American Express-code voor terugvordering C31: Goederen/diensten niet zoals beschreven

Wat is American Express-terugboekingscode C31?

De American Express-code C31 voor terugboekingen duidt op geschillen van kaarthouders over goederen en diensten die afwijken van de oorspronkelijke beschrijving. Dit betekent dat de kaarthouder bij American Express heeft gemeld dat de ontvangen goederen en diensten niet overeenkwamen met uw beschrijving. Het verschil kan betrekking hebben op uw schriftelijke of mondelinge beschrijving op het moment van aankoop.

Terugboekingen op grond van deze code kunnen voorkomen bij zowel online als offline aankopen. Zelfs telefonische bestellingen kunnen tot dergelijke terugboekingen leiden, vooral wanneer de mondelinge beschrijving voor de koper onduidelijk is. Hoewel American Express zijn uiterste best doet om claims van kaarthouders te onderzoeken, kunt u toch met dit soort terugboekingen te maken krijgen.

Gelukkig heb je voldoende tijd om te reageren en tegenbewijs te leveren voor de beweringen van de kaarthouder. Bij telefonische bestellingen kan het lastig zijn om deze te weerleggen, tenzij de kaarthouder ermee instemt dat het gesprek op het moment van aankoop wordt opgenomen.

We hebben vast wel eens meegemaakt dat we een product ontvingen dat er anders uitzag dan in de advertentie. Productafbeeldingen en -beschrijvingen geven vaak een ideaalbeeld weer. We krijgen misschien geen product van mindere kwaliteit, maar het voldoet mogelijk niet (100%) aan de norm die in de afbeeldingen wordt geschetst.

De kaarthouder dient contact met u op te nemen als hij of zij verschillen constateert tussen de geleverde producten en de beschrijving. Dat zou voldoende moeten zijn om eventuele geschillen op te lossen zonder dat er een terugvordering nodig is. Als u echter traag reageert bij het verhelpen van het probleem of het leveren van een vervangend product, loopt u het risico op een terugvordering.

Probeer nauwkeurige beschrijvingen te geven en producten en diensten te leveren zoals beschreven. Fouten van uw kant kunnen leiden tot zakelijke sancties die verder gaan dan terugboekingen.

We leggen je uit hoe je terugboekingen met redencode C31 kunt aanvechten. Het proces verloopt een stuk eenvoudiger zodra je de oorzaak hebt vastgesteld. Gelukkig geeft American Express in de beschrijving van het geschil vaak aan waarom ze de terugboeking hebben verwerkt.

Waarom is het gebeurd?

Terugboekingen met redencode C31 vinden plaats wanneer een kaarthouder beweert dat de ontvangen producten of diensten niet overeenkomen met de beschrijving. Als de kaarthouder overtuigend bewijs kan leveren, kan hij American Express ertoe bewegen de terugboeking in behandeling te nemen in afwachting van uw reactie. Als er geen reactie wordt ontvangen, blijft de terugboeking van kracht.

Naast productbeschrijvingen kunnen dit soort terugboekingen ook voorkomen als er beloften worden gedaan die niet worden nagekomen.

Dit zijn de belangrijkste redenen voor terugboekingen met redencode C31:

• De goederen of diensten kwamen niet overeen met de beschrijving: het verschil kan betrekking hebben op de specificaties of het uiterlijk. Zelfs een klein verschil, zoals de kleur, kan tot geschillen met de kaarthouder leiden als deze om een specifieke kleur heeft gevraagd.

Schriftelijke beschrijvingen en afbeeldingen zijn gemakkelijk te vergelijken met het geleverde product of de geleverde dienst. Toch kunnen ook telefonische bestellingen op grond van deze code aanleiding geven tot terugboekingen als er geschillen ontstaan.

• De goederen of diensten kwamen niet overeen met wat bij de aankoop was afgesproken: hoewel dit lijkt op de productbeschrijving, moeten we deze twee situaties wel van elkaar onderscheiden. Mogelijk bent u overeengekomen om de productspecificaties in de beschrijving aan te passen. Als u dat niet doet, kan de kaarthouder bij American Express een terugvordering indienen.
• De geleverde producten en diensten waren van mindere kwaliteit dan beschreven: uw productbeschrijving en mondelinge bevestiging kunnen de kaarthouder een idee geven van de te verwachten kwaliteit. De kaarthouder kan de aankoop betwisten als de geleverde artikelen niet aan de verwachte kwaliteit voldoen.
• U hebt toegezegd de kaarthouder een terugbetaling te geven of het product te vervangen, maar hebt dit niet gedaan: het feit dat u instemt met een terugbetaling of vervanging, betekent niet dat u geen terugboekingen kunt krijgen. Als u niet binnen de afgesproken termijn levert zoals beloofd, kan dit nog steeds tot terugboekingen leiden.

