Embora não seja a área mais empolgante dos negócios, estabelecer controles internos e realizar auditorias regulares em sua loja no Shopify é essencial para se proteger contra ameaças e garantir a integridade financeira. Esses processos ajudarão a proteger sua empresa, prevenir fraudes e manter a conformidade em diversas áreas.

Abordaremos tudo o que você precisa saber sobre como realizar auditorias e implementar controles internos como proprietário de uma loja no Shopify. Isso incluirá exemplos de controles internos, como gestão de estornos, reconciliação bancária e ferramentas de conformidade. Por fim, aprenda a incorporar um monitoramento contínuo, possivelmente com a ajuda de um auditor externo.

Noções básicas sobre auditoria e controles internos

O que é auditoria?

Uma auditoria consiste em comparar um conjunto de dados com outro para garantir que seus registros estejam corretos. Você pode realizar auditorias em diversas áreas, incluindo finanças, estoque, layout do local e muito mais. Por exemplo, comparar os dados do seu software de contabilidade com seus extratos bancários ou fazer um inventário físico e compará-lo com o seu sistema de gestão de estoque.

Ao realizar auditorias, o objetivo é identificar quaisquer discrepâncias ou fraudes que estejam ocorrendo na sua empresa. A partir daí, você pode ajustar os controles internos existentes

Exemplos de controles internos incluem:

• Reconciliação de registros financeiros
• Garantir que nenhuma pessoa controle uma determinada área
• Medidas de segurança física
• Soluções de software
• Documentação e treinamento

Dicas para a gestão de auditorias e controles internos

Aqui estão algumas dicas rápidas para ajudá-lo a lidar com auditorias e controles internos em sua loja no Shopify:

1. Realize avaliações de risco regulares: antes de decidir quais são os melhores controles internos a serem implementados na sua empresa, é necessário avaliar os riscos. Estes podem ser financeiros, operacionais, de reputação, estratégicos ou relacionados à conformidade.
2. Implemente controles internos: Agora , você pode desenvolver controles internos adaptados aos riscos que identificou. Certifique-se de se concentrar primeiro nos riscos mais prováveis.
3. Aproveite ao máximo as soluções automatizadas: aproveite ao máximo a automação e a tecnologia de IA para ajudá-lo a estabelecer controles internos e otimizar as auditorias.
4. Realize auditorias periódicas: Por fim , realize auditorias periódicas para garantir que seus controles internos estejam mitigando os riscos de forma eficaz e ajudando a manter a conformidade. Após cada auditoria, reavalie seus controles atuais e faça os ajustes necessários.

Gestão de estornos para lojas no Shopify

Um dos melhores controles internos que você pode implementar na sua loja do Shopify é a gestão de estornos. Cerca de 80% dos estornos são fraudes amigáveis. A fraude amigável ocorre quando um cliente contesta uma cobrança diretamente com seu banco, em vez de entrar em contato diretamente com a sua empresa. Isso pode ser resultado de um mal-entendido, esquecimento ou até mesmo de uma fraude deliberada. 

O Chargeflow é uma solução automatizada de gestão de estornos projetada para empresas de comércio eletrônico. Ele utiliza algoritmos de IA para contestar estornos e recuperar fundos, poupando-lhe o trabalho de contestar manualmente cada transação.

Reconciliação bancária para o Shopify Payments

A reconciliação bancária consiste em comparar as transações registradas no seu sistema contábil com o extrato bancário para identificar eventuais discrepâncias.

A Amaka oferece integrações contábeis que sincronizam automaticamente as transações do Shopify com seu software de contabilidade, agilizando o processo de reconciliação. Por exemplo, a integração entre o Shopify e o QuickBooks Online compara automaticamente seus dados bancários, poupando-lhe o trabalho de ter que comparar manualmente as transações.

Para ir um passo além, você pode terceirizar totalmente sua reconciliação. Se forem encontradas discrepâncias, você pode ter certeza de que tudo será resolvido e de que será mantido informado sobre as melhores práticas.

Ferramentas de conformidade para o Shopify

Uma das primeiras coisas que vem à mente quando se pensa em auditorias é a conformidade tributária. Assim como para todas as empresas, é uma obrigação legal que as lojas do Shopify cumpram as normas tributárias. Recomendamos sempre trabalhar com um contador especializado em impostos; no entanto, alguns aplicativos podem ajudar a tornar a questão tributária menos confusa. Por exemplo, o Taxjar e o Avalara podem ajudar no cálculo, na cobrança e no repasse de impostos.

Outras áreas de conformidade a serem consideradas incluem:

• Aplicativos como o Nova: GDPR Cookie Consent e o Consentmo GDPR Compliance podem ajudar os comerciantes do Shopify a cumprir o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). Por exemplo, é possível adicionar banners de consentimento para cookies e geradores de políticas de privacidade.
• Aplicativos como o AccessiBe e o Accessibility Enabler ajudam você a cumprir as Diretrizes de Acessibilidade para Conteúdo da Web (WCAG). Por exemplo, eles podem ajudar a identificar melhorias no texto alternativo das imagens, na navegação por teclado e em outras questões relacionadas à experiência do usuário.

Monitoramento contínuo e auditorias regulares

É essencial monitorar e revisar continuamente os controles internos e as estratégias de mitigação de riscos da sua loja no Shopify. Recomenda-se que você acompanhe o ambiente de negócios, as tendências do setor e os requisitos regulatórios para facilitar a identificação de riscos emergentes.

Com o Chargeflow, você pode analisar facilmente todos os seus dados de estornos em um único lugar. Em seguida, você pode comparar esses registros com os extratos bancários para garantir que as transações estejam corretas e completas.

Colaboração com auditores externos

Embora haja situações em que sua empresa no Shopify seja obrigada a contratar um auditor externo, é menos comum que as empresas o façam voluntariamente. Portanto, entrar em contato com um auditor externo pode lhe dar uma vantagem sobre outras empresas.

Os auditores externos podem trabalhar em conjunto com você para identificar pontos cegos que, de outra forma, poderiam passar despercebidos, além de oferecer conhecimentos altamente especializados. Certifique-se de definir expectativas claras e manter uma comunicação aberta ao longo de todo o processo de auditoria. 

Principais conclusões sobre auditorias e controles internos no Shopify

Em resumo, a manutenção da integridade financeira e a proteção contra ameaças dependem de uma gestão eficaz das auditorias e dos controles internos. Negócios no Shopify

deve priorizar:

• Avaliações regulares de risco
• Implementação de controles internos adequados
• Realização de auditorias regulares

Ferramentas de automação, como gerenciamento de estornos, soluções de reconciliação bancária e softwares de conformidade, podem auxiliar significativamente nesses processos. Monitore continuamente seus controles para garantir que eles protejam adequadamente sua empresa.