Toda empresa que funciona bem precisa processar faturas com rapidez e precisão. No entanto, inserir todas manualmente é dispendioso e demorado.

Em média, a maioria das empresas gasta hoje entre US$ 15 e US$ 40 por fatura.

O que faz com que uma fatura fique na faixa mais alta do espectro? Os processadores de pagamentos sempre cobram taxas de transação, mas o custo real é o tempo. Afinal, leva tempo para:

• Verificar os detalhes da fatura
• Insira as informações da nota fiscal
• Aprovar faturas
• Efetuar pagamentos

Se demorar muito para pagar uma fatura, podem ser cobradas multas por atraso, além das despesas gerais já elevadas. Por outro lado, os clientes que demoram a pagar colocam seu fluxo de caixa em risco.

Ao automatizar várias etapas do processamento de faturas, você pode reduzir ao mínimo o tempo necessário para inserir, processar e aprovar faturas. Isso economiza tempo (e dinheiro) e mantém tudo em seu sistema em perfeita ordem, caso precise verificar um documento ou se preparar para uma auditoria.

Quer automatizar? Então precisa digitalizar

Automação e IA são os grandes termos do mundo dos negócios hoje em dia, mas nenhum deles pode ser alcançado a menos que você digitalize totalmente sua empresa. Afinal, você precisa de mais do que apenas uma ferramenta de processamento de faturas. Você precisa de tudo: desde um software de capacitação de vendas até uma ferramenta de processamento de faturas, passando por uma estrutura de planejamento de recursos empresariais e muito mais. Na verdade, as ferramentas de processamento de faturas funcionam melhor quando fazem parte de um sistema mais amplo. Dessa forma, sua equipe de vendas pode integrar novos clientes e fornecedores e configurá-los usando seu novo método de faturamento digitalizado.

Além disso, a ferramenta de processamento de faturas pode ser integrada ao seu ERP, ao sistema de gestão de processos de negócios (BPM) ou às ferramentas de automação robótica de processos (RPA). Juntas, essas ferramentas facilitam a recepção, o processamento e o pagamento das faturas.

O que é o processamento automatizado de faturas?

O processamento automatizado de faturas é um fluxo de trabalho otimizado que utiliza uma ferramenta específica para inserir, processar e aprovar faturas automaticamente. Esses sistemas têm como objetivo:

• Reduzir ao mínimo a quantidade de dados que precisam ser inseridos manualmente
• Executar automaticamente verificações de correspondência tripla para conferir os dados das faturas
• Classificar automaticamente as faturas e enviá-las para aprovação
• Mantenha todos os seus registros armazenados com precisão em um sistema de gestão eletrônica de documentos (EDMS)
• Otimizar os fluxos de trabalho de processamento de faturas

Existem duas formas comuns pelas quais esses sistemas automatizam seus fluxos de trabalho de processamento de faturas.

1. O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) converte faturas digitalizadas em dados utilizáveis e organiza essas informações em modelos pré-definidos.
2. Solicita-se aos fornecedores que elaborem e enviem os dados das faturas utilizando os formulários modelo fornecidos.

As informações contidas nesse modelo são então verificadas por meio de uma comparação tripla, o que ajuda a evitar que fraudes ou erros custem caro à sua empresa. Como benefício adicional, é assim que você pode facilmente manter o processamento de suas faturas em conformidade para a época de auditorias.

Como começar a usar o processamento automatizado de faturas

Para começar a utilizar o processamento automatizado de faturas, siga estas etapas:

1. Escolha um sistema automatizado de faturamento

O primeiro passo é escolher um sistema de faturamento automatizado. Existem várias marcas disponíveis no mercado. No entanto, para garantir que a opção escolhida seja a mais adequada para a sua marca, verifique se ela:

• É compatível com o seu sistema atual
• Inclui recursos integrados adequados ao seu setor
• Parece simples e intuitivo de usar
• Pode ser personalizado
• Acompanha os KPIs
• Pode emitir faturas em seu nome (bônus)

2. Criar ou personalizar modelos

Os processadores de faturas digitalizam as faturas e preenchem um arquivo com os dados relevantes nos campos designados. Por exemplo, o nome é inserido em um campo e a data, em outro. Esse arquivo é então adicionado à plataforma centralizada, onde pode ser processado.

Para obter melhores resultados, os campos designados devem poder ser personalizados por meio de modelos pré-definidos ou de um editor do tipo “arrastar e soltar”. Isso permite que você adapte o sistema às necessidades do seu setor.

3. Criar as regras

Todo sistema precisa de regras e condições para funcionar com eficiência. O restante do seu sistema pode deixar de funcionar corretamente se você não criar e ajustar manualmente essas regras de acordo com a sua configuração.