Vriendelijke fraude

Door het subjectieve karakter van terugboekingen onder redencode C31 zijn deze gevoelig voor vriendelijke fraude. Sommige kaarthouders willen mogelijk gratis aankopen scoren door te beweren dat uw product of dienst niet overeenkomt met de beschrijving. Dit kan gebeuren bij telefonische bestellingen, waarbij u niet direct over bewijs beschikt om de beweringen van de kaarthouder te weerleggen.

Toch kan het voorkomen dat sommige kaarthouders dit onbewust doen. Ze hebben misschien ingestemd met wijzigingen, maar waren die alweer vergeten toen ze het product of de dienst ontvingen.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe u terugvordering van American Express met redencode C31 kunt aanvechten: goederen/diensten niet zoals beschreven

American Express heeft een duidelijk omschreven aanpak voor handelaren om terugboekingen op basis van deze redencode aan te vechten. 

Als de kaarthouder beweert dat artikelen of diensten niet overeenkomen met uw beschrijving, gaat u als volgt te werk:

• Lever bewijsstukken in waaruit blijkt dat de geleverde artikelen overeenkomen met de schriftelijke beschrijving. U kunt de productbeschrijvingspagina en foto’s van het verzonden product meesturen.
• Leg bewijsmateriaal voor waaruit blijkt dat de artikelen aan de opgegeven kwaliteit voldoen. Certificaten kunnen hierbij helpen. Als die er niet zijn, ga dan bij American Express in op elk punt dat de koper aanvoert met betrekking tot de kwaliteit van uw product.
• Lever bewijs aan dat u voor de geleverde producten een afspraak hebt gemaakt die afwijkt van de productbeschrijving. E-mails volstaan.
• Leg bewijs voor dat u een creditering hebt verwerkt ter compensatie van de betwiste afschrijving. Vermeld het bedrag en de datum en geef een toelichting op eventuele verschillen. Als uw retourbeleid geen volledige terugbetaling toestaat, vermeld dit dan in uw antwoord.

Als het geschil betrekking heeft op beschadigde of defecte producten of diensten, ga dan als volgt te werk:

• Leg bewijsstukken voor van uw pogingen om de defecte of beschadigde producten te repareren of te vervangen.
• Leg bewijs voor waaruit blijkt dat de kaarthouder uw annulerings- en retourbeleid heeft geschonden, waardoor er geen restitutie plaatsvindt. Vermeld eventuele andere toepasselijke wetten en voorschriften in uw reactie.
• Leg bewijs voor dat de kaarthouder akkoord is gegaan met de staat waarin het product is geleverd, ook al was het defect of beschadigd.

Als het geschil betrekking heeft op termijnbetalingen en transacties via een betalingsdienstaanbieder, ga dan als volgt te werk:

• Geef een kopie van de algemene voorwaarden waarmee de kaarthouder akkoord is gegaan en laat zien op welke punten deze niet worden nageleefd.

Hoe voorkom je een terugvordering van American Express met redencode C31: goederen/diensten niet zoals beschreven

Ga als volgt te werk om terugboekingen met redencode C31 te voorkomen:

• Zorg ervoor dat de door u verzonden producten of geleverde diensten overeenkomen met de beschrijving waarmee de koper akkoord is gegaan. 
• Vermeld duidelijke instructies over wat de kaarthouder moet doen als de artikelen of diensten niet overeenkomen met de opgegeven beschrijving.
• Geef een gedetailleerde beschrijving van uw producten of diensten op de facturen. Vermeld deze ook op online bestelbevestigingen en in contracten.
• Reageer onmiddellijk op eventuele klachten van uw kopers. 
• Verwerk een terugbetaling of vervanging zo snel mogelijk. Breng de koper op de hoogte van de verwachte datum van terugbetaling of vervanging. Als er vertraging dreigt op te treden, laat dit dan aan de koper weten.

‍