Elaboração de cláusulas claras: como a gestão digital de contratos reduz os riscos de “ Chargeback ”

Chargebacks são uma parte infeliz, mas inevitável, da atividade empresarial. Embora não haja como PREVENÇÃO eliminá-los totalmente, é possível gerenciar os riscos adotando medidas proativas. Isso inclui manter altos padrões de satisfação do cliente, como descrições precisas dos produtos na internet, implementar um processo de devolução simplificado e garantir opções de pagamento seguras.

E mais? Ter um contrato de venda atualizado pode ajudar a Reduza os riscos. Neste artigo, veremos como a gestão digital de contratos pode Reduza os riscos de chargebacks. Mas, primeiro, vamos explorar o que são chargebacks e por que você deve evitá-los.

O que são “ Chargebacks ”?

Chargebacks são uma forma de os clientes receberem o reembolso de uma compra diretamente da administradora do cartão de crédito. Esse mecanismo foi introduzido há mais de 40 anos para combater a fraude com cartões de crédito e aumentar a confiança dos consumidores no uso desses cartões.

Quando o cliente inicia uma transação do tipo “ chargeback ”, a operadora do cartão de crédito retira os fundos diretamente da conta bancária da empresa. A operadora do cartão de crédito retém os fundos até que a transação do tipo “ Disputa ” seja liquidada. As pessoas utilizam o “ chargebacks ” para situações como:

• Fraude (genuína e não autorizada)
• Produtos com defeito
• Mercadorias não entregues
• Problemas com reembolsos de mercadorias devolvidas
• Lojista erros (como cobrança em dobro)
• O produto não corresponde à descrição
• Itens entregues incorretamente
• “Fraude amigável”, em que um cliente alega indiretamente que uma transação foi fraudulenta

‍De acordo com Chargeflowrelatório “State of Chargebacks ”, quase 8 em cada 10 casos de “ chargebacks ” são atribuídos à fraude amigável, o que ressalta a prevalência de “ chargebacks ” decorrentes de “ disputas ” por parte dos clientes.

‍Por queos “ Chargebacks ” são um problema tão grande?

Chargebacks são um grande problema para as empresas. Elas resultam em perda de receita, altos custos com honorários advocatícios e perda significativa de tempo no tratamento de disputas. Os custos também são desproporcionais: cada dólar perdido devido a um chargeback custa às empresas, em média, $3,75

Embora as tendências de “chargeback ” variem de acordo com o setor, elas representam um problema crescente para a maioria das empresas. As empresas de processamento de pagamentos com cartão podem até cobrar taxas de processamento mais altas de empresas com baixas taxas de “ chargeback ”. Há também o risco de perda de produtos, o que pode aumentar os custos.

No entanto, o problema não se resume apenas ao custo de lidar com um “ chargebacks ”; esses incidentes também podem afetar a reputação de uma empresa, dando a impressão de um atendimento ao cliente insatisfatório ou de medidas de segurança inadequadas.

Os líderes empresariais devem tratar dessa questão com prontidão, pois isso pode afastar clientes fiéis e PREVENÇÃO novos clientes.

O que é a gestão digital de contratos?

Um sistema robusto de gestão de contratos cuida da criação, acompanhamento, negociação, assinatura e armazenamento de contratos eletrônicos.

Os métodos tradicionais de arquivamento em pastas de papel volumosas, guardadas em armários empoeirados, apresentam riscos como perda, danos, fraudes e erros. A gestão de contratos por meio de sistemas digitais facilita a localização e a atualização dos documentos. Assim, eles podem ser enviados aos clientes e assinados rapidamente.

Existem várias medidas que você pode tomar para digitalizar seu processo de gestão de contratos:

• Utilize modelos de contrato automatizados. Eles podem PREVENÇÃO evitar problemas, como o uso de modelos de contrato desatualizados pela equipe a partir da unidade compartilhada. Além disso, são excelentes para empresas que precisam enviar contratos em massa para vários clientes.
• Aproveite a IA. Melhore a elaboração e a revisão de contratos, aumente a eficiência e Reduza e erros.
• Tenha objetivos claros. Se a intenção for, em parte, Reduza chargebacks , minimize as causas que levam a isso em suas cláusulas.
• Integre ferramentas de software, como assinatura eletrônica, fluxo de trabalho automatizado e notificações em tempo real, para garantir a eficiência. Ferramentas digitais que permitem aos clientes assinar PDFs online ajudam a reduzir os prazos de entrega e a manter tudo devidamente documentado com segurança.
• Analise e otimize regularmente.

Uma gestão digital eficaz de contratos não apenas simplifica os aspectos administrativos dos contratos, mas também aumenta a segurança e a precisão das transações comerciais, resultando em menos chargebacks.

Como a gestão digital de contratos ajuda Reduza Chargebacks

A gestão digital de contratos pode ajudar a Reduza os riscos de algumas chargebacks comuns. Veja a seguir seis maneiras de minimizar chargeback a fraude por meio da gestão digital de contratos.

