Automated Invoice Processing: How to Reduce Errors and Boost Efficiency

Automated invoice processing is a workflow that uses OCR scanning or supplier-submitted templates, plus 3-way matching, to capture, verify, and approve invoices with minimal manual data entry.

Toda empresa que funciona bem precisa processar faturas com rapidez e precisão. No entanto, inserir todas manualmente é dispendioso e demorado.

Em média, a maioria das empresas gasta hoje entre US$ 15 e US$ 40 por fatura.

What pushes an invoice into the upper end of the spectrum? As your payment service provider will remind you, processors always charge transaction fees, but the actual cost is time. After all, it takes time to:

• Verificar os detalhes da fatura
• Insira as informações da nota fiscal
• Aprovar faturas
• Efetuar pagamentos

Se demorar muito para pagar uma fatura, podem ser cobradas multas por atraso, além das despesas gerais já elevadas. Por outro lado, os clientes que demoram a pagar colocam seu fluxo de caixa em risco.

Ao automatizar várias etapas do processamento de faturas, você pode reduzir ao mínimo o tempo necessário para inserir, processar e aprovar faturas. Isso economiza tempo (e dinheiro) e mantém tudo em seu sistema em perfeita ordem, caso precise verificar um documento ou se preparar para uma auditoria.

Quer automatizar? Então precisa digitalizar

Automation and AI are today's big business words, but neither can be achieved unless you fully digitize your business. After all, you need more than just a single invoice processing tool. You need it all, from sales enablement software to an invoice processing tool, to an enterprise resource planning framework and beyond. In fact, invoice processing tools work best when part of a wider system. This way, your sales team can onboard new clients and suppliers and set them up using your new digitized invoicing method.

Then, the invoice processing tool can link to your ERP, business process management system (BPM), or robotic process automation tools (RPAs). Together, these tools smooth over invoice ingestion, processing, and payment.

O que é o processamento automatizado de faturas?

O processamento automatizado de faturas é um fluxo de trabalho otimizado que utiliza uma ferramenta específica para inserir, processar e aprovar faturas automaticamente. Esses sistemas têm como objetivo:

• Reduzir ao mínimo a quantidade de dados que precisam ser inseridos manualmente
• Executar automaticamente verificações de correspondência tripla para conferir os dados das faturas
• Classificar automaticamente as faturas e enviá-las para aprovação
• Mantenha todos os seus registros armazenados com precisão em um sistema de gestão eletrônica de documentos (EDMS)
• Otimizar os fluxos de trabalho de processamento de faturas

Manual vs. Automated Invoice Processing

TaskManual ProcessAutomated ProcessVerify invoice detailsStaff manually check details, part of the $15-$40 average cost per invoice3-way matching checks automatically verify invoice dataInput invoice informationData is keyed in by handOCR or supplier-submitted templates minimize manual data entryApprove invoicesInvoices are routed for sign-off manuallyInvoices are automatically sorted and sent out for approvalRecord keepingPaper files or scattered digital copiesRecords are stored in an electronic document management system (EDMS)

Existem duas formas comuns pelas quais esses sistemas automatizam seus fluxos de trabalho de processamento de faturas.

1. O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) converte faturas digitalizadas em dados utilizáveis e organiza essas informações em modelos pré-definidos.
2. Solicita-se aos fornecedores que elaborem e enviem os dados das faturas utilizando os formulários modelo fornecidos.

The information in that template is then verified with 3-way matching, which helps prevent fraud or errors from costing your business dearly. Fraud is costly beyond the initial loss: for every dollar lost to fraud, businesses lose another $3.75 in fees, penalties, and operational costs, according to Statista. As an added benefit, this is how you can easily keep your invoice processing compliant for audit season.

Como começar a usar o processamento automatizado de faturas

Para começar a utilizar o processamento automatizado de faturas, siga estas etapas:

1. Escolha um sistema automatizado de faturamento

O primeiro passo é escolher um sistema de faturamento automatizado. Existem várias marcas disponíveis no mercado. No entanto, para garantir que a opção escolhida seja a mais adequada para a sua marca, verifique se ela:

• É compatível com o seu sistema atual
• Inclui recursos integrados adequados ao seu setor
• Parece simples e intuitivo de usar
• Pode ser personalizado
• Acompanha os KPIs
• Can generate invoices on your behalf (bonus)

2. Criar ou personalizar modelos

Os processadores de faturas digitalizam as faturas e preenchem um arquivo com os dados relevantes nos campos designados. Por exemplo, o nome é inserido em um campo e a data, em outro. Esse arquivo é então adicionado à plataforma centralizada, onde pode ser processado.

Para obter melhores resultados, os campos designados devem poder ser personalizados por meio de modelos pré-definidos ou de um editor do tipo “arrastar e soltar”. Isso permite que você adapte o sistema às necessidades do seu setor.

