American Express-code voor terugboekingsreden P07: Te late indiening

Wat is American Express-terugboekingscode P07?

Handelaren dienen geautoriseerde transacties doorgaans snel in, zodat de uitgever de betaling onmiddellijk kan verwerken. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarin u de indiening uitstelt, hetzij om zakelijke redenen, hetzij op verzoek van de klant. Deze vertraging kan leiden tot verwerkingsfouten, waardoor de American Express-terugboekingscode P07 wordt weergegeven met de vermelding „te late indiening“.

Het kan zijn dat American Express of de kaartuitgever niet veel informatie in het terugboekingsbericht vermeldt, aangezien de code alles al zegt. Het betekent simpelweg dat je de aanvraag na de gestelde termijn hebt ingediend. Daarom ligt de fout vaak bij de handelaar.

De uitgever genereert deze terugboeking om de kaarthouder terug te betalen, aangezien u de transactie niet voor definitieve verwerking hebt ingediend. Geschillen met kaarthouders leiden zelden tot deze terugboekingscode. Deze vallen onder de categorie ‘geschillen met kaarthouders’.

We begrijpen het als u de indiening wilt uitstellen. De belangrijkste redenen hiervoor zijn onder meer:

• Batchverwerking, die één keer per dag kan plaatsvinden,
• Een klant kan vragen om een voorbestelling pas te verwerken nadat het artikel is aangekomen.
• Klanten kunnen abonnementen goedkeuren, maar u vragen om de daadwerkelijke facturering uit te stellen. Ze kiezen hier soms voor om een uniforme factureringscyclus te hebben of om deze af te stemmen op hun financiële cyclus.
• Bij hotelovernachtingen kan de reservering tot de laatste dag worden vastgehouden, zodat er nog laatste aanpassingen kunnen worden gedaan.

Bij een transactieautorisatie worden betalingen pas verwerkt na de definitieve verzending. Wat er in plaats daarvan gebeurt, is dat de kaartuitgever controleert of de kaart geldig is, of er geen betalingsachterstanden zijn en of er voldoende saldo is om de transactie uit te voeren. Vervolgens kunt u deze samen met andere betalingen in een batch verzenden.

Ongeacht de redenen waarom u het indienen van een transactie uitstelt, loopt u het risico dat er onder deze redencode terugboekingen plaatsvinden. We zullen de mogelijke scenario’s bekijken die leiden tot de American Express-terugboekingsredencode P07. U leert ook hoe u hiermee om kunt gaan en hoe u een goede reputatie bij American Express en uw klanten kunt behouden.

Wij raden u aan om dit soort terugboekingen in de toekomst te voorkomen, zodat u een goede reputatie behoudt.

Waarom is het gebeurd?

Terugboekingen met redencode P07 vinden plaats omdat American Express uw transactie als te laat ingediend heeft aangemerkt. Voor alle transactieautorisaties gelden geldige tijdslimieten, en u moet de betaling binnen deze termijn indienen. Hoewel te late indiening de belangrijkste oorzaak is van terugboekingen met deze redencode, kunnen ook klachten van kaarthouders hiertoe leiden.

Mogelijke redenen waarom dit soort terugboekingen plaatsvinden, zijn onder meer:

• Procedurefout of vergissing: In dit scenario bent u vergeten de transactie op tijd door te voeren nadat u toestemming had gekregen. Het kan ook het gevolg zijn van procedurefouten in de bedrijfsvoering of in de transmissiesystemen. In dit scenario heeft u weinig houvast bij het aanvechten van terugboekingen van deze aard.

Sommige nieuwere handelaren doen dit bewust, in de hoop hun klanten tevreden te stellen, zonder zich bewust te zijn van de gevolgen. American Express kijkt niet naar de intenties, maar naar de naleving van hun servicevoorwaarden.

• De accountstatus is gewijzigd: accounts kunnen ongeldig worden als u te lang wacht met het indienen. Soms kan dit leiden tot het sluiten of zelfs blokkeren van accounts. Door deze statuswijziging vervalt de eerdere autorisatie.

American Express kan terugboekingen met betrekking tot ongeldige rekeningen onder een andere redencode verwerken. Als er echter eerder een autorisatie had plaatsgevonden en u de transactie na de statuswijziging hebt ingediend, vindt de terugboeking onder deze code plaats.

