Ontdek terugboekingsredencode AW: gewijzigd bedrag

Wat is de Discover-chargeback-redencode AW?

De terugboekingscode van Discover geeft aan dat u voor de autorisatie een ander transactiebedrag hebt opgegeven dan het bedrag dat daadwerkelijk is geboekt. Deze code valt onder de categorie „geschillen met kaarthouders“ en heeft als korte omschrijving „Gewijzigd bedrag“. De kaarthouder is van mening dat het uiteindelijke bedrag dat van zijn rekening is afgeschreven, afwijkt van het bedrag dat hij heeft ontvangen.

Fouten die onder deze code tot terugboekingen leiden, kunnen voorkomen bij geldautomaattransacties of online verkopen. Ook bij contante opnames kan de terugboekingscode AW van toepassing zijn; contante opnames leiden echter vaker tot deze terugboekingen dan andere redenen.

We verwachten dat kaarthouders rechtstreeks contact met u opnemen wanneer ze een verschil constateren tussen het verwerkte bedrag en het bedrag dat ze hebben ontvangen of betaald. Dit is echter misschien niet altijd het geval. Sommigen hebben wellicht geprobeerd contact met u op te nemen, maar konden u niet bereiken.

Met het Discover-geschillenbeheersysteem kunt u geschillen van kaarthouders volgen en hierop adequaat reageren. U kunt zien wanneer zaken zijn geopend, wat de laatste updates zijn en wat de uiterste data zijn. Door dit systeem in de gaten te houden, kunt u geschillen snel signaleren en oplossen voordat ze escaleren tot terugboekingen.

Het is mogelijk dat het transactiebedrag tijdens de verwerking (opzettelijk of per ongeluk) wordt gewijzigd en dat de transactie vervolgens voor een ander bedrag wordt afgerond. Zowel kleine als grote wijzigingen in de bedragen kunnen ertoe leiden dat kaarthouders de transactie bij hun kaartuitgever betwisten.

Een snelle reactie via het Discover-geschillenproces is de beste manier om terugboekingen met de redencode AW te voorkomen. We zullen ook andere manieren bekijken om deze te voorkomen. Laten we ondertussen eens kijken naar de meest waarschijnlijke oorzaken van terugboekingen waarbij bedragen in de bedrijfsvoering zijn gewijzigd.

Waarom is het gebeurd?

Terugboekingen met de redencode AW doen zich voor wanneer er een aanzienlijk verschil bestaat tussen het geboekte bedrag en het verwerkte bedrag van een transactie. Voor de kaarthouder wijkt het uiteindelijke bedrag op zijn rekeningafschrift af van het bedrag waarmee hij akkoord is gegaan bij het autoriseren van de transactie. Sommige kaarthouders kunnen dergelijke gevallen als frauduleus beschouwen, waardoor uw bedrijf het risico loopt sancties opgelegd te krijgen.

Kort samengevat zijn dit de mogelijke oorzaken:

• U hebt een ander transactiebedrag op de rekening van de kaarthouder geboekt dan het bedrag dat was geautoriseerd.
• De geldautomaat heeft een ander bedrag uitgegeven dan de kaarthouder had ingevoerd.
• U hebt een ander bedrag in rekening gebracht nadat u toestemming had gevraagd voor een ander bedrag.
• U hebt bij een contante opname een ander bedrag uitgekeerd dan de kaarthouder had gevraagd.

Voor elke ingrijpende wijziging in het transactiebedrag is toestemming van de kaarthouder vereist. U dient de kaarthouder hiervan op de hoogte te stellen voordat u het nieuwe bedrag verwerkt op basis van de oude toestemming.

Deze wijzigingen kunnen betrekking hebben op provisies of vaste kosten voor de transactie. Een voorbeeld hiervan is wanneer er $100 voor een transactie wordt aangevraagd, maar er $120 wordt afgeschreven, inclusief $20 aan kosten. Door dit extra bedrag kan de kaarthouder de transactie betwisten en aanvoeren dat het bedrag waarmee hij akkoord was gegaan $100 was, en niet $120.

Als Discover over voldoende bewijs beschikt, zal het de zaak escaleren naar een terugvordering, in afwachting van uw eventuele weerlegging van de claims. U krijgt dertig dagen de tijd om de claims te weerleggen en samen met uw acquirer de terugvordering ongedaan te maken.

Het bijzondere geval van contante voorschotten

De sector van de Merchant Cash Advance (MCA) vormt een bijzonder geval wat betreft cashbacks onder redencode AW. Deze sector is niet op dezelfde manier gereguleerd als traditionele kredietinstellingen. Daardoor ontstaan er hiaten waardoor het lastig kan zijn om aan te tonen of het juiste bedrag aan de kredietnemer is uitgekeerd.

