Ontdek de redencode DP voor terugboekingen: dubbele verwerking

Wat is de Discover-chargeback-redencode DP?

De Discover-code DP voor terugboekingen duidt op terugboekingen voor dubbele transacties. Dit zijn transacties waarbij hetzelfde bedrag om dezelfde reden is betaald. Een voorbeeld hiervan is wanneer een kaarthouder een artikel bij u koopt, maar tweemaal voor hetzelfde product wordt gefactureerd.

Betalingsverwerkers en banken hebben maatregelen getroffen om dubbele transacties te voorkomen. Als een handelaar de betaling een tweede keer probeert te verwerken, wordt er een foutmelding wegens een dubbele transactie weergegeven. Bovendien geldt de autorisatie van de kaarthouder alleen voor de eerste transactie.

Dat gezegd hebbende, kunnen er nog steeds dubbele transacties voorkomen, vaak als gevolg van een fout van de handelaar. Het kan bijvoorbeeld gaan om het twee of meer keer verwerken van dezelfde betaling. Wanneer kaarthouders deze dubbele transacties op hun afschriften zien, melden ze deze bij hun kaartuitgever.

Het kan voorkomen dat kaarthouders contact met u opnemen om het probleem op te lossen. Zo kunt u onduidelijkheden over dubbele afschrijvingen uit de weg ruimen of, indien nodig, terugbetalingen verwerken. Als dat niet is gebeurd, hebben de klanten zich rechtstreeks tot hun uitgevende bank gewend.

Als er voldoende bewijs is, zullen de uitgevende banken de terugboekingen verwerken om de rekeningen in evenwicht te brengen. Meer informatie over de terugboeking vind je in het bericht of op het Discover Network Dispute System. Via dit platform kun je geschillen volgen en reageren met documenten of afbeeldingen.

Terugboekingen in verband met dubbele transacties moeten onmiddellijk worden afgehandeld. Als u hier vaak mee te maken krijgt, loopt uw bedrijf het risico op sancties of ongewenste aandacht. U kunt dan worden beschouwd als frauduleus, alsof u probeert klanten op te lichten die slechts éénmalig toestemming hebben gegeven voor een aankoop.

Als er mazen in uw systeem zitten, zoals in het volgende hoofdstuk wordt beschreven, is dit het moment om die te dichten. Anders kunt u de terugvorderingen aanvechten met behulp van passend bewijsmateriaal.

We zullen de mogelijke oorzaken van deze terugvordering bespreken. Houd er rekening mee dat het bericht mogelijk niet de exacte oorzaak aangeeft. Vraag altijd om meer uitleg voordat u documenten voor uw verdediging opstelt.

Waarom is het gebeurd?

Terugboekingen met redencode DP vinden plaats wanneer een kaarthouder een dubbele transactie meldt bij zijn of haar uitgevende bank. Zodra de bank heeft bevestigd dat het om een dubbele transactie gaat (met hetzelfde bedrag en dezelfde autorisatie), voert zij een terugboeking uit. Dit kan met of zonder uw medeweten gebeuren.

Discover neemt contact met u op voor meer informatie als de redenen van de kaarthouder onduidelijk zijn. Dit gebeurt mogelijk niet als de kaarthouder voldoende bewijs heeft om de dubbele afschrijving aan te tonen.

Meestal vinden terugboekingen als gevolg van dubbele verwerking plaats om de volgende redenen:

• Meervoudige verwerking van één transactie op een kassa: Dit komt voor bij offline verkopen waarbij de kaart fysiek aanwezig is. Soms kan de eerste betaling zijn afgebroken, waardoor u wordt gevraagd het opnieuw te proberen. Beide transacties kunnen dan worden verwerkt, waardoor er een dubbele afschrijving op de rekening van de kaarthouder staat.
• Dezelfde batch twee keer indienen: u kunt dezelfde batch transacties meer dan eens indienen als u twijfelt over de eerste. Het kan zijn dat de eerste verwerking niet volgens verwachting is verlopen, waardoor u de batch opnieuw bij uw acquirer moet indienen. Dit leidt tot een dubbele afschrijving als beide batches worden verwerkt.
• Het indienen van twee exemplaren van een betalingsbewijs: Als per ongeluk zowel het exemplaar voor de acquirer als dat voor de handelaar wordt ingediend, kan dit tot dubbele verwerking leiden. Dit komt zelden voor, aangezien betalingsnetwerken slechts één autorisatie per transactie vereisen. Toch is het een geldige reden.
• Een orderbevestiging voor dezelfde transactie bij meerdere acquirerende banken indienen

