Ontdek terugboekingsredencode AA: Wordt niet herkend

Wat is de Discover-chargeback-redencode AA?

De terugboekingscode AA is van toepassing op terugboekingen waarbij de kaarthouder een transactie niet herkent. Dit kan alleen voorkomen bij kaarthouders die offline of online zaken met u hebben gedaan. U moet echter nagaan of de kaarthouder de transactie werkelijk niet herkent of dat er sprake is van ‘vriendelijke fraude’.

Deze terugboekingscode komt vaak voor, maar de onderliggende oorzaak kan variëren. Het kan zijn dat de kaarthouder uw factureringsnaam (bedrijfsnaam) niet herkent, zelfs niet nadat hij of zij bij u heeft gekocht. Meestal bellen kaarthouders hun bank of kaartuitgever om een klacht in te dienen over de afschrijving op hun rekeningoverzicht.

Een afschrijving wordt niet ongeldig alleen omdat de kaarthouder deze betwist omdat hij deze niet herkent. Daarom moet u voldoende bewijs leveren om de beweringen van de kaarthouder te weerleggen. Soms kunt u de kaarthouder bellen of e-mailen om het misverstand uit de weg te ruimen.

Het Discover Network-geschillenbehandelingssysteem voor handelaren biedt een robuust platform om terugvorderingszaken te volgen. U kunt het geschil bekijken, beoordelen en relevant bewijsmateriaal indienen om het te weerleggen. Dat is een extra voordeel ten opzichte van het bericht over de terugvordering dat u van Discover ontvangt.

Uit terugboekingen met deze redencode kunnen we twee dingen afleiden. Ten eerste heeft de kaarthouder de transactie niet geautoriseerd, wat verklaart waarom hij deze niet erkent. Ten tweede heeft de kaarthouder de transactie wel geautoriseerd, maar de afschrijving niet herkend.

Ook bij terugboekingen met deze redencode komt fraude vaak voor. Toch bent u niet aansprakelijk als u voldoende maatregelen neemt om de toestemming van de kaarthouder te controleren.

We leggen uit hoe u de juiste toestemming kunt verkrijgen en fraude kunt voorkomen. Laten we ondertussen eens kijken naar de redenen die Discover waarschijnlijk zal aanvoeren bij het uitvoeren van terugboekingen met de redencode AA.

Waarom is het gebeurd?

Uitgevende banken verwerken terugboekingen met de redencode AA wanneer een kaarthouder contact met hen opneemt over een onbekende afschrijving. De afschrijving kan onrechtmatig zijn, wat betekent dat de oorzaak waarschijnlijk een fout van de handelaar is. Omgekeerd kan de afschrijving legitiem zijn, wat betekent dat het hoogstwaarschijnlijk om vriendschappelijke of daadwerkelijke fraude gaat.

Met dat in gedachten volgen hier in het kort de mogelijke oorzaken:

• De kaarthouder herkent een transactie niet als legitiem: er zijn verschillende redenen, waaronder een onbekende omschrijving van de transactie, waardoor kaarthouders een transactie als onherkenbaar kunnen markeren. Wanneer dit gebeurt, kunnen zij contact opnemen met hun bank en de transactie betwisten. Als de banken overtuigd zijn, kunnen zij een terugvordering in gang zetten, in afwachting van een reactie van de handelaar.

Een ander geval waarin kaarthouders een afschrijving mogelijk niet herkennen, is bij periodieke afschrijvingen. Het kan zijn dat ze zich niet meer realiseren dat ze eerder toestemming hebben gegeven voor deze terugkerende transactie. Met voldoende bewijs kunt u hiertegen bezwaar maken en de terugvordering ongedaan maken.

Als de afschrijving legitiem is, kunnen we dit een geval van ‘vriendelijke fraude’ noemen. Familieleden van de kaarthouder kunnen de transactie hebben goedgekeurd zonder dat de kaarthouder hiervan op de hoogte was. Dit maakt de afschrijving echter niet ongeldig.

• De transactie is onrechtmatig uitgevoerd: oplichters kunnen de gegevens van een gestolen kaart gebruiken om transacties uit te voeren die op het eerste gezicht legitiem lijken. Ook al lijkt de transactie legitiem, kunt u aansprakelijk worden gesteld voor de fraude als uit bewijsmateriaal blijkt dat de autorisatie frauduleus was. Dat gebeurt als u tijdens de verwerking geen adequate fraudepreventiemaatregelen toepast.

