toepassing op zowel transacties waarbij de kaart fysiek aanwezig is als transacties waarbij de kaart niet fysiek aanwezig is, en hangt samen met een eerdere verzoek om terugbetaling. Het is van essentieel belang om enkele aspecten met betrekking tot deze code te verduidelijken.

Ten eerste hangt deze terugvordering af van uw oorspronkelijke toezegging om de betaling van de koper terug te betalen. Dit houdt in dat de koper op basis van die oorspronkelijke afspraak een terugbetaling verwacht. Als de terugbetaling uitblijft, kan de kaarthouder een terugvordering indienen, die vervolgens door de kaartuitgever in behandeling wordt genomen.

Stel dat u een retourbeleid hanteert voor een online abonnement dat u aanbiedt. Een koper sluit het abonnement af, voldoet aan alle voorwaarden voor een terugbetaling en vraagt deze aan. U belooft een terugbetaling, maar de kaarthouder dient een terugvordering in voordat u het bedrag op de rekening hebt teruggestort.

Er zijn nog andere redenen waarom een terugboeking onder deze redencode kan plaatsvinden. Soms kan het gaan om een fout van uw kant of zelfs om ‘vriendelijke fraude’ nadat het bedrag is bijgeschreven. 

We zullen later nog meer oorzaken van dit probleem bespreken. Je leert ook hoe je dit in je bedrijfsvoering kunt aanpakken en voorkomen. Het proces is eenvoudig, mits je over de juiste documentatie beschikt.

Laten we ondertussen even duidelijkheid scheppen over een noodzakelijke verandering.

Belangrijke mededeling

Hoewel er nog steeds terugboekingen onder deze code kunnen plaatsvinden, heeft Mastercard de structuur ervan aangepast. Daardoor valt de redencode nu onder 4853, de subcategorie ‘krediet niet verwerkt’. Ze betekenen hetzelfde.

Waarom is het gebeurd?

Een uitgevende instelling dient deze terugvordering in als de kaarthouder beweert dat het verschuldigde tegoed niet is verwerkt. Met andere woorden: u hebt het verzoek om creditering weliswaar bevestigd, maar de betaling nog niet op het verwachte tijdstip verwerkt. Hierdoor valt deze terugvordering onder de categorie „Geschillen met kaarthouders“.

Dit betekent echter niet altijd dat de klacht van de kaarthouder terecht is. Hoewel we het ermee eens zijn dat de klachten soms terecht zijn, hebben we ook gemerkt dat kopers zich soms vergissen. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat u de betaling al hebt verwerkt, maar dat de terugvordering nog in behandeling is.

Hier volgen enkele redenen waarom deze terugboeking plaatsvindt:

• U had een terugbetaling beloofd, maar bent vergeten het bedrag op de vervaldatum of na de verwachte termijn te crediteren.
• Een andere reden zou het ongeduld van de koper kunnen zijn, waardoor hij of zij te vroeg een claim indient, nog voordat de terugbetalingstermijn is verstreken.
• U hebt de transactie verwerkt, maar de kaarthouder heeft toch een terugvordering ingediend.

U vraagt zich misschien af onder welke omstandigheden u een terugbetaling zou moeten toezeggen. Daar zijn tal van redenen voor, die allemaal terug te voeren zijn op uw retourbeleid. Houd er rekening mee dat deze terugvordering geldt voor zowel transacties bij het verkooppunt (POS) als voor transacties waarbij de kaart niet fysiek aanwezig is (e-commerce).

Redenen die aanleiding kunnen geven tot een terugbetaling zijn onder meer:

• De koper heeft de goederen teruggestuurd
• De artikelen waren bij ontvangst defect of beschadigd
• De artikelen kwamen niet overeen met de beschrijving die vóór de aankoop was gegeven
• Andere redenen die onder uw terugbetalingsbeleid voor verkopers vallen

Wat als u een terugbetaling hebt verwerkt, maar deze terugvordering toch hebt ontvangen? Deze situatie kan zich voordoen als de koper de claim heeft ingediend voordat de terugbetaling was verwerkt, of als hij de bijgeschreven creditering over het hoofd heeft gezien. Dat zou een geval van ‘vriendelijke fraude’ zijn.

Soms kan een kaarthouder deze claim indienen, zelfs als u geen terugbetaling hebt toegezegd. Bijvoorbeeld wanneer de koper artikelen retourneert terwijl hij uw retourbeleid heeft geschonden en dus geen recht heeft op terugbetaling.