Naast de bovengenoemde redenen kan ook ‘vriendelijke fraude’ ten grondslag liggen aan terugboekingen met redencode DP. Een kaarthouder kan vergeten zijn dat de tweede betaling deel uitmaakt van een afbetalingsregeling of een terugkerende facturering. Daardoor kan hij of zij bij de bank bezwaar maken, wat resulteert in een terugboeking.

Zodra u weet wat de reden voor de terugvordering is, kunt u deze op een effectieve manier betwisten.

Hoe u terugboekingsredencode DP kunt aanpakken: dubbele verwerking

Of je een terugvordering met succes kunt aanvechten, hangt af van hoe overtuigend je bewijs is. Je hebt 30 dagen de tijd om bewijs te verzamelen en op de terugvordering te reageren. Anders wordt de terugvordering definitief en kan deze niet meer worden teruggedraaid.

Uw antwoord moet een van de volgende zijn:

• Het bewijs dat de betalingsbewijzen geen duplicaten zijn, maar door de kaarthouder afzonderlijk zijn ondertekend voor verschillende transacties. Zelfs als de bedragen op de betalingsbewijzen identiek zijn, kunt u aantonen dat de betalingen verschillend zijn en dat de kaarthouder hiervan op de hoogte was. Bovendien kunnen de artikelen weliswaar op elkaar lijken, maar afzonderlijk zijn gekocht.
• Bewijs dat de transacties deel uitmaken van een doorlopende facturering of termijnbetalingen. U moet ook aantonen dat de kaarthouder zich bij het verlenen van toestemming bewust was van de aard van de transactie.
• Dien bewijsstukken in waaruit blijkt dat de kaarthouder is terugbetaald. Daarin moet het bedrag zijn vermeld om aan te tonen dat dit overeenkomt met de betwiste afschrijving.

Naast de hierboven genoemde punten moet u het bericht over de terugvordering grondig bestuderen. Voor de genoemde kwesties zijn mogelijk specifieke documenten nodig om de vorderingen te betwisten.

Zorg ervoor dat u onduidelijke punten uitzoekt. Neem contact op met het kaartnetwerk voor meer duidelijkheid en behandel alle punten zorgvuldig.

Breng het kaartnetwerk op de hoogte als u meer dan 30 dagen nodig heeft om uw bewijsstukken in te dienen. Zorg er echter voor dat u een geldige reden hebt, want zwakke excuses worden niet geaccepteerd.

Hoe voorkom je een terugvordering met redencode DP: dubbele verwerking

Fouten van verkopers zijn vaak de oorzaak van terugboekingen met redencode DP. Door uw bedrijfsvoering te verbeteren, kunt u deze dus voorkomen. Neem voorzorgsmaatregelen om frauduleuze transacties te voorkomen.

Met dat in gedachten volgen hier enkele maatregelen die u kunt nemen om terugboekingen met redencode DP te voorkomen:

• Controleer alle transactiebewijzen voordat u het geld stort. Zo kunt u dubbele betalingen snel opsporen en een terugbetaling uitvoeren.
• Dien transactiebatches achtereenvolgens in. Als u meer informatie wilt over de verwerkingsstatus van een batch, neem dan contact op met uw betalingsverwerker voordat u de batch opnieuw indient.
• Breng klanten op de hoogte vóór de datum van een terugkerende facturering of een termijnbetaling.
• Annuleer alle transacties als de kaarthouder naar een andere betaalmethode wil overschakelen. Breng de klant op de hoogte als de betaling al is verwerkt.
• Probeer mislukte transacties niet te forceren, vooral niet bij betalingen waarbij de kaart fysiek wordt aangeboden. Vraag de kaarthouder om een alternatieve betaalmethode.
• Verwerk terugbetalingen onmiddellijk als u dubbele transacties opmerkt
• Reageer snel op vragen van klanten om problemen op te lossen voordat ze uitmonden in terugboekingen
• Gebruik geschikte hulpmiddelen voor fraudepreventie op uw betaalterminals

‍