Handelaren die actief zijn in de MCA lopen een groter risico op terugboekingen waarbij het bedrag is gewijzigd. Dit kan te wijten zijn aan fouten of afspraken die voor de kredietnemer onduidelijk zijn. Een voorbeeld hiervan is het in rekening brengen van een percentage van de toekomstige omzet in plaats van een vast bedrag.

Aangezien er geen specifiek bedrag is vermeld, kan de kaarthouder de transactie betwisten. Het is dan eenvoudig aan te tonen dat het verwerkte bedrag en het bedrag dat de kaarthouder heeft ontvangen, van elkaar verschillen.

Een administratieve fout bij het invoeren van het bedrag van de contante voorschot is een andere veelvoorkomende reden voor terugboekingen onder deze redencode. Deze fout kan echter in beide richtingen voorkomen.

Kaarthouders kunnen beweren dat ze bij de contante opnametransactie niet het juiste bedrag hebben ontvangen. Dit soort gevallen van ‘vriendelijke fraude’ komen vaak voor bij terugboekingen met redencode AW.

Met voldoende bewijs kunt u de beweringen van de kaarthouder weerleggen en de terugvordering ongedaan maken. In het volgende gedeelte leest u hoe u hiermee omgaat.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe u de terugboekingsredencode AW: Gewijzigd bedrag kunt aanvechten

Uw verdediging tegen terugboekingen waarbij bedragen zijn gewijzigd, hangt af van twee zaken: of u het juiste bedrag hebt verwerkt of het juiste bedrag hebt uitgekeerd voor de contante voorschot. Als u fouten aan uw kant constateert, hebt u geen grond voor uw verdediging. Het beste wat u kunt doen, is de terugboeking accepteren en preventieve maatregelen nemen om herhaling in de toekomst te voorkomen.

Zo kunt u terugboekingen met redencode AW aanvechten:

• U hebt het juiste bedrag in rekening gebracht: lever bewijsstukken in waaruit blijkt dat de kaarthouder akkoord is gegaan met dat bedrag. Een ondertekende kwitantie of factuur met de goedkeuring van de kaarthouder volstaat. Als u over aanvullende documenten beschikt die uw standpunt verder onderbouwen, dient u deze in bij de kaartuitgever.
• De extra kosten zijn goedgekeurd: als de afwijking het gevolg is van extra kosten, moet u aantonen dat de kaarthouder op de hoogte was van deze extra kosten of toeslagen en hiermee akkoord is gegaan. Ook hier volstaat een ondertekende bon of factuur waaruit de goedkeuring van de kaarthouder blijkt.
• U hebt het juiste bedrag voor de contante opname uitgekeerd: Leg bewijsstukken over waaruit blijkt dat de kaarthouder het juiste bedrag heeft ontvangen dat in de aanvraag voor de contante opname was opgegeven. Een ondertekende kwitantie waarop het bedrag staat vermeld dat de kaarthouder heeft ontvangen, kan in dit geval van cruciaal belang zijn. Ook moet uit het document blijken op welke datum de kaarthouder de contante opname heeft ontvangen.
• U hebt een creditering verwerkt om het verschil te compenseren: als de terugvordering het gevolg was van fouten van de handelaar en u hebt al een creditering verwerkt om dit te compenseren, dient u het bewijs in te dienen. Op het rekeningafschrift moeten de datum en het bedrag van de transactie vermeld staan.

Hoe voorkom je een terugvordering met redencode AW: gewijzigd bedrag

Het is van essentieel belang dat de procedure voor het indienen en goedkeuren van transacties strikt wordt nageleefd om terugboekingen onder deze redencode te voorkomen. Bij transacties voor contant geldvoorschotten moeten er waarborgen zijn die voorkomen dat kredietnemers te weinig geld ontvangen. Andere nuttige maatregelen die u kunt nemen, zijn onder meer:

• Geef de klant een ontvangstbewijs ter ondertekening, waarop het bedrag staat vermeld dat hij of zij als voorschot in contanten heeft ontvangen.
• Controleer alle transactiebedragen nogmaals en zorg ervoor dat u de toestemming van de kaarthouder hebt voor eventuele wijzigingen of extra kosten.
• Bevestig alle gewijzigde transacties opnieuw.
• Zorg voor de juiste verwerkingsprocedures voor transacties waarbij fooien betrokken zijn.
• Onderhoud en update uw geldautomaten regelmatig om een optimale werking te garanderen.
• Controleer regelmatig of de transacties met betrekking tot voorschotten overeenkomen met het uitgekeerde bedrag.
• Gebruik geldtelapparaten om fouten bij het tellen en uitbetalen van contant geld voor voorschotten tot een minimum te beperken.

‍