Como gerenciar a auditoria e os controles internos d Shopify

Embora não seja a área mais empolgante dos negócios, estabelecer controles internos e realizar auditorias regulares em sua loja Shopify é essencial para se proteger contra ameaças e garantir a integridade financeira. Esses processos ajudarão a proteger sua empresa, PREVENÇÃO contra fraudes e a manter a conformidade em diversas áreas.

Abordaremos tudo o que você precisa saber sobre como realizar auditorias e implementar controles internos como proprietário de uma empresa certificada pelo Shopify . Isso incluirá exemplos de controles internos, como gestão de chargeback , reconciliação bancária e ferramentas de conformidade. Por fim, aprenda como incorporar o monitoramento contínuo, possivelmente com a ajuda de um auditor externo.

Noções básicas sobre auditoria e controles internos

O que é auditoria?

Uma auditoria consiste em comparar um conjunto de dados com outro para garantir que seus registros estejam corretos. Você pode realizar auditorias em diversas áreas, incluindo finanças, estoque, layout do local e muito mais. Por exemplo, comparar os dados do seu software de contabilidade com seus extratos bancários ou fazer um inventário físico e compará-lo com o seu sistema de gestão de estoque.

Ao realizar auditorias, o objetivo é Identifique identificar quaisquer discrepâncias ou fraudes que estejam ocorrendo em sua empresa. A partir daí, você pode ajustar os controles internos existentes

Exemplos de controles internos incluem:

• Reconciliação de registros financeiros
• Garantir que nenhuma pessoa controle uma determinada área
• Medidas de segurança física
• Software Soluções
• Documentação e treinamento

Dicas para a gestão de auditorias e controles internos

Aqui estão algumas dicas rápidas para ajudá-lo a lidar com auditorias e controles internos em sua empresa de Shopify :

1. Realize avaliações de risco regulares: antes de decidir quais são os melhores controles internos a serem implementados na sua empresa, é necessário avaliar os riscos. Estes podem ser financeiros, operacionais, de reputação, estratégicos ou relacionados à conformidade.
2. Implemente controles internos: Agora , você pode desenvolver controles internos adaptados aos riscos que identificou. Certifique-se de se concentrar primeiro nos riscos mais prováveis.
3. Aproveite ao máximo o Soluções automatizado: Aproveite ao máximo o Automação e a tecnologia de IA para ajudá-lo a definir controles internos e otimizar as auditorias.
4. Realize auditorias periódicas: Por fim , realize auditorias periódicas para garantir que seus controles internos estejam mitigando os riscos de forma eficaz e ajudando a manter a conformidade. Após cada auditoria, reavalie seus controles atuais e faça os ajustes necessários.

Chargeback Gestão para empresas do setor de “ Shopify ”

Um dos melhores controles internos que você pode implementar em sua empresa de Shopify é a gestão de “ chargeback ”. Cerca de 80% dos casos de chargebacks são fraudes amigáveis. A fraude amigável ocorre quando um cliente contesta uma cobrança diretamente com seu banco, em vez de entrar em contato diretamente com sua empresa. Isso pode ser resultado de um mal-entendido, esquecimento ou até mesmo de uma fraude deliberada. 

Chargeflow é uma solução automatizada de gerenciamento de disputas de cartão de crédito ( chargeback ) projetada para empresas de comércio eletrônico. Ela utiliza algoritmos de IA para Disputa chargebacks e recuperar fundos, poupando-lhe o trabalho de contestar manualmente cada transação.

Reconciliação bancária para pagamentos do Shopify

A reconciliação bancária consiste em comparar as transações registradas no seu sistema contábil com o extrato bancário para identificar eventuais discrepâncias.

A Amaka oferece integrações contábeis que sincronizam automaticamente as transações do Shopify com seu software de contabilidade, agilizando o processo de reconciliação. Por exemplo, a integração entre oShopify e o QuickBooks Online faz a correspondência automática com o extrato bancário, poupando-lhe o trabalho de comparar manualmente as transações.

Para ir um passo além, você pode terceirizar totalmente sua reconciliação. Se forem encontradas discrepâncias, você pode ter certeza de que tudo será resolvido e de que será mantido informado sobre as melhores práticas.

Ferramentas de conformidade para Shopify

Uma das primeiras coisas que vêm à mente quando se pensa em auditorias é a conformidade tributária. Assim como para todas as empresas, é uma exigência legal que as empresas d Shopify m cumpram as normas tributárias. Sempre recomendamos trabalhar com um contador tributário; no entanto, alguns aplicativos podem tornar a questão tributária menos confusa. Por exemplo, o Taxjar e o Avalara podem ajudar no cálculo, na cobrança e no repasse de impostos.

Outras áreas de conformidade a serem consideradas incluem:

• Aplicativos como o Nova: GDPR Cookie Consent e o Consentmo GDPR Compliance podem ajudar Shopify Lojistas a cumprir o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR). Por exemplo, é possível adicionar banners de consentimento para cookies e geradores de políticas de privacidade.
• Aplicativos como o AccessiBe e o Accessibility Enabler ajudam você a seguir as Diretrizes de Acessibilidade para Conteúdo da Web (WCAG). Por exemplo, eles podem ajudar a Identifique fazer melhorias no texto alternativo das imagens, na navegação por teclado e em outras questões relacionadas à experiência do usuário.

Monitoramento contínuo e auditorias regulares

É essencial monitorar e revisar continuamente os controles internos e as estratégias de mitigação de riscos da sua empresa Shopify . Recomenda-se que você acompanhe o ambiente de negócios, as tendências do setor e os requisitos regulatórios para facilitar a Identifique dos riscos emergentes.

Com o Chargeflow, você pode analisar facilmente todos os seus dados do chargeback em um único lugar. Em seguida, você pode comparar esses registros com os de seus extratos bancários para garantir que as transações estejam corretas e completas.

Colaboração com auditores externos

Embora haja circunstâncias em que sua empresa em Shopify seja obrigada a contratar um auditor externo, é menos comum que as empresas o façam voluntariamente. Portanto, entrar em contato com um auditor externo pode lhe dar uma vantagem sobre outras empresas.

Os auditores externos podem trabalhar em conjunto com você para Identifique identificar pontos cegos que, de outra forma, poderiam passar despercebidos e oferecer conhecimentos altamente especializados. Certifique-se de definir expectativas claras e manter uma comunicação aberta ao longo de todo o processo de auditoria. 

Principais pontos a serem destacados sobre auditorias e controles internos da Shopify

Em resumo, a manutenção da integridade financeira e a proteção contra ameaças dependem de uma gestão eficaz das auditorias e dos controles internos. Shopify business

deve priorizar:

• Avaliações regulares de risco
• Implementação de controles internos adequados
• Realização de auditorias regulares

Automação Ferramentas como sistemas de gestão de chargeback , reconciliação bancária Soluções e softwares de conformidade podem auxiliar significativamente nesses processos. Monitore continuamente seus controles para garantir que eles protejam adequadamente sua empresa.