Código de motivo de devolución de American Express C18: «No se presentó» o «Depósito con tarjeta cancelado»

¿Qué es el código de motivo de devolución C18 de American Express?

El código de motivo de devolución C18 de American Express se refiere a las reclamaciones de los titulares de tarjetas por haber cancelado una reserva de alojamiento y no haber recibido el reembolso. También puede abarcar las reclamaciones de los titulares de tarjetas por haber cancelado una reserva de alojamiento y que, a pesar de ello, se les haya cobrado la transacción. Este código de motivo se limita a los comerciantes que prestan servicios de alojamiento a viajeros.

Se espera que los comerciantes que realizan reservas de alojamiento cuenten con políticas de cancelación o de «no presentación». Por supuesto, comprendemos la necesidad de proteger su negocio frente a cancelaciones repentinas o ausencias sin previo aviso. American Express ofrece las garantías adecuadas para ello a través de sus programas «Assured Reservations» y «CARDeposit».

El programa «Assured Reservations» exige que todas las tarjetas American Express acepten tarjetas prepago. También recomienda informar al titular de la tarjeta sobre su política de reservas, incluyendo el plazo para cancelarlas. No obstante, es su responsabilidad tramitar las cancelaciones con rapidez antes de que un titular insatisfecho presente una reclamación ante American Express.

Podrá cobrar una tasa por «no presentarse» si el titular de la tarjeta no acude a la reserva. Este cargo también podrá aplicarse si el titular de la tarjeta modifica o cambia la fecha de la reserva fuera del plazo permitido. American Express podrá tramitar devoluciones si considera que su cargo por «no presentarse» fue inadecuado (en función de las pruebas presentadas).

El programa CARDeposit garantiza que recibas el pago por adelantado de las reservas. Por lo tanto, es probable que los titulares de las tarjetas soliciten un reembolso si cancelan la reserva o no se presentan.

American Express tiene normas específicas en materia de reservas. El incumplimiento de estas normas puede dar lugar a devoluciones con este código de motivo, incluso aunque se mantenga una ética empresarial adecuada. Analizaremos estas normas en la sección dedicada a cómo evitar este código de motivo de devolución.

Mientras tanto, analizaremos los motivos que aduce American Express para las devoluciones bajo este código. No te preocupes si lo hiciste todo bien y aun así te han devuelto el cargo.

¿Por qué ocurrió?

Las devoluciones con el código de motivo C18 se producen cuando los titulares de las tarjetas consideran que no se les debería cobrar una reserva cancelada. El procedimiento habitual para resolverlo consistiría en ponerse en contacto con usted en caso de que se haya producido un cobro indebido. Los titulares de las tarjetas también deberían ponerse en contacto con usted si cancelan una reserva y esperan recibir un reembolso.

Según American Express, estas son las causas más probables de las devoluciones de cargo con el código C18:

• No has tramitado la cancelación de la reserva y el titular de la tarjeta se ha puesto en contacto con American Express. Puede que se trate de un descuido por tu parte o que tuvieras pensado tramitar la cancelación más adelante.
• El titular de la tarjeta esperaba recibir el reembolso de la reserva cancelada tal y como se le había prometido, pero usted no le abonó el importe. - Una falta de comunicación cuando surgen dificultades a la hora de tramitar un reembolso provocará el descontento del titular de la tarjeta. Por lo tanto, es posible que presente una reclamación ante American Express, aportando pruebas que demuestren que usted le prometió el reembolso en la fecha indicada o dentro de un plazo determinado.
• El importe de la reserva se cargó en la tarjeta del titular antes de que se abonara en su extracto. Esto ocurre si se procesa la cancelación demasiado tarde. Si los titulares esperan ver el abono en su próximo extracto y no lo ven, es probable que presenten reclamaciones para solicitar una devolución del cargo.
• El titular de la tarjeta no comprende del todo su política de cancelación, incluidos los plazos y cuándo puede esperar recibir el reembolso. Aunque, en este caso, presentar reclamaciones para obtener devoluciones de cargo sería un error del titular de la tarjeta, es posible que usted tenga que hacer frente a dichas devoluciones.
• El titular de la tarjeta canceló la reserva fuera del plazo establecido en su política de cancelación o reembolso, pero no era consciente de ello. En este caso, American Express aún puede tramitar una devolución, aunque es menos probable que lo haga.
• El titular de la tarjeta intentó varias veces cancelar la reserva, sin éxito. Esto dará lugar a disputas si se le cobra la transacción que tanto se esforzó por cancelar.
• No procesaste el cargo por el depósito a tiempo. Por eso, la transacción de débito se realizó después de que el titular de la tarjeta cancelara la reserva.

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Cómo rebatir el código de motivo de devolución de cargo C18 de American Express: «No se presentó» o «Depósito con tarjeta cancelado»

Nos gustaría señalar algunas cosas antes de pasar a las formas de impugnar las devoluciones por este código de motivo. Tenga en cuenta lo siguiente:

• Responde rápidamente a American Express
• Facilite toda la documentación que le solicite American Express, así como cualquier información adicional que pueda resultar útil.
• Asegúrese de que su respuesta por escrito aborde exhaustivamente el motivo de la controversia.

American Express concede a los comerciantes un plazo de 20 días para responder a las devoluciones. Si está listo, haga lo siguiente:

• Presente los documentos que demuestren que la tasa por «no presentarse» es válida. Su política de reservas debería ser suficiente.
• Aporta documentos que demuestren que la cancelación infringió tu política de reservas. Es posible que el titular de la tarjeta haya cancelado fuera del plazo establecido o que no haya cumplido alguna otra condición de cancelación. Necesitarás una copia de tu política de reservas para demostrarlo.
• Presente los documentos que demuestren que ya ha tramitado un abono para compensar el cargo. El recibo debe indicar el importe y la fecha de la transacción. Si el importe coincide con el de la devolución, American Express debería reembolsarle el importe.
• Aporte pruebas de que ha cumplido con la solicitud del titular de la tarjeta de ofrecer una solución alternativa. Aunque es poco habitual, es posible que algunos titulares de la tarjeta no sean conscientes de que solicitaron o aceptaron este cambio.

Cómo evitar el código de motivo de devolución C18 de American Express: «No se presentó» o «Depósito con tarjeta cancelado»

Una política de reservas clara debería evitar las devoluciones por este motivo. No obstante, no es una garantía absoluta. Por ello, te recomendamos que sigas estos pasos para reforzar tus medidas preventivas:

• Tramita rápidamente las solicitudes de cancelación. Si se produjeran retrasos, informa al titular de la tarjeta y asegúrate de que reaccione adecuadamente.
• Realice el abono el mismo día en que el titular de la tarjeta cancele la reserva. Si eso no es posible, informe al titular de la tarjeta de cuándo se tramitará el abono. Así evitará que lo esperen en el extracto de cuenta actual y que presenten reclamaciones al no verlo.
• Indique un número de cancelación como confirmación cuando el titular de la tarjeta cancele una reserva.
• Anote todos los números de cancelación o confirmación, tal y como exigen los programas «Assured Reservation» y «CARDeposit».
• Asegúrate de que el titular de la tarjeta conozca tu política de cancelación al realizar la reserva. Debes incluirla en el recibo final antes de que el titular de la tarjeta apruebe la transacción.
• Asegúrese de que los titulares de las tarjetas acepten los términos y condiciones de la reserva antes de completar la transacción. 

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