American Express-terugboekingsredencode FR6: Programma voor gedeeltelijke onmiddellijke terugboeking

Wat houdt de American Express-terugboekingscode FR6 in?

Terugboekingen werpen geen goed licht op uw bedrijf; daarom moet u ze vermijden. De American Express-terugboekingscode FR6 duidt op betwiste transacties wanneer de handelaar deelneemt aan het programma voor gedeeltelijke onmiddellijke terugboekingen. Deze code valt onder de categorie „navraag/diversen“ en omvat meer dan alleen mogelijke frauduleuze transacties.

American Express maakt gebruik van verschillende programma’s voor fraudebewaking en terugvorderingcontrole om handelaren in de gaten te houden en betrouwbare zakelijke transacties te bevorderen. Het Fraud Full Recourse-programma is een van die programma’s, maar het is uitsluitend bedoeld voor terugvorderingen die verband houden met fraude. Handelaren worden hiervoor aangemeld wanneer zij te maken krijgen met buitensporig veel terugvorderingen als gevolg van geschillen met klanten.

Kaarthouders moeten transacties betwisten voordat American Express besluit de FR6-redencode te gebruiken. Elk geschil dat niet onder de gebruikelijke terugboekingscodes valt, kan ertoe leiden dat American Express deze code toepast. Daarom hebben handelaren die deelnemen aan het programma voor gedeeltelijke onmiddellijke terugboekingen weinig speelruimte om klachten op te lossen voordat deze escaleren tot een terugboeking.

Gelukkig kunt u overtuigend bewijsmateriaal gebruiken wanneer u terugboekingen op basis van deze redencode betwist. Hieronder vallen onder meer:

• Foto’s die betrekking hebben op het gebruik of de ontvangst van de goederen of diensten door de kaarthouder
• Handtekeningen op ontvangstbewijzen of andere overeenkomsten
• E-mailconversaties
• Andere relevante documenten buiten de standaardtransactiegegevens die uw zaak kunnen ondersteunen

U kunt dit bewijsmateriaal overleggen wanneer u reageert op het bericht over de terugvordering. Uw doel moet echter zijn om uit het programma voor onmiddellijke gedeeltelijke terugvorderingen te stappen. Bij toekomstige terugvorderingen wordt de redencode gebruikt als u nog steeds aan het programma deelneemt.

Het programma voor gedeeltelijke onmiddellijke terugboeking

American Express heeft dit programma opgezet om handelaren met buitensporig veel terugboekingen in de gaten te houden. Het maakt niet uit of de meeste terugboekingen met succes worden betwist, als dat pas na de eerste verwerking gebeurt. Het doel van de kaartuitgever is ervoor te zorgen dat handelaren het aantal terugboekingen tot een absoluut minimum beperken.

Overmatige terugboekingen kunnen de volgende oorzaken hebben:

• Slechte klantenservice, waardoor kaarthouders gedwongen worden om bij hun kaartuitgever een terugvordering in te dienen
• Trage en lakse reactie op verzoeken om informatie
• Het gebruik van kassasystemen die betalingen met chipkaarten verwerken zonder pincodeverificatie
• Het doorgeven van gedeeltelijke chipgegevens aan American Express tijdens betalingen
• Het gebruik van betaalterminals die niet geschikt zijn voor EMV
• Onduidelijk terugbetalingsbeleid
• Trage verwerking van crediteringen ter compensatie van terugbetalingen aan klanten

De lijst kan nog verder worden aangevuld, afhankelijk van fouten van de handelaar en geschillen met klanten. American Express zal deze terugboekingscode echter gebruiken wanneer de betwiste transacties binnen bepaalde bedragen vallen. Dit zijn bedragen tot $ 20, $ 25, $ 50, $ 100 of $ 250.

Als deze drempels worden overschreden, worden er andere terugboekingscodes toegepast wanneer klanten transacties betwisten. Bij gevallen van fraude kan de code FR2 worden toegepast als u deelneemt aan het Fraud Full Recourse Program.

American Express stuurt geen verzoeken om informatie over terugboekingen in deze categorie. In plaats daarvan volgen ze de onderstaande stappen:

• Bekijk het bezwaar van de kaarthouder
• Controleer of u deelneemt aan het programma voor gedeeltelijke onmiddellijke terugboekingen.
• Verwerk de terugboeking onder de redencode FR6 als u aan het programma deelneemt.
• Dien een aanvraag in als u niet aan het programma deelneemt.

Waarom is het gebeurd?