3. Criar as regras

Todo sistema precisa de regras e condições para funcionar com eficiência. O restante do seu sistema pode deixar de funcionar corretamente se você não criar e ajustar manualmente essas regras de acordo com a sua configuração.

Exemplos de regras podem incluir:

• Se a fatura for superior a US$ 10.000: encaminhe-a a um executivo para aprovação
• Se a fatura for de um novo fornecedor: encaminhe-a ao gerente de compras ou de finanças para aprovação
• Se a fatura estiver vencida: envie um lembrete automático de pagamento final e marque-a para revisão

4. Integre ao seu sistema como um todo

You must then properly integrate this invoicing tool with the rest of your accounting, marketing, and inventory system. You could connect your chargeback dispute system with your invoice processing tool so you can keep track of the invoices you have sent out for your records. For example, a chargeback on an invoice you thought had been paid, and the chargeback fees that come with it, must be flagged throughout your network. Mastercard estimates the average dispute costs merchants at least $74, and Stripe charges a further $15 per dispute, costs that add up fast if invoice-linked chargebacks go untracked.

Your invoicing tool must also link to your accounting software and data management system. A reliable accounting software integration helps these tools share financial data smoothly and reduces the need for manual synchronization. That connected data sharing is how you can automate your business beyond OCR scanning and invoice processing.

Dicas para aumentar a eficiência

Criar uma lista de verificação padronizada para a integração de novos fornecedores/clientes

Creating a standardized invoice format is one of the easiest ways to ensure your invoices, goods, receipts, and purchase orders match. You’ll want to use either a checklist or a sales coach AI to give each one of your sales or onboarding teams access to the information they need to successfully bring all new clients and suppliers/contractors up to speed on the invoicing and payments process.

Lembre-se de que, do lado do cliente, você discutirá o seu processo de faturamento (por exemplo, quando as faturas são emitidas, quando você espera receber o pagamento, se há desconto por pagamento antecipado, etc.).

Integrar a gestão de SLA

Service Level Agreements (SLAs) are the contracts between you and your supplier/client. They must be met for the invoice to be paid. You can keep client and supplier relationships straightforward by integrating SLAs alongside the invoices. If there is a chargeback or payment refusal, you can easily pull up the service level agreement and work from there.

Em caso de dúvida, invista em um ERP

If you are still digitizing your business, an enterprise resource planning tool is one of the better options today. This works like a shell that wraps around your system. Certain ERPs will have built-in APIs that bridge even older systems to your more comprehensive network with minimal fuss. Getting multiple brands, tools, and software to talk to each other can be challenging. ERPs make integration simpler.

Escolha um sistema baseado na nuvem

Seus dados devem estar hospedados na nuvem, pois isso permite que vários departamentos e escritórios tenham acesso às mesmas informações. Os sistemas baseados na nuvem também são os mais atualizados. Por exemplo, se um fornecedor ou cliente alterar seus dados de contato, essa atualização deve ser enviada para o seu sistema como um todo. Isso, é claro, só pode acontecer se você tiver uma única fonte de dados, em vez de vários silos. Integrar um software de inventário de computadores ao seu sistema baseado na nuvem garante que todos os seus ativos de hardware e software sejam facilmente rastreados e gerenciados em tempo real, evitando quaisquer discrepâncias.

Tips to Reduce Errors

To reduce errors (and, in turn, improve efficiency) even further, you’ll want your system to have:

• Suporte multicanal para que possa ler e reconhecer vários formatos de arquivo.
• Uma interface muito fácil de entender e usar, por isso é necessário um treinamento mínimo
• Um recurso de OCR integrado para que você possa digitalizar e extrair dados de documentos em papel para arquivos digitais

Você também deve utilizar regularmente KPIs e outros dados analíticos para aprimorar seu sistema de processamento de faturas. Realize testes para garantir que todos os processos essenciais estejam funcionando perfeitamente e peça a opinião dos membros da equipe para que você possa ajustar sua abordagem e otimizar o fluxo de trabalho da melhor maneira possível.

Perguntas frequentes

What is automated invoice processing?

Automated invoice processing uses a purpose-built tool to enter, verify, and approve invoices without manual data entry, typically through OCR scanning or supplier-submitted templates, then 3-way matching to confirm the details before payment.

How much does manual invoice processing cost a business?

Most companies spend between $15 and $40 per invoice when processing manually, driven mainly by the time it takes to verify details, input data, route approvals, and send payments, not just transaction fees.

Can automated invoice processing help manage invoice disputes?

Yes. When your invoicing tool is linked to your wider system, a chargeback or payment dispute on an already-paid invoice gets flagged automatically, so your team can respond with the right records instead of tracking it down manually.