American Express-code voor terugvordering C31: Goederen/diensten niet zoals beschreven

What is American Express Chargeback Reason Code C31?

De American Express-code C31 voor terugboekingen duidt op geschillen van kaarthouders over goederen en diensten die afwijken van de oorspronkelijke beschrijving. Dit betekent dat de kaarthouder bij American Express heeft gemeld dat de ontvangen goederen en diensten niet overeenkwamen met uw beschrijving. Het verschil kan betrekking hebben op uw schriftelijke of mondelinge beschrijving op het moment van aankoop.

Chargebacks under this code can occur for online and offline purchases. Even telephone orders can lead to these chargebacks, especially where the verbal description is unclear to the buyer. Although American Express does its best to investigate cardholder claims, you might still get chargebacks of this nature.

Gelukkig heb je voldoende tijd om te reageren en tegenbewijs te leveren voor de beweringen van de kaarthouder. Bij telefonische bestellingen kan het lastig zijn om deze te weerleggen, tenzij de kaarthouder ermee instemt dat het gesprek op het moment van aankoop wordt opgenomen.

We hebben vast wel eens meegemaakt dat we een product ontvingen dat er anders uitzag dan in de advertentie. Productafbeeldingen en -beschrijvingen geven vaak een ideaalbeeld weer. We krijgen misschien geen product van mindere kwaliteit, maar het voldoet mogelijk niet (100%) aan de norm die in de afbeeldingen wordt geschetst.

De kaarthouder dient contact met u op te nemen als hij of zij verschillen constateert tussen de geleverde producten en de beschrijving. Dat zou voldoende moeten zijn om eventuele geschillen op te lossen zonder dat er een terugvordering nodig is. Als u echter traag reageert bij het verhelpen van het probleem of het leveren van een vervangend product, loopt u het risico op een terugvordering.

You should strive to provide accurate descriptions and deliver products and services as described. Errors on your end could cause business sanctions beyond chargebacks.

We’ll guide you on how to fight chargebacks under reason code C31. The process is more straightforward once you identify the cause. Fortunately, American Express may explain why they processed the chargeback in their dispute description.

Waarom is het gebeurd?

Chargebacks with reason code C31 occur when a cardholder claims the products or services received did not match their descriptions. With compelling evidence, the cardholder can get American Express to process the chargeback pending your response. If no response is received, the chargeback will stand.

Besides item descriptions, chargebacks of this nature can also occur if promises are made but not fulfilled.

The following are the top reasons for chargebacks with reason code C31:

• De goederen of diensten kwamen niet overeen met de beschrijving: het verschil kan betrekking hebben op de specificaties of het uiterlijk. Zelfs een klein verschil, zoals de kleur, kan tot geschillen met de kaarthouder leiden als deze om een specifieke kleur heeft gevraagd.

Written descriptions and images are easy to compare with the delivered product or service. Nevertheless, even telephone orders are subject to chargebacks under this code if disputes occur.

• The goods or services did not match what was agreed upon at the time of purchase: Although this is similar to the product description, we have to differentiate the two scenarios. You may have agreed to modify the product specifications in the description. Failing to do that may cause the cardholder to approach American Express for a chargeback.
• De geleverde producten en diensten waren van mindere kwaliteit dan beschreven: uw productbeschrijving en mondelinge bevestiging kunnen de kaarthouder een idee geven van de te verwachten kwaliteit. De kaarthouder kan de aankoop betwisten als de geleverde artikelen niet aan de verwachte kwaliteit voldoen.
• You agreed to refund the cardholder or replace the product but did not do it: Agreeing to a refund or replacement does not prevent you from incurring chargebacks. Failing to deliver as promised within the timeframe can still cause chargebacks.

Vriendschappelijke fraude

The subjective nature of chargebacks under reason code C31 makes them susceptible to friendly fraud. Some cardholders may want to score free purchases by claiming your product or service does not match the description. This can happen in telephone orders where you don’t have ready proof to counter the cardholder’s claims.

Toch kan het voorkomen dat sommige kaarthouders dit onbewust doen. Ze hebben misschien ingestemd met wijzigingen, maar waren die alweer vergeten toen ze het product of de dienst ontvingen.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe u terugvordering van American Express met redencode C31 kunt aanvechten: goederen/diensten niet zoals beschreven

American Express has a well-outlined approach for merchants to fight chargebacks under this reason code. 

For items and services where the cardholder claims they do not match your description, here is what to do:

• Lever bewijsstukken in waaruit blijkt dat de geleverde artikelen overeenkomen met de schriftelijke beschrijving. U kunt de productbeschrijvingspagina en foto’s van het verzonden product meesturen.
• Submit evidence to show that the items match the stated quality. Certifications can help in this case. If there is none, address each point the buyer raises concerning the quality of your product to American Express.
• Lever bewijs aan dat u voor de geleverde producten een afspraak hebt gemaakt die afwijkt van de productbeschrijving. E-mails volstaan.
• Leg bewijs voor dat u een creditering hebt verwerkt ter compensatie van de betwiste afschrijving. Vermeld het bedrag en de datum en geef een toelichting op eventuele verschillen. Als uw retourbeleid geen volledige terugbetaling toestaat, vermeld dit dan in uw antwoord.

Als het geschil betrekking heeft op beschadigde of defecte producten of diensten, ga dan als volgt te werk:

• Leg bewijsstukken voor van uw pogingen om de defecte of beschadigde producten te repareren of te vervangen.
• Leg bewijs voor waaruit blijkt dat de kaarthouder uw annulerings- en retourbeleid heeft geschonden, waardoor er geen restitutie plaatsvindt. Vermeld eventuele andere toepasselijke wetten en voorschriften in uw reactie.
• Leg bewijs voor dat de kaarthouder akkoord is gegaan met de staat waarin het product is geleverd, ook al was het defect of beschadigd.

Als het geschil betrekking heeft op termijnbetalingen en transacties via een betalingsdienstaanbieder, ga dan als volgt te werk:

• Geef een kopie van de algemene voorwaarden waarmee de kaarthouder akkoord is gegaan en laat zien op welke punten deze niet worden nageleefd.

Hoe voorkom je een terugvordering van American Express met redencode C31: goederen/diensten niet zoals beschreven

Do the following to prevent chargebacks with reason code C31:

• Zorg ervoor dat de door u verzonden producten of geleverde diensten overeenkomen met de beschrijving waarmee de koper akkoord is gegaan. 
• Vermeld duidelijke instructies over wat de kaarthouder moet doen als de artikelen of diensten niet overeenkomen met de opgegeven beschrijving.
• Geef een gedetailleerde beschrijving van uw producten of diensten op de facturen. Vermeld deze ook op online bestelbevestigingen en in contracten.
• Reageer onmiddellijk op eventuele klachten van uw kopers. 
• Verwerk een terugbetaling of vervanging zo snel mogelijk. Breng de koper op de hoogte van de verwachte datum van terugbetaling of vervanging. Als er vertraging dreigt op te treden, laat dit dan aan de koper weten.

‍