American Express-terugboekingscode P23: Verschil in valuta

Wat is American Express-terugboekingscode P23?

Internationale verkoop heeft zo zijn voor- en nadelen, waar lokale handelaren die lokale klanten bedienen zich doorgaans geen zorgen over hoeven te maken. Valutaomrekeningen zijn noodzakelijk om betalingen van klanten in verschillende lokale valuta’s te verwerken. De American Express-code P23 voor terugboekingen heeft betrekking op transacties waarbij valutaverschillen zijn ontstaan als gevolg van geschillen met klanten.

American Express begint de geschillenafhandeling door samen te werken met de kaarthouder. Als er voldoende informatie is om een terugboeking te rechtvaardigen, verwerkt AmEx deze met deze redencode. Anders ontvangt u een verzoek om aanvullende informatie over het geschil.

Bij terugboekingen met redencode P23 stelt de kaarthouder dat u de betaling in een andere valuta hebt verwerkt dan de valuta die bij het afrekenen was goedgekeurd. De kaarthouder heeft bijvoorbeeld toestemming gegeven voor betaling in Britse ponden, maar u hebt in plaats daarvan de Amerikaanse dollar gebruikt. Deze geschillen kunnen worden opgelost voordat ze escaleren tot terugboekingen, maar sommige klanten kunnen zich rechtstreeks tot hun kaartuitgever wenden.

Niet alleen internationale transacties kunnen leiden tot terugboekingen met redencode P23. Reizigers willen mogelijk ook in hun eigen valuta bij u kopen, zelfs als ze zich in uw land bevinden. Dit komt vaak voor, aangezien de meeste reizigers liever de rompslomp vermijden die gepaard gaat met het aanvragen van nieuwe kaarten voor aankopen tijdens hun reis.

Het systeem voor dynamische valutaconversie (DCC) regelt betalingen in andere valuta’s dan uw lokale valuta. Kaartuitgevers bieden geen dynamische valutaconversie aan, waardoor u een beroep moet doen op derde partijen. Aan het gebruik van DCC zijn echter kosten verbonden, waardoor de wisselkoersen iets hoger kunnen uitvallen dan op de valutamarkt.

Fouten van de handelaar zijn de belangrijkste oorzaak van terugboekingen onder deze redencode. Kaarthouders kunnen echter ook valse claims indienen, zelfs als u zich aan de beste praktijken in de sector houdt.

In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u terugboekingen met deze redencode kunt betwisten en een terugboeking kunt verkrijgen. American Express zal de terugboeking ongedaan maken als uw reactie het geschil succesvol oplost. Daarom laten we u de meest voorkomende oorzaken zien en de beste aanpak voor elk scenario.

Waarom is het gebeurd?

Terugboekingen met redencode P23 komen vaak voor om de volgende redenen:

• Fout van de handelaar: u hebt bij het verwerken van de transactie de verkeerde valuta gebruikt. Dit verschil leidt tot een onjuiste afschrijving of een bedrag dat hoger is dan de kaarthouder had verwacht. De kaarthouder zal de afschrijving betwisten door contact met u of de kaartuitgever op te nemen.

Fouten in deze categorie komen vaak voor bij het selecteren van de valuta voor de definitieve verwerking. Het gaat om een invoerfout die met wat extra aandacht en zorgvuldigheid kan worden voorkomen. Ook is de kans groot dat u of uw medewerkers deze fout maken als u niet bekend bent met internationale valutaconversies.

• Het toepassen van dynamische valutaconversie zonder toestemming van de kaarthouder: Kaarthouders moeten de mogelijkheid hebben om bij hun transacties gebruik te maken van dynamische valutaconversie. Hierdoor krijgen zij een indicatie van het verwachte eindbedrag of een schatting daarvan. Als deze stap wordt overgeslagen en dynamische valutaconversie zonder toestemming wordt toegepast, kan het eindbedrag hoger uitvallen dan de kaarthouder had verwacht.

Kaarthouders zullen transacties betwisten als het uiteindelijke bedrag hoger is dan ze hadden verwacht. American Express of de uitgever zal na onderzoek de terugvordering toeschrijven aan een valutaverschil, aangezien er sprake is van valutaconversies.

