American Express-terugboekingscode C18: „No-show“ of geannuleerde CARDeposit

Wat is American Express-terugboekingscode C18?

De AmEx-terugboekingsredencode C18 heeft betrekking op klachten van kaarthouders over het annuleren van een accommodatiereservering zonder dat zij de terugbetaling hebben ontvangen. Deze code kan ook betrekking hebben op klachten van kaarthouders over het annuleren van een accommodatiereservering terwijl de transactie toch in rekening is gebracht. Deze redencode is uitsluitend van toepassing op handelaren die accommodatiediensten aan reizigers aanbieden.

Van handelaren die accommodaties reserveren, wordt verwacht dat zij een annulerings- of ‘no-show’-beleid hanteren. Uiteraard begrijpen wij dat u uw bedrijf wilt beschermen tegen plotselinge annuleringen of no-shows. American Express biedt hiervoor passende oplossingen via de programma’s ‘Assured Reservations’ en ‘CARDeposit’.

Het Assured Reservations-programma schrijft voor dat alle American Express-kaarten prepaidkaarten moeten accepteren. Daarnaast wordt aanbevolen om de kaarthouder op de hoogte te stellen van uw reserveringsbeleid, inclusief de termijn voor het annuleren van reserveringen. Het is echter aan u om annuleringen snel af te handelen, voordat een ontevreden kaarthouder een geschil indient bij American Express.

U kunt een ‘no-show’-vergoeding in rekening brengen als een kaarthouder niet komt opdagen voor de reservering. Deze vergoeding kan ook van toepassing zijn als de kaarthouder de reservering buiten de door u toegestane termijn wijzigt of verplaatst. American Express kan terugboekingen verwerken als zij van mening zijn dat uw ‘no-show’-vergoeding ongegrond was (op basis van het voorgelegde bewijsmateriaal).

Het CARDeposit-programma zorgt ervoor dat u een aanbetaling ontvangt bij het maken van een reservering. Daardoor is de kans groot dat kaarthouders een terugbetaling aanvragen wanneer ze de reservering annuleren of niet komen opdagen.

American Express hanteert specifieke regels met betrekking tot reserveringen. Als u zich hier niet aan houdt, kan dit leiden tot terugboekingen onder deze redencode, zelfs als u zich aan de zakelijke ethiek houdt. We zullen deze regels bespreken in het gedeelte over hoe u deze terugboekingsredencode kunt voorkomen.

In de tussentijd zullen we de redenen van AmEx voor terugboekingen onder deze code bekijken. Maak je geen zorgen als je alles correct hebt gedaan en toch een terugboeking hebt gekregen.

Waarom is het gebeurd?

Terugboekingen met redencode C18 vinden plaats wanneer kaarthouders van mening zijn dat een geannuleerde reservering niet in rekening mag worden gebracht. De verwachte stappen voor het oplossen van dit probleem zijn dat u wordt benaderd over eventuele onterechte facturering. Kaarthouders dienen ook contact met u op te nemen als zij een reservering annuleren en een terugbetaling verwachten.

Volgens American Express zijn dit de meest voorkomende redenen voor terugboekingen onder redencode C18:

• U hebt de annulering van de reservering niet verwerkt en de kaarthouder heeft contact opgenomen met AmEx. Dit kan een vergissing van uw kant zijn, of u was van plan de annulering op een later tijdstip te verwerken.
• De kaarthouder verwachtte zoals beloofd een terugbetaling voor de geannuleerde reservering, maar u hebt het tegoed niet bijgeschreven. - Als de communicatie hapert wanneer u problemen ondervindt bij het verwerken van een terugbetaling, zal de kaarthouder ontevreden zijn. Daarom kan hij of zij een geschil indienen bij American Express en bewijsmateriaal overleggen waaruit blijkt dat u een terugbetaling op de genoemde datum of binnen een bepaalde termijn had beloofd.
• Het bedrag van de reservering is van de kaart van de kaarthouder afgeschreven voordat de terugboeking op zijn afschrift werd bijgeschreven. Dit gebeurt als u de annulering te laat verwerkt. Als kaarthouders de terugboeking op hun volgende afschrift verwachten en deze niet zien, zullen ze waarschijnlijk een geschil indienen om een terugvordering te krijgen.
• De kaarthouder begrijpt uw annuleringsbeleid niet helemaal, met inbegrip van de deadlines en wanneer hij een terugbetaling kan verwachten. Hoewel het indienen van geschillen voor terugboekingen in dit geval een fout van de kaarthouder zou zijn, is het toch mogelijk dat u met deze terugboekingen te maken krijgt.
• De kaarthouder heeft de reservering buiten de termijn van uw annulerings- of restitutiebeleid geannuleerd, maar was zich daar niet van bewust. In dit geval kan American Express nog steeds een terugvordering in behandeling nemen, hoewel de kans daarop kleiner is.
• De kaarthouder heeft meerdere keren tevergeefs geprobeerd de reservering te annuleren. Dit zal tot geschillen leiden als de kaarthouder wordt belast voor de transactie die hij zo hard heeft geprobeerd te annuleren.
• U hebt de aanbetaling niet tijdig verwerkt. Daardoor vond de afschrijving plaats nadat de kaarthouder de reservering had geannuleerd.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe u terugvordering van American Express met redencode C18 kunt aanvechten: „No-show“ of geannuleerde CARDeposit