Terugboekingen met deze redencode vinden plaats wanneer kaarthouders transacties betwisten. De redenen hiervoor kunnen variëren, mits u deelneemt aan het programma voor onmiddellijke gedeeltelijke terugboekingen. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Fout bij de handelaar: Deze fouten kunnen verschillende oorzaken hebben. Enkele voorbeelden zijn het niet verwerken van annuleringsverzoeken, terugkerende facturering, verschillen in valuta, verborgen kosten, het doorvoeren van transacties met een ongeldige autorisatiecode, enz. U kunt de andere codes voor terugboekingsredenen en de onderliggende oorzaken ervan raadplegen.

Terugboekingen als gevolg van fouten van de handelaar blijven staan, tenzij American Express ze buiten de standaardtermijn heeft verwerkt. Daarom zijn zij er vaak de oorzaak van dat uw aantal terugboekingen zo hoog oploopt dat u in aanmerking komt voor het programma voor gedeeltelijke onmiddellijke terugboekingen.

• Geschillen met kaarthouders: Kaarthouders kunnen een transactie betwisten, zelfs als deze per ongeluk is uitgevoerd. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een kaarthouder instemt met een doorlopende incasso, maar dit tijdens de volgende factureringscyclus weer vergeet. Wij classificeren deze gevallen als ‘vriendelijke fraude’.

Winkeldieven en andere malafide klanten kunnen transacties bewust betwisten om terugboekingen te rechtvaardigen. Zo kan een cyberwinkeldief bijvoorbeeld een terugbetaling eisen, zelfs nadat hij uw goederen of diensten heeft ontvangen en gebruikt.

Door snel te reageren op verzoeken om informatie en met gedegen bewijs te komen, kunt u dit soort terugvorderingen voorkomen. Toch komen ze nog steeds vaak genoeg voor om uw aantal terugvorderingen te doen stijgen, waardoor u in aanmerking komt voor het programma voor gedeeltelijke onmiddellijke terugvordering.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe u terugvordering met American Express-redencode FR6 kunt aanvechten: programma voor gedeeltelijke onmiddellijke terugvordering

De termijn waarbinnen American Express terugboekingen op basis van deze redencode kan betwisten, bedraagt 20 dagen. U kunt overtuigend bewijsmateriaal gebruiken om uw claim te onderbouwen en de terugboeking te weerleggen. Volg de onderstaande stappen om terugboekingen op basis van redencode FR6 te betwisten:

• Als u niet deelneemt aan het programma voor gedeeltelijke onmiddellijke terugvordering: bewijs dan dat u op het moment van de transactie geen deel uitmaakte van dit programma. U kunt aangeven wat uw status was of wanneer American Express u voor het programma heeft aangemeld. Houd er rekening mee dat de terugvordering blijft staan als u destijds wel aan het programma deelnam, maar er inmiddels uit bent verwijderd.
• Als u een creditering hebt verwerkt om de betwiste afschrijving te compenseren: dien de crediteringstransactie in om aan te tonen dat de kaarthouder het bedrag correct heeft teruggekregen. Vermeld de transactiegegevens, waaronder de datum en het bedrag. De creditering moet binnen de termijn van uw terugbetalingsbeleid plaatsvinden, of de klant moet op de hoogte zijn van eventuele vertragingen.
• Als u met de kaarthouder tot een alternatieve oplossing bent gekomen: dien overtuigend bewijs in waaruit blijkt dat u en de kaarthouder tot een alternatieve oplossing zijn gekomen.

Hoe u de terugboekingscode FR6 van American Express kunt voorkomen: programma voor gedeeltelijke onmiddellijke terugboekingen

De beste manier om terugboekingen met redencode FR6 te voorkomen, is door uit het programma voor onmiddellijke gedeeltelijke terugboekingen te worden verwijderd. Daarvoor moet het aantal terugboekingen worden teruggedrongen, ongeacht de oorzaak ervan.

Hieronder volgen enkele verbeteringen die u in uw bedrijfsvoering kunt doorvoeren:

• Gebruik moderne fraudebestrijdingsinstrumenten om frauduleuze transacties op te sporen en te voorkomen.
• Verwerk krediettransacties om betwiste bedragen binnen zeven dagen te verrekenen.
• Upgrade uw betaalterminals zodat u EMV-systemen kunt gebruiken.
• Zorg voor een duidelijk terugbetalingsbeleid met duidelijk aangegeven termijnen.
• Zorg voor een uitstekende klantenservice om klachten op te lossen voordat ze uitmonden in terugboekingen.
• Reageer snel en grondig op verzoeken om informatie van emittenten.
• Vermijd het handmatig invoeren van transacties.
• Verzend transacties minstens één keer per dag in batches.
• Controleer transacties grondig voordat u ze indient voor definitieve verwerking.

‍