#1. Reunir comprovantes das transações dos clientes

No caso de erro do cliente, fraude amigável ou fraude genuína, ter comprovante da transação do cliente pode ajudar Reduza chargebacks . Isso pode envolver o armazenamento do histórico de pedidos ou o uso de um software que ofereça as melhores opções de assinatura digital , de modo que os clientes tenham que assinar para comprovar que fizeram o pedido. Ter um contrato digital na forma de um recibo de venda assinado significa que você poderá comprovar que a transação foi genuína.

#2. Tenha uma política de cancelamento clara para assinaturas

No caso de cobranças incorretas de assinatura, muitos clientes abrirão uma reclamação no site chargeback caso cancelem a assinatura e não recebam o reembolso com a rapidez necessária. Uma política de cancelamento eficaz, que inclua um prazo de aviso prévio, pode ajudar a gerenciar as expectativas dos clientes em relação aos reembolsos devidos. Isso poderia Reduza reduzir a necessidade de eles abrirem reclamações sobre assinaturas chargebacks.

#3. Liberte a equipe de tarefas rotineiras

Atribuir aos funcionários tarefas rotineiras e repetitivas de gestão de contratos pode desmotivar profissionais excelentes e até mesmo levar a erros no arquivamento ou nos próprios contratos. Isso também pode significar que você está desviando os recursos de sua equipe do atendimento ao cliente. A gestão digital de contratos pode ajudar a otimizar processos e permitir que você utilize os profissionais-chave para trabalhar diretamente com os clientes. Ótimas relações com os clientes podem Reduza chargebacks por meio de uma melhor comunicação e orientação, como, por exemplo, o atendimento ao sistema telefônico virtual.

#4. Tenha uma política de reembolso clara

Garantir que sua política de reembolso tenha termos claros e manter os clientes informados durante todo o processo pode Reduza evitar a necessidade de chargebacks. Alguns pontos importantes a serem incluídos seriam:

• Condições para devoluções.
• Prazos previstos para o processamento de créditos/reembolsos em conta
• Prazo para cancelamento de pedidos

Como parte de um excelente atendimento ao cliente, também é recomendável enviar um e-mail para confirmar o recebimento das devoluções, de modo que os clientes estejam cientes do andamento do processo. Uma comunicação deficiente pode aumentar o número de solicitações de “ chargeback ”, pois os clientes podem sentir que estão sendo ignorados se não forem mantidos informados.

#5. Incluir cláusulas de conformidade nos contratos dos funcionários

Algumas reclamações de chargebacks são registradas devido a erros de Lojista , como cobrança excessiva por um produto ou processamento duplo de um pagamento. A conformidade, aliada a uma jornada do cliente adequada e a protocolos de vendas corretos, pode ajudar a minimizar o risco de chargebacks causados por falhas da equipe.

#6. Manutenção rigorosa de registros

Manter registros detalhados das transações dos clientes, das comunicações e das informações de entrega pode ser útil caso ocorra uma “ chargeback ”, especialmente se você quiser “ Disputa ” o problema. Se você já possui um sistema de gestão digital de contratos, os acordos em vigor também podem ser vinculados ao registro do cliente e facilmente localizados. A manutenção de registros digitais também permite que “ chargeback ” os códigos de motivo sejam analisados e que padrões problemáticos sejam interrompidos. Isso pode ajudar os líderes empresariais a “ Identifique ” a causa raiz do problema, para que melhorias possam ser implementadas.

Como elaborar termos claros

Os termos de um contrato devem ser fáceis de ler e compreender, a fim de minimizar confusões. Ao redigir um contrato de compra e venda, você pode aumentar a clareza:

• Utilização de títulos e subtítulos (condições de venda, política de reembolso, etc.)
• Utilizando uma formatação clara e consistente
• Minimizar possíveis mal-entendidos
• Numeração de parágrafos
• Usando marcadores

Os contratos variam bastante dependendo do que sua empresa oferece. A venda de produtos online terá um contrato de venda diferente do de uma empresa B2B que comercializa máquinas industriais, por exemplo. É importante possuir todo o conhecimento setorial necessário para que seus contratos sejam não apenas juridicamente vinculativos, mas também executáveis.

Considerações finais

Chargebacks atualmente representam um grande problema para as empresas de comércio eletrônico. Elas consomem recursos e prejudicam a reputação das empresas. Ao melhorar a clareza dos contratos e a comunicação com os clientes, além de garantir processos de transação seguros, é possível Reduza chargeback incidentes sem perder clientes genuínos

Um sistema de gestão de contratos digitais bem implementado oferece maior segurança, precisão e eficiência, tornando-se uma ferramenta essencial para empresas modernas que buscam minimizar os riscos de “ chargeback ”.

Quando bem elaborados, os contratos digitais protegem as empresas, gerenciam as expectativas dos clientes e ajudam a reduzir o “ disputas ”. Uma gestão inadequada dos contratos pode levar a riscos como baixa satisfação do cliente, aumento dos custos e “ chargebacks ”. Clique aqui para saber mais sobre “ chargeback ”Automação.