• Geschillen met kaarthouders: Sommige kaarthouders zijn zich mogelijk niet bewust van hun eerdere verzoek om een transactie uit te stellen. Als de betaling later wordt verwerkt, kan dit ertoe leiden dat zij de afschrijving betwisten. American Express behandelt terugvorderingen zorgvuldig, maar in sommige gevallen kunnen er onder deze code toch gevallen door de mazen van het net glippen.

Dit scenario komt vaker voor bij periodieke facturering. Dat brengt ons bij diensten op basis van een abonnement.

Terugboekingen met de redencode P07 kunnen voorkomen bij zowel offline- als internettransacties. Ook bij telefonische en postorderbestellingen kunnen dergelijke terugboekingen plaatsvinden.

Soms kan een gesprek met de klant het geschil oplossen. Dat werkt als de terugboekingen het gevolg zijn van hun klachten. Anders moet u de kwestie afhandelen volgens de richtlijnen van American Express.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe u terugvordering van American Express met redencode P07 kunt aanvechten: te late indiening

U dient binnen 20 dagen na ontvangst van het terugboekingsbericht te reageren. Ga in uw reactie in op alle punten in het terugboekingsbericht om American Express een bevredigend antwoord te geven. Anders blijft de terugboeking van kracht.

Zo ga je te werk bij terugboekingen met redencode P07:

• Als u de transactie hebt ingediend voordat de autorisatie was verlopen: lever dan bewijs dat uw aanvraag vóór het verstrijken van de autorisatie is ontvangen. U kunt uw bewering ook staven door te vergelijken wanneer de autorisatie is verlopen en wanneer u de transactie hebt ingediend. American Express zal de terugvordering ongedaan maken als blijkt dat u binnen de gestelde termijn hebt gehandeld.
• Als u al een creditering hebt verwerkt om de betwiste afschrijving te compenseren: stuur dan een bewijs van de crediteringstransactie mee en geef aan hoe deze de betwiste afschrijving compenseert. De transactiebedragen moeten met elkaar overeenkomen. Als dat niet het geval is, leg dan uit wat de verschillen zijn en waarom u dat bedrag hebt ingehouden.

Als er sprake is van afwijkingen van de hierboven beschreven voorwaarden, wordt de terugvordering geaccepteerd. Accepteer deze daarom en neem de nodige maatregelen om uw transacties in te dienen voordat de autorisatie verloopt.

Normale machtigingen blijven zeven tot tien dagen geldig. Daarna stort de uitgever het bedrag terug op de rekening van de kaarthouder.

Kies voor flexibelere autorisaties als u meer tijd nodig hebt voordat u transacties indient.

Hoe voorkom je American Express-terugboekingscode P07: te late indiening

Zorg dat u op de hoogte bent van de standaardverwerkingstermijnen en dien transacties binnen deze termijn in. Wij raden u aan dagelijks batches in te dienen om te voorkomen dat transacties naar de volgende dag worden overgedragen. Hieronder volgen nog enkele andere manieren om terugboekingen onder redencode P07 te voorkomen:

• Gebruik geschatte autorisaties als u niet zeker bent van het definitieve transactiebedrag. Geef aan dat het transactiebedrag een schatting is.
• Gebruik stapsgewijze autorisatie als het nodig is om het eindbedrag te verhogen zonder een nieuwe transactie in te dienen.
• Werk uw software en hardware bij voor een optimale werking.
• Dien de ontvangstbewijzen van bestellingen nog dezelfde dag in bij uw acquirer.
• Breng uw klanten op de hoogte van terugkerende facturering en geef hen de mogelijkheid om indien nodig over te stappen op een andere betaalmethode.
• Houd uw geautoriseerde transacties in de gaten om ervoor te zorgen dat ze tijdig worden afgewikkeld.
• Zorg ervoor dat je e-mailaccounts actief blijven, zodat je klachten van klanten snel kunt afhandelen.
• Zorg ervoor dat uw e-mailaccount actief blijft, zodat u snel kunt reageren op verzoeken van uitgevers om informatie op te vragen.
• Zorg voor een efficiënt archiveringssysteem voor uw dagelijkse transacties.

‍