Afschrijven in plaats van bijschrijven

Een andere reden voor deze terugboeking kan zijn dat er een afschrijving in plaats van een creditering op de kaart van de kaarthouder is verwerkt. Dit kan te wijten zijn aan een onjuiste transactiecode. Ook een invoerfout kan deze terugboeking veroorzaken.

Een dergelijke fout ligt meestal bij de handelaar. Wees daarom voorzichtig bij het afhandelen van terugboekingen, om te voorkomen dat u geld afschrijft in plaats van crediteert, en omgekeerd.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe u terugvordering door Mastercard met redencode 4860 kunt aanvechten: krediet niet verwerkt

Het aanvechten van deze terugvordering kan in drie hoofdcategorieën worden onderverdeeld, namelijk:

• Krediet verstrekt
• Annulering of retourzendingen
• Correct geplaatste aankoop

Voor elke categorie zijn specifieke documenten nodig om uw verweer tegen een onterechte terugvordering te onderbouwen. Hieronder vindt u de documenten die u nodig hebt, afhankelijk van uw situatie:

Voor uitgegeven krediet

U hebt documenten nodig om aan te tonen dat u de creditering of terugboeking hebt verwerkt. Vermeld de datum (dag, maand en jaar) in uw weerlegging.

Voor annuleringen of retourzendingen

Wat annuleringen of retourzendingen betreft, moet u ervoor zorgen dat aan de volgende voorwaarden is voldaan voordat u uw tweede aanvraag indient:

• U hebt de koper geen creditnota of kennisgeving gestuurd. Daardoor kunt u geen krediet of terugboeking toezeggen.
• U hebt de opzegging van de dienst of de retourzending van uw goederen niet geaccepteerd.
• U hebt de geretourneerde goederen nooit ontvangen, wat betekent dat de kaarthouder ze nooit heeft teruggestuurd.

De documenten die u nodig hebt, zijn onder meer:

• Bewijs dat de kaarthouder uw producten nooit heeft teruggestuurd of uw dienst niet is blijven gebruiken
• Bewijs dat u de kaart houder correct op de hoogte hebt gesteld van het krediet- of annuleringsbeleid en dat dit niet is nageleefd.

Deze voorwaarde geldt niet voor transacties met betrekking tot timeshare waarbij de kaarthouder de betaling binnen 90 dagen annuleert.

Te koop: correct geplaatst

U kunt aantonen dat de koper de transactie correct heeft afgehandeld. Leg een kopie van het TID-nummer over om aan te tonen dat het bij de betaling om een detailhandelsverkoop ging, en niet om een creditering.

Overtreding van de Mastercard-regels

De uitgever moet zich aan specifieke Mastercard-regels houden om deze terugvordering te valideren. Een voorbeeld hiervan is de verplichte wachttijd van 15 dagen voordat een geannuleerde timeshare-transactie kan worden teruggevorderd. Als u vóór het verstrijken van de wachttijd bent gefactureerd, kunt u hiertegen in beroep gaan.

Bovendien is deze terugvordering ongeldig als u de kaarthouder duidelijk hebt meegedeeld dat u geen terugbetaling of creditering kunt verwerken. Misschien heeft de koper uw beleid geschonden. Daarom kunt u bewijsstukken overleggen ter ondersteuning van uw claim.

Hoe voorkom je Mastercard-terugboekingscode 4860: krediet niet verwerkt

Hoewel het vrijwel onmogelijk is om terugboekingen volledig uit te bannen, is dit specifieke geval grotendeels te voorkomen. We zeggen ‘tot op zekere hoogte’ omdat er sprake kan zijn van opzettelijke fraude waarbij de kaarthouder aan beide kanten wil profiteren. Desondanks zijn hier enkele maatregelen die u kunt nemen om dit te voorkomen:

• Zorg ervoor dat uw retour- en restitutiebeleid duidelijk is en dat de koper hiermee akkoord moet gaan voordat de betaling wordt verwerkt.
• Geef de beloofde terugbetalingen onmiddellijk door, mits de kaarthouder zich aan uw beleid houdt.
• Weiger de levering van geretourneerde goederen of diensten als deze in strijd zijn met uw beleid.
• Zorg ervoor dat de koper op de hoogte is van het bedrag als het om een lager bedrag gaat
• Gebruik strategieën zoals het vermelden van „Geen restitutie“ of „Alleen winkelkrediet“ bij transacties waarbij de kaart fysiek wordt aangeboden.

‍