Handelaren passen nog steeds onbewust dynamische valutaconversies toe. De meeste klanten begrijpen niet wat de gevolgen zijn van het gebruik van deze oplossing bij transacties.

Vriendschappelijke fraude en opzettelijke fraude

Kaarthouders kunnen vergeten welke valuta voor transacties is goedgekeurd en terugvorderingen indienen wegens ‘vriendelijke fraude’. Er kan ook sprake zijn van kopersremorse wanneer het uiteindelijke bedrag veel hoger uitvalt dan de klant had verwacht. Deze gevallen vallen onder ‘vriendelijke fraude’.

Sommige kaarthouders dienen mogelijk opzettelijk een terugvordering in nadat ze akkoord zijn gegaan met een dynamische valutaconversie of het definitieve bedrag. Deze praktijk komt veel voor bij cyberwinkeldiefstal, waarbij de daders hun geld terug willen krijgen zonder de goederen terug te brengen.

Het enige wat u hoeft te doen, is de transactie controleren voor de voorafgaande goedkeuring door de kaarthouder. Als de goedkeuring is verleend, hoeft u zich nergens zorgen over te maken.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe u terugvordering door American Express met redencode P23 kunt aanvechten: valutaverschil

American Express geeft u 20 dagen de tijd om op deze terugvordering te reageren. Bekijk de transactie binnen deze termijn en stel een uitgebreid antwoord op waarin u alle punten uit het terugvorderingsbericht behandelt. Met dat in gedachten volgt hier hoe u terugvorderingen met redencode P23 het beste kunt aanpakken:

• Als de kaarthouder akkoord is gegaan met dynamische valutaconversie: lever dan bewijs aan waaruit blijkt dat de kaarthouder op de afrekenpagina de optie voor dynamische valutaconversie heeft aangevinkt. U kunt ook kassabonnen of facturen van offline of in-store aankopen overleggen om aan te tonen dat de kaarthouder akkoord is gegaan met het gebruik van DCC.
• Als er geen valutaconversie heeft plaatsgevonden: Lever bewijs aan dat u bij de aankoop geen valutaconversie hebt toegepast.
• Als u de kaarthouder een terugbetaling hebt gedaan: dien dan bewijsstukkenin waaruit de terugbetaling aan de kaarthouder blijkt. Op het document moeten de transactiedatum en het bedrag staan vermeld. Bovendien moet het bedrag overeenkomen met de betwiste transactie.

Indien nodig kunt u bij de kaarthouder aandringen op een alternatieve oplossing. De klant kan bijvoorbeeld toezeggen een extra artikel of dienst te leveren. Leg het bewijs van deze afspraak voor aan uw acquirer of de uitgever.

Accepteer de terugboeking als de fout bij de verkoper ligt. Zorg er echter voor dat u passende maatregelen neemt om valutaverschillen bij toekomstige transacties te voorkomen.

Hoe voorkom je American Express-terugboekingscode P23: valutaverschil

Dynamische valutaconversie maakt transacties in vreemde valuta voor de kaarthouder eenvoudig. Zorg er echter voor dat uw klanten zelf kunnen kiezen wanneer ze dit systeem op hun transacties willen toepassen. Bied deze optie aan op de afrekenpagina voor online transacties en op de kassabonnen voor offline transacties.

Andere preventieve maatregelen zijn onder meer:

• Implementeer robuuste systemen voor het beheer van meerdere valuta’s
• Gebruik omschrijvingen voor facturen die klanten direct herkennen op hun afschriften.
• Behandel alle klachten van klanten onmiddellijk.
• Leg dynamische valutaconversie uit aan uw kaarthouders.
• Verwerk en dien kredietterugbetalingen zo snel mogelijk in.
• Reageer snel op vragen of verzoeken om informatie.
• Geef een duidelijk overzicht en een toelichting op de documenten die bij uw reactie zijn gevoegd.
• Houd uw e-mailaccounts actief en maak gebruik van meldingen om op de hoogte te blijven van klachten, vragen en terugboekingsberichten van klanten.
• Verwerk transacties altijd in de valuta die de kaarthouder verwacht.
• Houd uw transacties bij.
• Bewaar uw transactiegegevens op veilige, brandveilige en gemakkelijk toegankelijke locaties.

‍