Voordat we ingaan op de manieren om terugboekingen onder deze redencode aan te vechten, willen we u op een aantal zaken wijzen. Let op het volgende:

• Reageer snel op American Express
• Verstrek alle documentatie waar American Express om vraagt, evenals alle aanvullende en nuttige informatie.
• Zorg ervoor dat u in uw schriftelijke reactie grondig ingaat op de reden van het geschil.

American Express geeft handelaren 20 dagen de tijd om op terugboekingen te reageren. Als u er klaar voor bent, gaat u als volgt te werk:

• Lever documenten aan waaruit blijkt dat de boete voor het niet opkomen daadwerkelijk van toepassing is. Uw reserveringsvoorwaarden zouden hiervoor voldoende moeten zijn.
• Leg documenten voor waaruit blijkt dat de annulering in strijd was met uw reserveringsvoorwaarden. Het kan zijn dat de kaarthouder buiten de gestelde termijn heeft geannuleerd of zich niet aan een andere annuleringsvoorwaarde heeft gehouden. U hebt een kopie van uw reserveringsvoorwaarden nodig om dit aan te tonen.
• Lever documenten aan waaruit blijkt dat u al een creditering hebt verwerkt om de afschrijving te compenseren. Op het afschrift moeten het bedrag en de datum van de transactie staan vermeld. Als het bedrag overeenkomt met de terugvordering, zou American Express u het bedrag moeten terugbetalen.
• Leg bewijs voor dat u aan het verzoek van de kaarthouder om een alternatieve regeling hebt voldaan. Hoewel dit zelden voorkomt, kan het zijn dat sommige kaarthouders zich er niet van bewust zijn dat zij om deze wijziging hebben gevraagd of hiermee hebben ingestemd.

Hoe voorkom je AmEx-terugboekingscode C18: „No-show“ of geannuleerde CARDeposit

Een duidelijk reserveringsbeleid zou terugboekingen met deze redencode moeten voorkomen. Toch biedt dit geen volledige garantie. Daarom raden wij u aan het volgende te doen om uw preventieve maatregelen te versterken:

• Verwerk annuleringsverzoeken snel. Als er vertragingen optreden, breng de kaarthouder dan op de hoogte en zorg ervoor dat deze hierop adequaat reageert.
• Verwerk de terugstorting op dezelfde dag dat de kaarthouder de reservering annuleert. Als dat niet mogelijk is, laat de kaarthouder dan weten wanneer de terugstorting wordt verwerkt. Zo voorkom je dat hij of zij de terugstorting op het huidige rekeningafschrift verwacht en een geschil indient wanneer deze niet wordt weergegeven.
• Geef een annuleringsnummer ter bevestiging wanneer een kaarthouder een reservering annuleert.
• Noteer alle annulerings- of bevestigingsnummers, zoals vereist door de programma’s „Assured Reservation“ en „CARDeposit“.
• Zorg ervoor dat de kaarthouder bij het maken van de reservering op de hoogte is van uw annuleringsvoorwaarden. U dient deze op te nemen in de definitieve bon voordat de kaarthouder de transactie goedkeurt.
• Zorg ervoor dat kaarthouders akkoord gaan met uw reserveringsvoorwaarden voordat de transactie wordt afgerond. 

‍