Exemplos de regras podem incluir:

• Se a fatura for superior a US$ 10.000: encaminhe-a a um executivo para aprovação
• Se a fatura for de um novo fornecedor: encaminhe-a ao gerente de compras ou de finanças para aprovação
• Se a fatura estiver vencida: envie um lembrete automático de pagamento final e marque-a para revisão

4. Integre ao seu sistema como um todo

Em seguida, você deve integrar adequadamente essa ferramenta de faturamento ao restante do seu sistema de contabilidade, marketing e estoque. Você pode conectar seu sistema de contestação de estornos à sua ferramenta de processamento de faturas para acompanhar as faturas enviadas para seus registros. Por exemplo, um estorno em uma fatura que você acreditava ter sido paga deve ser sinalizado em toda a sua rede.

Sua ferramenta de faturamento também deve estar integrada ao seu software de contabilidade e ao seu sistema de gerenciamento de dados. Você poderá compartilhar dados de forma integrada se ela for capaz de se conectar às diversas ferramentas com as quais precisa interagir. É por meio desse compartilhamento integrado de dados que você poderá automatizar seus negócios, indo além da digitalização por OCR e do processamento de faturas.

Dicas para aumentar a eficiência

Criar uma lista de verificação padronizada para a integração de novos fornecedores/clientes

Criar um formato padronizado de fatura é uma das maneiras mais fáceis de garantir que suas faturas, mercadorias, recibos e ordens de compra estejam em conformidade. Recomenda-se usar uma lista de verificação ou um assistente de vendas com IA para fornecer a cada uma de suas equipes de vendas ou integração acesso às informações necessárias para que possam orientar com sucesso todos os novos clientes e fornecedores/prestadores de serviços sobre o processo de faturamento e pagamentos.

Lembre-se de que, do lado do cliente, você discutirá o seu processo de faturamento (por exemplo, quando as faturas são emitidas, quando você espera receber o pagamento, se há desconto por pagamento antecipado, etc.).

Integrar a gestão de SLA

Os Acordos de Nível de Serviço (SLAs) são os contratos entre você e seu fornecedor/cliente. Eles devem ser cumpridos para que a fatura seja paga. Você pode manter as relações com clientes e fornecedores de forma simples integrando os SLAs às faturas. Se houver um estorno ou recusa de pagamento, você pode facilmente acessar o acordo de nível de serviço e partir daí para resolver a situação.

Em caso de dúvida, invista em um ERP

Se você ainda está digitalizando sua empresa, uma ferramenta de planejamento de recursos empresariais (ERP) é uma das melhores opções disponíveis atualmente. Ela funciona como uma camada que envolve todo o seu sistema. Alguns ERPs possuem APIs integradas que conectam até mesmo sistemas mais antigos à sua rede mais abrangente com o mínimo de complicações. Fazer com que várias marcas, ferramentas e softwares se comuniquem entre si pode ser um desafio. Os ERPs simplificam essa integração.

Escolha um sistema baseado na nuvem

Seus dados devem estar hospedados na nuvem, pois isso permite que vários departamentos e escritórios tenham acesso às mesmas informações. Os sistemas baseados na nuvem também são os mais atualizados. Por exemplo, se um fornecedor ou cliente alterar seus dados de contato, essa atualização deve ser enviada para o seu sistema como um todo. Isso, é claro, só pode acontecer se você tiver uma única fonte de dados, em vez de vários silos. Integrar um software de inventário de computadores ao seu sistema baseado na nuvem garante que todos os seus ativos de hardware e software sejam facilmente rastreados e gerenciados em tempo real, evitando quaisquer discrepâncias.

Dicas para reduzir erros

Para reduzir ainda mais os erros (e, consequentemente, aumentar a eficiência), é recomendável que seu sistema tenha:

• Suporte multicanal para que possa ler e reconhecer vários formatos de arquivo.
• Uma interface muito fácil de entender e usar, por isso é necessário um treinamento mínimo
• Um recurso de OCR integrado para que você possa digitalizar e extrair dados de documentos em papel para arquivos digitais

Você também deve utilizar regularmente KPIs e outros dados analíticos para aprimorar seu sistema de processamento de faturas. Realize testes para garantir que todos os processos essenciais estejam funcionando perfeitamente e peça a opinião dos membros da equipe para que você possa ajustar sua abordagem e otimizar o fluxo de trabalho da melhor maneira possível.

Pontos principais

O processamento automatizado de faturas pode agilizar a entrada de dados, a verificação e as aprovações, permitindo que você efetue pagamentos mais rapidamente e mantenha o controle das faturas enviadas. Lembre-se apenas de personalizar totalmente a ferramenta escolhida, integrá-la cuidadosamente ao seu sistema para maximizar o desempenho e realizar testes regulares para melhorar continuamente seus fluxos de trabalho. Essa abordagem abrangente ajudará a aumentar a eficiência do faturamento e a reduzir erros.