American Express-terugboekingscode C18: „No-show“ of geannuleerde CARDeposit

What is American Express Chargeback Reason Code C18?

The AmEx chargeback reason code C18 deals with cardholder complaints about canceling a lodging reservation but not receiving the refund. It can also cover cardholder complaints about canceling a lodging reservation and still being debited for the transaction. This reason code is limited to merchants providing lodging services to travelers.

Van handelaren die accommodaties reserveren, wordt verwacht dat zij een annulerings- of ‘no-show’-beleid hanteren. Uiteraard begrijpen wij dat u uw bedrijf wilt beschermen tegen plotselinge annuleringen of no-shows. American Express biedt hiervoor passende oplossingen via de programma’s ‘Assured Reservations’ en ‘CARDeposit’.

The Assured Reservations program mandates that all AmEx cards accept prepaid cards. It also recommends informing the cardholder of your reservation policy, including the time frame to cancel reservations. However, it is up to you to process cancellations quickly before a dissatisfied cardholder files a dispute with American Express.

You may charge a “no show” fee if a cardholder does not show up for the reservation. This charge can also apply if the cardholder changes or reschedules the reservation outside your permitted time frame. American Express can process chargebacks if they believe your “no-show” charge was inappropriate (based on the presented evidence).

Het CARDeposit-programma zorgt ervoor dat u een aanbetaling ontvangt bij het maken van een reservering. Daardoor is de kans groot dat kaarthouders een terugbetaling aanvragen wanneer ze de reservering annuleren of niet komen opdagen.

American Express has specific rules concerning reservations. Failing to follow them can cause chargebacks under this reason code even when you maintain good business ethics. We’ll discuss these in the section on how to prevent the chargeback reason code.

In the meantime, we’ll review AmEx’s reasons for chargebacks under this code. Don’t worry if you did everything right and still incurred the chargeback.

Waarom is het gebeurd?

Chargebacks with reason code C18 occur when cardholders believe they shouldn’t be billed for a canceled reservation. The expected steps for resolution would be to contact you regarding any unwarranted billing. Cardholders should also contact you if they cancel a reservation and expect a refund.

According to American Express, the following are the most likely reasons for chargebacks under reason code C18:

• U hebt de annulering van de reservering niet verwerkt en de kaarthouder heeft contact opgenomen met AmEx. Dit kan een vergissing van uw kant zijn, of u was van plan de annulering op een later tijdstip te verwerken.
• De kaarthouder verwachtte zoals beloofd een terugbetaling voor de geannuleerde reservering, maar u hebt het tegoed niet bijgeschreven. - Als de communicatie hapert wanneer u problemen ondervindt bij het verwerken van een terugbetaling, zal de kaarthouder ontevreden zijn. Daarom kan hij of zij een geschil indienen bij American Express en bewijsmateriaal overleggen waaruit blijkt dat u een terugbetaling op de genoemde datum of binnen een bepaalde termijn had beloofd.
• Het bedrag van de reservering is van de kaart van de kaarthouder afgeschreven voordat de terugboeking op zijn afschrift werd bijgeschreven. Dit gebeurt als u de annulering te laat verwerkt. Als kaarthouders de terugboeking op hun volgende afschrift verwachten en deze niet zien, zullen ze waarschijnlijk een geschil indienen om een terugvordering te krijgen.
• The cardholder does not fully grasp your cancellation policy, including deadlines and when they can expect a refund. Although filing disputes for chargebacks in this case would be a cardholder error, it is still possible for you to incur the chargebacks.
• The cardholder canceled the reservation outside of your cancellation or refund policy but was unaware. In this case, American Express can still process a chargeback, although it is less likely to do so.
• De kaarthouder heeft meerdere keren tevergeefs geprobeerd de reservering te annuleren. Dit zal tot geschillen leiden als de kaarthouder wordt belast voor de transactie die hij zo hard heeft geprobeerd te annuleren.
• U hebt de aanbetaling niet tijdig verwerkt. Daardoor vond de afschrijving plaats nadat de kaarthouder de reservering had geannuleerd.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe u terugvordering van American Express met redencode C18 kunt aanvechten: „No-show“ of geannuleerde CARDeposit

We’d like to point out a few things before we get to the ways to fight chargebacks under this reason code. Note the following:

• Reageer snel op American Express
• Verstrek alle documentatie waar American Express om vraagt, evenals alle aanvullende en nuttige informatie.
• Zorg ervoor dat u in uw schriftelijke reactie grondig ingaat op de reden van het geschil.

American Express gives merchants 20 days to respond to chargebacks. If you are ready, do the following:

• Provide documents to show that the “no show” fee is valid. Your reservation policy should suffice.
• Leg documenten voor waaruit blijkt dat de annulering in strijd was met uw reserveringsvoorwaarden. Het kan zijn dat de kaarthouder buiten de gestelde termijn heeft geannuleerd of zich niet aan een andere annuleringsvoorwaarde heeft gehouden. U hebt een kopie van uw reserveringsvoorwaarden nodig om dit aan te tonen.
• Lever documenten aan waaruit blijkt dat u al een creditering hebt verwerkt om de afschrijving te compenseren. Op het afschrift moeten het bedrag en de datum van de transactie staan vermeld. Als het bedrag overeenkomt met de terugvordering, zou American Express u het bedrag moeten terugbetalen.
• Leg bewijs voor dat u aan het verzoek van de kaarthouder om een alternatieve regeling hebt voldaan. Hoewel dit zelden voorkomt, kan het zijn dat sommige kaarthouders zich er niet van bewust zijn dat zij om deze wijziging hebben gevraagd of hiermee hebben ingestemd.

Hoe voorkom je AmEx-terugboekingscode C18: „No-show“ of geannuleerde CARDeposit

A clear reservation policy should keep chargebacks under this reason code away. Nevertheless, it is not a complete guarantee. Hence, we recommend that you do the following to boost your preventive measures:

• Verwerk annuleringsverzoeken snel. Als er vertragingen optreden, breng de kaarthouder dan op de hoogte en zorg ervoor dat deze hierop adequaat reageert.
• Submit the credit on the same day the cardholder cancels the reservation. If that is not possible, inform the cardholder when the credit will be processed. That will keep them from expecting it in the current account statement and filing disputes when they don’t see it.
• Geef een annuleringsnummer ter bevestiging wanneer een kaarthouder een reservering annuleert.
• Noteer alle annulerings- of bevestigingsnummers, zoals vereist door de programma’s „Assured Reservation“ en „CARDeposit“.
• Zorg ervoor dat de kaarthouder bij het maken van de reservering op de hoogte is van uw annuleringsvoorwaarden. U dient deze op te nemen in de definitieve bon voordat de kaarthouder de transactie goedkeurt.
• Zorg ervoor dat kaarthouders akkoord gaan met uw reserveringsvoorwaarden voordat de transactie wordt afgerond. 

‍