American Express-code voor terugvordering P08: Dubbele afschrijving

Wat is AmEx-terugboekingscode P08?

De terugboekingscode P08 van American Express duidt op verwerkingsfouten die verband houden met dubbele transacties. Kaarthouders dienen een geschil in als zij van mening zijn dat twee of meer afschrijvingen op hun rekening dubbel zijn. American Express verwerkt een terugboeking onder terugboekingscode P08 om de klachten op te lossen.

Bij dubbele afschrijvingen gaat het om hetzelfde bedrag dat op een andere manier is verwerkt. De afschrijvingen zullen hoogstwaarschijnlijk ook dezelfde omschrijving hebben. Daarom zullen kaarthouders al snel denken dat de tweede en volgende afschrijvingen dubbel zijn.

Dit soort kwesties kunnen worden opgelost via het American Express Dispute Center. Het is ook mogelijk dat de kaarthouder contact met u opneemt om de betreffende afschrijvingen te betwisten. Dat zou het geschil moeten oplossen en een terugvordering moeten voorkomen.

Sommige kaarthouders zullen American Express overtuigend bewijs voorleggen om een terugvordering mogelijk te maken. Verwacht niet dat al uw klanten bij dit soort problemen eerst contact met u opnemen. Als American Express op basis van hun klachten een dubbele afschrijving constateert, wordt de terugvordering dus aan u doorberekend.

Kaarthouders kunnen terugkerende afschrijvingen aanzien voor dubbele transacties en hiertegen bezwaar aantekenen. Het kan echter ook voorkomen dat u per ongeluk een transactie meer dan eens indient, waardoor er een dubbele transactie ontstaat.

Bij periodieke afschrijvingen kunnen er nog steeds dubbele afschrijvingen plaatsvinden. Dit gebeurt als u één afschrijving meer dan eens indient. De kaarthouder zal de volgende afschrijving betwisten als deze plaatsvindt vóór de volgende factureringsperiode.

Als u van mening bent dat de terugvordering onder redencode P08 onterecht is, kunt u hiertegen bezwaar aantekenen en de terugvordering ongedaan maken. We laten u zien hoe u deze terugvorderingen kunt aanvechten. We zullen echter eerst de voorwaarden van American Express bekijken die gelden voor het verwerken van terugvorderingen onder redencode P08.

We zullen ook ingaan op manieren om terugboekingen als gevolg van dubbele transacties te voorkomen. Dit zijn zaken die u in uw bedrijf kunt invoeren of juist kunt vermijden.

Waarom is het gebeurd?

Terugboekingen met deze redencode vinden plaats wanneer American Express van mening is dat u een dubbele afschrijving op de rekening van een kaarthouder hebt uitgevoerd. Wanneer deze terugboekingen terecht zijn, zijn fouten van de handelaar vaak de oorzaak. Technische storingen of netwerkfouten kunnen ertoe leiden dat reeds verwerkte transacties opnieuw worden ingediend.

Het forceren van transacties wanneer deze worden geweigerd, kan ook leiden tot terugboekingen onder redencode P08. Dit kan zowel bij online als offline transacties gebeuren (zowel bij transacties waarbij de kaart fysiek aanwezig is als bij transacties waarbij de kaart niet fysiek aanwezig is). In dit geval kunnen eerdere pogingen toch worden verwerkt, zelfs wanneer u een nieuwe betaling verwerkt.

Fouten van de handelaar kunnen leiden tot terugboekingen onder de redencode p08, maar ook kaarthouders kunnen fouten maken. Met dat in gedachten volgen hier de aanvaardbare oorzaken van deze terugboekingen:

• Een transactie is twee keer ingediend, waardoor deze dubbel is verwerkt
• Er is geen creditering uitgevoerd om de dubbele transactie te compenseren: u heeft nog steeds de tijd om de dubbele transacties te compenseren wanneer deze zich voordoen. Pas als u niet op tijd reageert, kan American Express ingrijpen om de terugvordering voor de klant te verwerken.
• De transacties hebben identieke of vergelijkbare datums, omschrijvingen, bedragen, enz. Deze gegevens tonen aan dat de volgende transacties duplicaten zijn van de eerste. In dat geval zal AmEx namens de kaarthouder een terugvordering in gang zetten.
• De kaarthouder dient een geschil in en stelt dat slechts één afschrijving geldig is, aangezien het om slechts één aankoop gaat. Verkoop- en leveringsbonnen kunnen voor AmEx voldoende bewijs zijn om een terugvordering te verwerken.
• De online aankoop is geweigerd: technische problemen en netwerkfouten kunnen ervoor zorgen dat online betalingen mislukken of onvolledig worden verwerkt. Als een kaarthouder vervolgens een nieuwe aankoop doet en het bedrag van de mislukte transactie alsnog wordt afgeschreven, zal hij of zij hiertegen bezwaar maken. American Express behandelt dit als een dubbele afschrijving, tenzij er andere omstandigheden zijn die onder een andere foutcode vallen.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Doorlopende facturering en betaling in termijnen

