Mastercard-terugboekingscode 4801: De gevraagde transactiegegevens zijn niet ontvangen

What is Mastercard Chargeback Reason Code 4801?

Cardholders can dispute transactions, leading to chargebacks. Issuers often send retrieval requests to deal with a cardholder’s complaint or during their transaction review process. The Mastercard chargeback reason code 4801 refers to chargebacks where the issuer did not receive the requested transaction data.

Deze terugboekingscode valt onder de categorie „gebrek aan duidelijke/relevante communicatie“. Dat betekent dat u niet hebt gereageerd op het verzoek van de kaartuitgever of uw redenen niet hebt toegelicht.

Emittenten sturen vaak verzoeken om aanvullende informatie als de bezwaren van een kaarthouder onvoldoende zijn om een onmiddellijke terugboeking te rechtvaardigen. Deze termijn biedt u de mogelijkheid om de bezwaren te weerleggen en een terugboeking te voorkomen. U moet echter wel snel reageren en de gevraagde informatie verstrekken.

Chargebacks with reason code 4801 often have underlying causes. They are closely related to reason code 4802, where you provided illegible or missing information. However, both chargebacks have varying approaches to disputing them.

You cannot dispute chargebacks under reason code 4801 by addressing their underlying causes. Do not expect to know which customer complaint resulted in the retrieval request. That information may remain unknown until the issuer reviews the submitted documents and has enough reason to process a chargeback.

Laten we eens kijken hoe zo’n terugvordering in de praktijk bij zakelijke transacties kan verlopen. Klant A koopt een artikel bij u, maar dient later een klacht in bij de kaartuitgever.

De kaartuitgever heeft u een verzoek om informatie gestuurd om specifieke transactiegegevens van u te verkrijgen, teneinde de beweringen van de kaarthouder te verifiëren. U hebt echter niet binnen de gestelde termijn gereageerd en de gevraagde informatie verstrekt. Door deze nalatigheid ziet de kaartuitgever zich genoodzaakt een terugboeking te verwerken onder redencode 4801.

Besides cardholders, issuers can review transactions independently. They can send retrieval requests to clarify specific aspects of a transaction. Failing to provide the required details will lead to chargebacks under this reason code.

Disputing chargebacks in this category can be challenging. There’s little room to reverse the chargeback. In most cases, the chargeback remains.

Merchant errors often lead to chargebacks of this nature. Notwithstanding, issuers can make mistakes. We won’t count much on the latter happening.

In the meantime, let’s see the causes of chargebacks under the reason code 4801.

Waarom is het gebeurd?

The primary cause of chargebacks under reason code 4801 is that you failed to send the requested transaction data. They follow up after the issuer has received no response to its retrieval request. The requested data can be any of the following

• Het originele document met transactiegegevens
• Het vervangende ontwerp van het transactiedocument
• Een kopie van het document met transactiegegevens

Issuers will process chargebacks in this category if you don’t reply within 30 days of receiving the retrieval request. Refer to the central site processing date of the request to ascertain the 30 days.

Chargebacks under this code can occur after the first retrieval request or subsequent ones. For example, an issuer may send another retrieval request to follow up with the first one. Failing to respond to the second or subsequent requests can still cause chargebacks under reason code 4801.

Het opvraagverzoek

Uitgevers sturen opvraagverzoeken naar uw acquirer, die deze naar u doorstuurt. Vervolgens kunt u reageren naar uw acquirer, die uw reactie doorstuurt naar de uitgever. Opvraagverzoeken kunnen om de volgende redenen worden ingediend:

• Om een transactie te zoeken en de bijbehorende relevante informatie op te halen.
• Om de benodigde informatie te verzamelen om een claim in te dienen naar aanleiding van een geschil van een kaarthouder.
• Om aanvullende informatie over een transactie te verkrijgen.

Belangrijke mededeling

Mastercard no longer issues chargebacks associated with retrieval requests. It has phased out this reason code from its system.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe u terugvordering door Mastercard met redencode 4801 kunt aanvechten: gevraagde transactiegegevens niet ontvangen

Disputing chargebacks under reason code 4801 depends on whether you responded to the retrieval requests. If that did not occur, there is nothing you can do to reverse the chargeback. Accepting it and preventing future occurrences is the best way to handle it from there.

With that in mind, here’s how you can dispute chargebacks under reason code 4801:

• If you responded to the retrieval request and provided the requested transaction data: Submit proof of your response within 30 days of the retrieval request. You can send an invoice or a screenshot of the fulfilled retrieval request. Ensure the date is visible to validate your response time.
• If you refunded the transaction to the cardholder in full: Contact the issuer and request a pre-compliance to reverse the chargeback. Again, you must prove that the refund is associated with the disputed transaction on the chargeback. Include the transaction amount and date.

This approach primarily works if cardholder disputes cause chargebacks under reason code 4801.

• Als u een alternatieve overeenkomst met de kaarthouder bereikt: dien dan bewijs in dat u een alternatieve overeenkomst met de kaarthouder hebt bereikt waarbij geen terugbetaling plaatsvindt. Dit kan bijvoorbeeld een afspraak zijn om een ander artikel of een andere dienst te leveren, of om de geleverde goederen te repareren. Uit uw bewijs moet blijken dat de kaarthouder akkoord gaat met de nieuwe regeling.

De uitgever zal de terugboeking ongedaan maken, aangezien de onderliggende oorzaak (een geschil met de kaarthouder) is opgelost.

Hoe voorkom je Mastercard-terugvordering met redencode 4801: gevraagde transactiegegevens niet ontvangen

Your best prevention for chargebacks under reason code 4801 is providing prompt replies to issuer inquiries. Your response should include the requested transaction data in a clear and legible format. Pictures can suffice, depending on the specific data.

Other ways you can prevent chargebacks under reason code 4801 include the following:

• Zorg ervoor dat de e-mailadressen van uw handelaren actueel blijven, zodat uw acquirers verzoeken om gegevens op te vragen snel kunnen ontvangen.
• Stel meldingen en notificaties in voor je e-mails.
• Controleer regelmatig je e-mails.
• Behandel klachten van klanten onmiddellijk.
• Breng uw acquirer tijdig op de hoogte als u de gevraagde informatie niet binnen de gestelde termijn kunt verstrekken.
• Bewaar digitale kopieën van uw transactiegegevens.
• Bewaar uw transactiegegevens niet op gekleurd papier om verkleuring en onleesbaarheid te voorkomen.
• Bewaar uw transactiegegevens in een veilige en brandveilige opslagomgeving.
• Controleer of uw transactie-informatiedocument (TID) goed leesbaar is voordat u het opbergt.
• Zorg voor een efficiënt archiveringssysteem zodat informatie snel kan worden teruggevonden wanneer dat nodig is.
• Ga bij een verzoek om informatie niet zomaar uit van iets. Vraag om verduidelijking voordat u de gevraagde documenten indient.

‍