Als de redenen in het terugboekingsbericht verduidelijking behoeven, kunt u contact opnemen met de kaarthouder voor meer informatie. Zorg er echter voor dat u dit doet binnen de grenzen van de geldende regelgeving in de sector. De beste manier om eventuele twijfels weg te nemen, is door contact op te nemen met uw acquirerende bank.

Acquirers kunnen u helpen om de terugvordering beter te begrijpen en u adviseren over hoe u hierop kunt reageren.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe ga je om met chargeback-redencode AA: Niet herkend?

U dient binnen 30 dagen te reageren op terugboekingen die zijn ingediend onder redencode AA. Hoewel wij u aanraden zo snel mogelijk te reageren, is het belangrijk dat u de tijd neemt om bewijsmateriaal te verzamelen en alle punten die de kaarthouder naar voren heeft gebracht te behandelen.

Dit zijn onze aanbevolen werkwijzen voor het afhandelen van terugboekingen met deze redencode:

• Leg bewijsstukken over waaruit blijkt dat de kaarthouder de goederen of diensten heeft ontvangen die met de betwiste afschrijving zijn betaald. Bij fysieke aankopen volstaan ondertekende ontvangstbewijzen bij levering.
• Laat zien dat de kaarthouder de aangeschafte digitale producten heeft gebruikt.
• Bewijs dat u de identiteit van de kaarthouder tijdens de aankoop hebt gecontroleerd. Toon ook aan dat u toestemming hebt gevraagd en gekregen voordat u de transactie hebt verwerkt. Als bewijs kunt u in dit geval bijvoorbeeld de pincode van de kaarthouder, zijn handtekening of een afdruk van de kaart gebruiken.
• Bewijs dat de afschrijving deel uitmaakt van een doorlopende incasso waarvoor de kaarthouder eerder toestemming heeft gegeven.
• Dien bewijs van de terugbetaling in. Het transactiebedrag moet gelijk zijn aan het betwiste bedrag. Als er een verschil is, leg dan uit waarom het bedrag lager is.
• Leg bewijsstukken over het bereiken van een akkoord met de kaarthouder voor. Zorg ervoor dat u over bewijs beschikt dat de kaarthouder hiermee akkoord is gegaan.

Beantwoord bij het reageren op terugboekingen met deze redencode alle aangevoerde punten. Houd er rekening mee dat uw reactie overtuigend genoeg moet zijn om de beweringen van de kaarthouder te weerleggen.

Hoe voorkom je een terugvordering van Discover met redencode AA: wordt niet herkend

Door een goede bedrijfsethiek te hanteren, voorkomt u terugboekingen op basis van deze redencode en bouwt u bovendien een goede reputatie op. Als u veel terugboekingen als gevolg van fraude krijgt, loopt uw bedrijf het risico op een zwarte lijst te worden geplaatst. Daarom moeten uw preventieve maatregelen ook fraudepreventietools omvatten.

Met dat in gedachten volgen hier enkele manieren om terugboekingen onder redencode AA te voorkomen:

• Gebruik een herkenbare omschrijving van de facturering of handelaar bij transacties. Zorg ervoor dat uw kaarthouders goed op de hoogte worden gebracht als de bedrijfsnaam verandert of als er iets anders is dat van invloed is op de omschrijving.
• Gebruik van fraudebestrijdingsinstrumenten zoals 3-D Secure, AVS en CVV-verificatie
• Een efficiënte en vriendelijke klantenservice bieden
• Zorg ervoor dat uw kaarthouders bij geschillen snel contact met u kunnen opnemen. Zo voorkomt u dat de meeste gevallen uitmonden in een terugvordering.
• Zorgen voor een snelle afhandeling en terugbetaling wanneer de oorzaak van een betwiste afschrijving een fout van de handelaar is
• De kaarthouder informeren over een aanstaande transactie in het kader van een doorlopende incasso. Zo krijgt hij de kans om de transactie te annuleren.
• Medewerkers opleiden over de juiste bedrijfsprocedures, autorisatieprotocollen en het oplossen van geschillen
• Het bijhouden van gegevens wanneer kaarthouders gekochte goederen en diensten ontvangen
• Stuur klanten een follow-up-e-mail wanneer ze online fysieke of digitale producten kopen

‍