Kaarthouders kunnen terugkerende afschrijvingen aanzien voor dubbele transacties. Deze kunnen wekelijks of maandelijks plaatsvinden, afhankelijk van het abonnement. 

Naast terugkerende afschrijvingen kunnen klanten termijnbetalingen ook aanzien voor dubbele transacties. Dit gebeurt vaak wanneer beide transacties hetzelfde bedrag en dezelfde omschrijving hebben.

Het verwarren van terugkerende factureringen en termijnbetalingen met dubbele transacties kan worden beschouwd als ‘vriendelijke fraude’. Zelfs als u de kwestie met uw klant hebt opgelost, moet u American Express toch een overtuigend bewijs sturen.

We zullen nagaan welk bewijsmateriaal u nodig hebt. Welk bewijs u nodig hebt, hangt af van de reden waarom de terugvordering is gedaan. Soms moet u contact opnemen met de kaarthouder om te achterhalen waarom de terugvordering is gedaan.

Hoe u terugvordering door American Express met redencode P08 kunt aanvechten: dubbele afschrijving

We waarderen de eenvoudige aanpak van American Express en de ruimte die ze bieden om terugboekingen aan te vechten. Je hoeft alleen maar de juiste documenten te uploaden om je standpunt binnen de gestelde termijn te onderbouwen.

Net als bij de meeste terugboekingen via American Express hebben handelaren 20 dagen de tijd om op P08 te reageren. Hieronder leest u hoe u terugboekingen met redencode P08 kunt aanvechten:

• Als het om een doorlopende incasso gaat: lever dan bewijsstukken aan waaruit blijkt dat de „dubbele afschrijving“ deel uitmaakt van de doorlopende incasso. U kunt het oorspronkelijke betalingsbewijs gebruiken waarop de voorwaarden van de doorlopende transactie staan vermeld, inclusief de afgesproken data voor de betalingen.
• Als het om een afbetalingsregeling gaat: voor afbetalingen geldt hetzelfde als voor terugkerende afschrijvingen. Leg bewijsstukken over waaruit blijkt dat de „dubbele afschrijving“ deel uitmaakt van een afbetalingsovereenkomst met de kaarthouder.
• Als er sprake was van een fout van de handelaar: accepteer de terugvordering en neem preventieve maatregelen.
• Als u een creditering hebt verwerkt om de dubbele afschrijving te compenseren: lever dan bewijsstukken in waaruit de crediteringstransactie blijkt. Daarin moeten het bedrag en de datum zijn vermeld om aan te tonen dat de transactie de dubbele afschrijving compenseert.

Hoe u AmEx-terugvordering met redencode P08 kunt voorkomen: dubbele afschrijving

Terugboekingen als gevolg van dubbele afschrijvingen zijn eenvoudig te voorkomen. Door fouten aan uw kant tot een minimum te beperken of te voorkomen, voorkomt u dat één transactie meerdere keren wordt verwerkt. Toch kunnen kaarthouders nog steeds fouten maken.

Hieronder volgen onze aanbevolen stappen om terugboekingen als gevolg van dubbele afschrijvingen te voorkomen:

• Probeer afgebroken of mislukte transacties niet opnieuw uit te voeren. Controleer of de mislukte afschrijving alsnog is verwerkt voordat u het opnieuw probeert. Doe dit zowel bij offline als bij online aankopen.
• Gebruik duidelijke omschrijvingen op de rekeningafschriften. Zorg er bij terugkerende betalingen voor dat de omschrijving verwijst naar de terugkerende factuur. Doe hetzelfde bij termijnbetalingen.
• Controleer alle bonnen om te zien of een klant dubbel is gefactureerd. Doe dit regelmatig om dubbele afschrijvingen op te sporen voordat ze tot terugboekingen leiden.
• Verwerk de crediteringen om dubbele afschrijvingen snel te corrigeren. Doe dit zodra u de fout opmerkt of zodra de kaarthouder contact met u opneemt.

‍